LES CARNETS DE MICHEL ROBERGE

Hors série - Romans des bois

2012-01-27T08:47:00.004-05:00

La Bibliothèque Gabrielle-Roy de Québec présente une exposition fascinante d’une trentaine de sculptures de l’éditeur et auteur Alain Stanké « inspirées de la littérature et de l’objet livresque ». Le bois, médium par excellence quand on considère que les livres en sont issus. On peut se régaler en consultant le site Web de l’artiste.

Michel Roberge

509 - L'intelligence à notre portée

2012-01-27T07:00:00.000-05:00

Après les téléphones intelligents, les tablettes intelligentes, les tableaux intelligents dans les écoles et les tables intelligentes, voici qu’on nous annonce pour 2012 les fenêtres intelligentes (« Smart Windows ») :

Avec toute cette intelligence qui nous entoure, vivrons-nous dans un monde meilleur?

Michel Roberge

508 - La criticité de l'information : une préoccupation managériale

2012-01-25T07:00:00.000-05:00

Intéressant ce billet publié par Jean-Christophe Dichant sur le site Gestion de l’information et intitulé La gouvernance de l’information dans les entreprises du secteur privé – Etude PAC : « une étude qui porte sur un échantillon de 200 entreprises interrogées en cours d’année 2011 [qui] fait suite à la toute première étude menée auparavant […] en 2009 et [qui] permet de voir l’évolution en deux ans ». Je reproduis ici quelques-uns des constats (consulter le billet pour plus d’informations :

Information critique : « une information dont la perte mettrait l’entreprise en péril, une information indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise ».

Informations les plus critiques dans une entreprise (par ordre d’importance) : 1. comptabilité et gestion; 2. production logistique; 3. informations commerciales; 4. ressources humaines; 5. recherche et développement; 6. achats; 7. marketing et communications.

L’information : un actif stratégique ? Oui : 88% - Non : 3% - Ne sait pas : 9%

Responsabilité de gestion de l’information : « le département informatique, les analystes métiers, une entité spéciale, l’administrateur de données… personne en particulier ».

Les obstacles à la gestion de l’information : « une priorité moins élevée que d’autres projets, le coût, la capacité à communiquer la valeur ajoutée en interne, la complexité ».

Et l’auteur du billet de conclure : « Pensez à communiquer efficacement […] si jamais vous initiez une démarche de gouvernance, c’est une des clés du succès ».

Dans toutes les organisations, tant publiques que du secteur privé, la gestion des risques liés à une gestion déficiente des actifs documentaires (informations consignées sur tout type de support) est au cœur de nos interventions métier avec l’accès sécuritaire aux documents (valorisation de l'information). Ce message est prioritairement celui que nous devons diffuser : il est d’intérêt managérial à la lumière des conclusions de cette étude qui sont limpides.

Michel Roberge

507 - Le papier plus sécuritaire que le numérique?

2012-01-23T07:00:00.002-05:00

Un policier à la retraite du Service de police de la Ville de Montréal (SPVM) qui s’est suicidé le 18 janvier était soupçonné d'avoir tenté de vendre une liste d'informateurs à la mafia. Dans un article du journal Le Soleil publié le 20 janvier, l’ex-chef du SPVM, M. Jacques Duchesneau, « ne comprend pas pourquoi des listes d'informateurs ont pu se trouver sur support informatique, et pourquoi le policier Ian Davidson pouvait y avoir accès en étant seul » :

« Quand j'étais chef de police, j'ai travaillé avec des listes d'informateurs, mais elles étaient sur papier. Je ne comprends pas que ça ait été informatisé. Le danger, c'est d'être piraté et que ça circule. Les feuilles comprenant les noms d'informateur étaient sous scellés, dans mon bureau. Je ne pouvais pas ouvrir les scellés sans la présence d'un témoin, en l'occurrence le commandant du renseignement. »

Interrogé sur les propos de M. Duchesneau, le vérificateur général de la Ville de Montréal, M. Jacques Bergeron en a rajouté : « Dans le passé, j'ai déjà travaillé pour une firme de consultants qui avait eu le mandat de vérifier la sécurité dans un organisme gouvernemental, et notamment la confidentialité d'une liste de repentis. Cette liste se trouvait dans un coffre-fort, lequel se trouvait dans une salle comprenant deux serrures, au 6e étage d'un édifice. Le coffre-fort lui-même avait deux combinaisons, et il fallait deux personnes pour l'ouvrir, chacune possédant seulement une combinaison. »

Une illustration que l’information consignée sur papier que l’information consignée sur papier pourrait-elle être plus adéquatement sécurisée que sur un support technologique?

Michel Roberge

506 - Rigueur et désorganisation organisée

2012-01-20T07:00:00.002-05:00

À la suite de la sortie du film J. Edgard réalisé par Clint Eastwood, je vous invite à lire le billet de Vincent Berdot intitulé J.E. Hoover, archiviste très spécial. Il cite le journal Le Monde Magazine qui décrit les pratiques archivistiques de l’ex-grand patron du FBI qui avait mis au point « un classement kafkaïen, mystérieux et inintelligible, volontairement labyrinthique, dans lequel il était le seul à se retrouver » pour l’organisation et la conservation des enregistrements, des écoutes, des enquêtes ou des empreintes digitales. Comme on le dit souvent, « l’information est un outil de pouvoir » et Hoover l’avait compris. De plus, celui-ci avait pris toutes les mesures pour que l’ensemble de cette documentation soit détruite à sa mort. Et Vincent Berdot de conclure que « … quand bien même elle aurait survécu, elle serait restée illisible et insondable sans l’archiviste en chef, John Edgar Hoover lui-même ».

Et comme toute médaille a son revers, le journal Le Monde rappelle que celui qui, pour des raisons évidentes, n’appliquait aucune des bonnes pratiques du métier, avait un souci de la normalisation du format des documents : « Lettres et mémos devaient être rédigés de manière uniforme, dans un respect des marges et des interlignes fixés au millimètre ». Un bel exemple de rigueur de la désorganisation et de la forme!

Michel Roberge

NON au PIPA (Protect IP Act) et au SOPA (Stop Online Piracy Act)!

2012-01-18T07:13:00.002-05:00

http://sn127w.snt127.mail.live.com/default.aspx#!/mail/InboxLight.aspx?n=2106195427!n=35707569&fid=1&fav=1&mid=f57b876d-41af-11e1-9a5a-00237de49d00&fv=1

http://fr.wikipedia.org/wiki/Stop_Online_Piracy_Act

http://en.wikipedia.org/wiki/PROTECT_IP_Act

Michel Roberge

505 - La gouvernance de l’information vue par des gestionnaires des services publics français

2012-01-18T07:00:00.004-05:00

85 décideurs des services publics français se sont prononcés, en 2011, sur les domaines de gestion de l’information jugés prioritaires à la suite d’une étude menée par Markess International dont le résumé des conclusions a été diffusé sur le site Information Governance, un journal proposé par Jean-Pascal Perrein :

1. La qualité de l’information
2. La sécurisation de l’information
3. La gestion du cycle de vie de l’information

Les préoccupations de ces gestionnaires mettent en évidence l’exploitabilité de l’information par rapport à la gestion de son cycle de vie. Conclusion logique dans l’énoncé et le déploiement d’un plan de gouvernance documentaire : d'abord structurer, identifier, enregistrer les composantes des dossiers qu’elles soient en format papier ou technologiques pour être en mesure de s’y référer au moment opportun en toute sécurité et en systématiser la conservation permanente en fonction de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale ou l’élimination une fois leur vie utile terminée.

Il est possible de télécharger l’étude sur le site Gouvernance de l’information IBM.

Michel Roberge

Hors série - Une pensée pour Robert Garon, archiviste et ex-conservateur des Archives nationales du Québec

2012-01-17T13:58:00.006-05:00

J'ai une pensée particulière pour Robert Garon qui fut tour à tour mon mentor en gestion des documents, mon patron aux Archives nationales du Québec, un collègue de travail chez Gestar, un critique littéraire et qui est un ami et qui a été admis cette semaine aux soins intensifs de l'Hôpital Saint-François d'Assise de Québec. Robert lutte contre un cancer depuis plusieurs mois. Mes pensées vont aussi à Danielle, sa compagne de vie depuis un très grand nombre d’années.

Michel Roberge

504 - Documents d’activité et archives

2012-01-16T07:00:00.003-05:00

D’un point de vue métier, l’année 2011 s’est terminée avec l’abandon de l’expression ridicule « gestion des enregistrements » comme traduction littérale de « Records Management ». La nouvelle norme ISO 30300 officialise désormais les notions distinctes de « documents d’activité » et d’ « archives », position que je défends depuis 1983 :

Document d’activité : « informations [quels que soient le support, la forme ou le format] créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou dans la conduite de son activité. »

Archives : « documents permanents; documents d’activité, conservés en vue d’une utilisation pérenne ». Terme aussi associé entre autres, au lieu où sont conservés les documents d’archives (dépôt d’archives).

Voilà qui est très clair et qui reflète la réalité : les documents d’activités sont les documents actifs (courants) et semi-actifs (semi-courants), voire inactifs (prêts à être détruits après leur vie utile). Les archives, une partie des documents d’activités de conservation permanente en raison de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale. L’objectif d’un système de gestion des documents d’activité étant l’exploitabilité des documents pour la réalisation de la mission et la gestion interne de l’organisation. L’identification et la préservation des archives étant la conséquence de la systématisation de la gestion du cycle de vie des documents d’activité. Deux objets de gestion : deux métiers.

La boucle est bouclée : la profession revient aux sources du Records Management et de l’Archives Management états-uniens pratiqués au Québec depuis la fin des années 60. Une vision internationale porteuse d’avenir pour la promotion de nos services professionnels.

Michel Roberge

503 - L'épine dorsale d'un gouvernement ouvert

2012-01-13T07:00:00.004-05:00

Qui a déclaré, en novembre dernier, que lorsque « les documents sont bien gérés, les agences peuvent les utiliser pour évaluer l'impact des programmes, pour réduire les efforts redondants, pour économiser de l'argent, et pour partager les connaissances au sein et entre leurs organisations. Ainsi, la bonne gestion des documents est l'épine dorsale d'un gouvernement ouvert »?

Michel Roberge

502 - Impossible! Vous avez dit impossible?

2012-01-11T07:00:00.006-05:00

Vu dans le film Mission impossible 4 – Protocole fantôme pendant le congé des Fêtes de Noël et du Nouvel An : la lentille cornéenne qui permet de photocopier des documents.

Peut-être pas si utopique si on en croit un billet publié sur le site Gizmodo Digital Lifestyle et intitulé Ce prototype de lentilles de contact fera de nous des Cyborgs.

Michel Roberge

501 - La question qui tue...

2012-01-09T07:00:00.005-05:00

En ce début de l’année 2012, j’ai le goût de lancer cette question qui me trotte dans la tête depuis le début des années 90, à l'époque où j'étais responsable du Certificat en gestion des documents administratifs et des archives de l'Université du Québec à Montréal (UQÀM) [certains de mes ex-étudiant(e)s s'en souviendront] :

Considérant la définition de la Gestion des documents d’activité (Records Management) énoncée dans la norme ISO 30300 [3.4.3 – « Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’activité… »], que pensez-vous de l’idée

1. de déplacer la formation universitaire des futurs spécialistes de la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques depuis les programmes d'Histoire et de Bibliothéconomie pour l'intégrer dans ceux des Sciences de la gestion?

2. d’en profiter pour mieux structurer le programme de formation à partir d’un baccalauréat spécialisé (3 ans) en gestion des documents reposant sur une vision management du métier?

Michel Roberge

À toutes et à tous fidèles sur ce blogue

2012-01-01T00:01:00.003-05:00

Michel Roberge

500 - Une offre difficile à refuser, dans les circonstances...

2011-12-23T07:00:00.010-05:00

Il y a des offres qui nous arrivent sur un plateau d’argent, tel un cadeau du Ciel! En voici une que je ne pouvais décliner.

Tout a commencé le 9 décembre dernier. J’ai reçu un appel téléphonique provenant de Rovaniemi, au nord de la Finlande, m’enjoignant de me rendre de toute urgence, en Scandinavie, le 23. Je recevais quelques minutes plus tard, par télécopieur, un projet de contrat accompagné de billets d’avion électroniques ainsi que d’une déclaration de confidentialité avec un embargo pour ne rien dévoiler avant le 23 décembre.

Au moment de la publication de ce billet, le 23 décembre à 7 h (heure du Québec), je suis en route vers la Laponie pour réaliser un mandat rêvé : concevoir, développer et amorcer le déploiement du système de gestion intégrée des documents (GID) d’une multinationale qui croule depuis plusieurs centaines d’années sous une quantité phénoménale de documents et de dossiers en format papier. Et qui est confrontée, depuis la dernière décennie à des millions de documents technologiques. Très classique comme situation.

Ma mission consiste, dans un premier temps, à procéder, dès mon arrivée, à la définition avec le dirigeant et ses gestionnaires d’une approche conceptuelle et opérationnelle du système de gestion documentaire souhaité. Puis à traduire le tout dans une politique qui devra être adoptée au plus tard le 24 décembre, quelques heures avant les activités festives de Noël. Le délai est court, mais la volonté du dirigeant étant déjà affirmée, je profiterai donc de cette rare opportunité.

Je logerai à l’Hotelli Pohjanhovi Rantasipi (4 étoiles) et je célébrerai Noël dans un décor mythique. Je pourrai visiter la région pendant le week-end. Mon contrat prévoit que dès le 28 décembre, je devrai proposer un projet de schéma de classification à partir des informations que j’ai demandées et que j’ai déjà en main depuis le 15 décembre. À ma demande express, un groupe de validation a déjà été formé et la seule et unique rencontre avec les représentants des principaux secteurs de l’entreprise est prévue pour le 30 au matin. L’avant-projet de schéma leur a déjà été transmis par voies électroniques le 19 décembre. Ce schéma permettra de structurer et de normaliser l’identification des dossiers du domaine d’affaires (commandes, inventaire, production, distribution…) et de ceux de la gestion interne (gestion administrative et des ressources). Il faut absolument respecter les délais très courts imposés par le dirigeant qui doit quitter Rovaniemi, dans la première semaine de janvier, pour se rendre à sa résidence secondaire de Kiritimati, un atoll du Pacifique. Avec des principes directeurs clairement énoncés, des outils de développement performants et une méthodologie structurée et efficace, les résultats seront au rendez-vous. Je ne peux décevoir cet entrepreneur très exigeant.

Une fois le schéma de classification approuvé, le 31 décembre, je devrai y intégrer des règles de conservation pour la gestion du cycle de vie des dossiers et des documents en prenant bien soin d’identifier les unités administratives détentrices des exemplaires principaux ainsi que les séries documentaires essentielles à protéger en cas de sinistre ou confidentielles (particulièrement celles relatives aux secrets de fabrications des produits livrés chaque année et à ceux qui concernent la réalisation des activités exclusives de cette entreprise). Une grande partie de la recherche par les services juridiques de l’entreprise a déjà été réalisée à ma demande. Je n’aurai cependant pas le choix de travailler le 1er l’An, mais on me promet un passage inoubliable à l’année 2012. Les durées de conservation ainsi que le sort final de l’ensemble des séries documentaires doivent être approuvés par la direction le 2 janvier, la veille du départ du dirigeant pour le Sud.

Les quelques jours qui me resteront avant mon retour au Québec seront consacrés à la formation d’un premier groupe d’employés de l’organisation et à amorcer le démarrage du déploiement du système. Le défi est de taille : la réorganisation des documents et des dossiers utiles pour la réalisation des activités qui culmineront en décembre 2012 et le traitement de centaines de milliers de boîtes de dossiers semi-actifs et inactifs entreposées dans différents sites : à Rovaniemi d’abord, ensuite sur l’île de Kiritimati, mais aussi, entre autres, à Korvatunturi (Finlande), à Stockholm, au Groenland, en Turquie (dans la région d'Antalya), en Alaska et même au Canada (dans les Territoires du Nord-Ouest et au Québec, au nord de Montréal). Un meilleur système de suivi des projets de production et de livraison ainsi que des commandes qui sont, en grande partie, acheminées par courrier traditionnel, mais de plus en plus par courriel, sera lié à la solution logicielle de GID. Après mon départ, grâce à l’utilisation d’un système de téléconférences, je serai en mesure de superviser à distance l’ensemble du déploiement des nouveaux processus d’affaires.

Toutefois, quelques minutes avant mon départ ce matin de l’Aéroport international Jean-Lesage de Québec, j’ai reçu un appel sur mon téléphone cellulaire : pour me remercier pour ma disponibilité pendant la période de Fêtes, l’entreprise m’annonce qu’elle met à ma disposition une résidence sur l’île de Kirimati jusqu’à la fin de l’hiver, si je le souhaite, à partir de laquelle je pourrai compléter mon mandat. Si je réussis à respecter l’échéancier qui m’est imposé à Rovaniemi, il me sera très difficile de décliner l’invitation de ce dirigeant d'entreprise qui rayonne à l'échelle planétaire et dont la biographie est imposante.

Au moment où je m’apprêtais à franchir la guérite pour prendre place dans le Dash 8-300 d’Air Canada Jazz, mon radio-réveil m’a brusquement ramené à la réalisé avec les paroles fort à propos du groupe québécois Beau Dommage : « 23 décembre, Joyeux Noël! Monsieur Côté, Salut Ti-cul, on se reverra le 7 janvier. »

Je vous souhaite de très Joyeuses Fêtes à toutes et à tous et vous prie de recevoir mes meilleurs vœux pour la nouvelle année. Où que je sois sur la planète ;-), mon 501e billet sera publié le 9 janvier.

Michel Roberge

499 - Les billets les plus lus depuis 2008

2011-12-22T07:00:00.008-05:00

À la veille de la publication de mon 500e billet, voici dans l'ordre décroissant le palmarès des cinq textes les plus consultés sur près de 72 000 pages vues depuis novembre 2008 :

309 – Datation et analyse de l’encre 15 sept. 2010 - 1018 Pages vues
123 – Laissons passer les clowns 5 juin 2009 - 932 Pages vues
319 – La taille des cédéroms : une exigence de Beethoven 1 oct. 2010 - 882 Pages vues
317 – Une disquette comme élément de preuve de la de la tenue d'une rencontre 28 sept. 2010 - 799 Pages vues
454 – Il était une fois... les technologies du passé 13 juil. 2011 - 518 Pages vues

Merci pour vos visites assidues.

Michel Roberge

498 - Je vous présente Ted, Records Manager

2011-12-21T07:00:00.001-05:00

En toute amitié avec mes collègues à la recherche du sens à donner du mot « records » dans l’expression « Records Management », écoutons ensemble les arguments de Ted, Records Manager chez Big Fat Enterprises :

Michel Roberge

Hors série : Un anniversaire dans le paysage de la GID

2011-12-19T08:00:00.003-05:00

497 - Du déjà vu!

2011-12-19T07:00:00.001-05:00

Lu dans La Princesse des glaces de Camilla Läckberg (Paris : Actes Sud, 2008) page 119.

« Comme toujours, [l’inspecteur Patrick Hedström] fut étonné de voir comment un homme qui ne faisait absolument rien pouvait accumuler une telle quantité de documents. Mellberg avait de la paperasse sur toutes les surfaces libres autour de lui. Sur le rebord de la fenêtre, sur toutes les chaises et surtout sur le bureau, les dossiers s’empilaient, recouverts d’une couche de poussière. Les étagères derrière le commissaire ployaient sous le poids des classeurs et Patrick se demandait depuis quand ces documents n’avaient pas vu la lumière du jour. »

Ces quelques lignes m’on fait sourire car elles me rappellent une visite, il y a quelques années, dans un bureau d’architectes de la région de Montréal…

Michel Roberge

496 - Des propos qui me laissent profondément perplexe...

2011-12-16T07:00:00.003-05:00

« …la gestion des documents et des archives au Québec ne représente plus comme avant un modèle pour les archivistes des autres pays ».

Cette courte phrase publiée sur le blogue d’un collègue québécois qui enseigne à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l'Université de Montréal m’inquiète, si elle est fondée. J’aimerais bien qu’on m’explique ce qui a bien pu se passer pour qu’on puisse étayer une telle affirmation.

Michel Roberge

495 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 10

2011-12-14T08:20:00.001-05:00

La transmission des savoirs et des savoir-faire

Dans un plan de gouvernance documentaire, l’acquisition de compétences dans la gestion des documents en format papier et technologiques des utilisateurs des documents est cruciale pour assurer la pérennité du système mis en place. La transmission des connaissances fondamentales et surtout de la manière de les mettre à profit sont un gage de succès. Avant et pendant le déploiement initial des outils techniques (schéma de classification et règles de conservation) et technologiques (solutions logicielles) pour l’identification, l’enregistrement et la gestion du cycle de vie des unités documentaires. Mais aussi (et surtout) par la suite afin d’assurer un soutien proactif des utilisateurs du système et d’intégrer les nouveaux personnels.

Il est donc essentiel de planifier, en début de projet, la sensibilisation initiale de l’ensemble des ressources humaines (tous niveaux d’emplois confondus) de l’organisation, d’établir un plan de communication continue, d’élaborer des syllabus de formation qui tiennent compte des rôles respectifs dans l’utilisation du système (personnes qui alimentent le système vs celles qui qu’exploitent). Des audits ponctuels doivent permettre d’évaluer les résultats obtenus dans les différentes opérations de transmission des savoirs et des savoir-faire dans le but d’y apporter les ajustements requis en fonction des besoins exprimés et de l’évolution de l’environnement du système.

Michel Roberge

494 - Faut-il en rire ou en pleurer?

2011-12-12T07:00:00.004-05:00

Lu récemment sur le Web :

- La GED est « un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document ».
- La reconnaissance optique des caractères « réalise beaucoup moins que l'être humain qui, lui, exécute, en plus de la reconnaissance, la compréhension du message, sa mémorisation, voire son analyse critique dans un seul temps ».
- Un progiciel de gestion documentaire « doit être manipulé de manière à répondre aux besoins de l’organisation ».
- Un calendrier de conservation permet « d’augmenter le contrôle sur les documents en maximisant les informations de repérage ».

Comme disait Nicolas Boileau, dans L'Art poétique, en 1674 : « Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément »!

Michel Roberge

493 - Signature et archivage des documents sortants

2011-12-09T07:00:00.002-05:00

Voici un autre texte intéressant d’un collègue belge, Arnaud Hulstaert, relatif à l’importance ou non de la signature apposée ou liée à un document en format papier ou technologique et de la date d’expédition d’un document, le tout dans l’environnement légal et réglementaire de la Belgique.

Michel Roberge

492 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 9

2011-12-07T07:00:00.005-05:00

Le plan de gouvernance documentaire

Une organisation qui souhaite redresser ou mettre à niveau ses processus de gestion documentaire afin de mieux intégrer les documents technologiques à ceux en disponibles en format papier a avantage à établir un plan de gouvernance documentaire réparti sur quelques années.

Cette démarche repose d’abord sur une recension des attentes des décideurs et des gestionnaires. Elle exige une prise de connaissance de l’environnement organisationnel, humain, technologique, légal et réglementaire et une qualification des outils techniques et technologiques déjà existants. Il est aussi important, à cette étape qui vise à définir la portée du projet, de partager une définition commune du concept de gestion intégrée des documents (GID).

L’établissement d’un diagnostic s’ensuit afin d’évaluer les processus actuels de gestion des dossiers (en format papier, technologiques ou hybrides). Une attention particulière doit aussi être portée sur les pratiques de gestion de tous les types de documents technologiques : fichiers de bureautique, courriels, copies de sécurité… Sans oublier les mesures de protection appliquées ou non pour la gestion des documents essentiels ou confidentiels et des documents qui contiennent des renseignements personnels. En confrontant les façons de faire actuelles et leur degré de conformité avec les lois et les bonnes pratiques du métier, une recension des risques potentiels est alors possible.

L’étape suivante consiste à dresser la liste des cibles à atteindre, à identifier les actions à réaliser et à établir les principes de gouvernance à mettre en application. Il en découle un plan de match appuyé par un échéancier de réalisation et une évaluation des efforts et des investissements financiers nécessaires à la mise en application du projet.

En procédant ainsi, l’organisation dispose d’un plan d’action dont les coûts de réalisation reposent sur des données précises eu égard aux besoins et aux activités à réaliser pour les combler. Une attention particulière doit être portée sur l’aspect humain (gestion du changement) de la démarche qui doit être privilégié sur la place occupée par les solutions techniques et technologiques. Celles-ci devant toutefois être de qualité supérieure et ne pas excéder les besoins réels.

À suivre : La transmisssion des savoirs et des savoir-faire

Michel Roberge

Hors série - EXODESK : Un bureau tactile québécois

2011-12-06T07:00:00.004-05:00

Le rêve que plusieurs partagent très certainement de feuilleter et de consulter un dossier technologique sur une surface horizontale est en voie de se concrétiser. Les créateur de la tablette tactile EXOPC de Rimouski vont offrir, en 2012, une table tactile électronique composée d'un écran de 40 pouces inspirée d’un projet de 2007 de Microsoft avec la table Surface : l'EXODESK. Le produit sera d'ailleurs présenté au prochain Consumer Electronic Show (CES) de Las Vegas.

De plus en plus intéressant pour le futur de la gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

491 - The Problem with Records Management

2011-12-05T07:00:00.007-05:00

Une collègue de Montréal, membre de l’ARMA, a attiré mon attention sur cet article publié en octobre dernier par Cheryl McKinnon sur le site Web cmswire.com avec lequel je suis en plein accord. Je me permets donc de vous en citer deux extraits qui méritent réflexion :

« There is a sense of frustration in the records management profession. An informal show of hands in a session on professional education at the recent ARMA conference showed that most of the attendees had college or university degrees in library sciences or archival studies. Few had degrees in business or technology.

The problem? Records management in the 21st century is all about business and technology. Over the last generation a disconnect has developed between the skills developed and the skills needed to be a successful, strategic manager of corporate records. The self-described “control freaks” of the content management world are finding it difficult to flourish in the social, mobile, collaborative business of 2011. »

[…]

« The records management profession has historically attracted the librarians, the cataloguers, the filers. In the paraphrased words of one workshop participant, “We gravitated to this line of work because we like the quiet of the back-office.” Years of advice to be more strategic, market yourself, evangelize the value of records, sell the importance of the department does not seem to have its intended result. Perhaps because it's not easy to convert an introvert into an extrovert. »

Il y a de quoi ébranler les colonnes du temple de l’archivistique dite moderne!

Michel Roberge

490 – Critères d’embauche d’un(e) professeur(e) en « archivistique »

2011-12-02T07:00:00.008-05:00

Je lisais dernièrement sur le Web qu'une université québécoise était à la recherche d’un(e) professeur(e) pour l’enseignement « aux trois cycles dans les programmes d’archivistique » qui aurait le profil suivant : « posséder un Doctorat […] en archivistique ou en histoire ou en sciences de l’information ou dans une autre discipline avec une spécialisation sur une problématique archivistique » et « en Records Management ou en gestion des archives définitives »; de plus, « la maîtrise des aspects théoriques et pratiques des problématiques de gestion des documents numériques serait un atout ».

Ce descriptif des compétences recherchées m'interpelle d'un point de vue purement professionnel et je ne peux m'empêcher de réagir.

Je suis étonné de noter qu’aucune expérience pratique du métier n’est requise pour se qualifier : un incontournable, il me semble, afin de former de futurs intervenants du métier aguerris à la réalité sur le terrain. D'ailleurs, je serais curieux d’en savoir davantage sur les tenants et aboutissants d’un « doctorat dans une autre discipline avec une spécialisation sur une problématique archivistique ». Comme on dit au Québec : « De quoi ça mange en hiver? »

De plus, comme cette institution est francophone, je m’étonne qu’on utilise l’expression anglaise « Records Management » [mon correcteur orthographique ne cesse de me le rappeler] alors que la normalisation ISO (série 30300) parle de « gestion des documents d’activité » : une belle occasion ratée de s’ajuster au vocabulaire international.

Même étonnement, question de rigueur, à propos de la mention « documents numériques » alors que l’environnement légal québécois fait référence, depuis 2003, aux « documents technologiques » pour qualifier les documents « sur des supports faisant appel aux technologies de l'information ». À ce titre, en 2011, la « maîtrise […] des pratiques en gestion des documents numériques » devrait d'ailleurs être une exigence obligatoire et non seulement un atout comme celles en gestion des organisations.

Enfin, l’énoncé qui oppose le « Records Management » à la « gestion des archives définitives » me fait sourire : il s’agit peut-être là d’un bel exemple de « problématique archivistique » qui confirmerait qu’on est en présence de deux métiers!

Michel Roberge

Hors série : Aider le Père Noël à choisir...

2011-12-01T08:19:00.007-05:00

Si vous êtes comme moi et que vous espérez que le Père Noël vous apporte, dans la nuit du 24 décembre, une tablette de lecture qui répond pleinement à vos besoins, faites-lui parvenir la référence à cet article du site Tablette tactile.net qui présente un tableau comparatif de 23 produits disponibles sur le marché.

Et croisez les doigts.

Michel Roberge

489 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 8

2011-11-30T07:00:00.002-05:00

Privilégier avant tout un projet administratif

La pensée magique consiste à croire et à laisser croire que l’acquisition et l’intégration d’une solution technologique vont régler tous les problèmes de gestion des documents d’une organisation. Et le mot GED (gestion électronique des documents) est sur toutes les lèvres, outil par excellence de « dématérialisation » documentaire (expression ridicule s’il en est une). Comme si la technologie était une panacée. Et pourtant, combien d’histoires d’horreur non avouées ont été et sont encore vécues par certaines organisations.

Il y a 37 ans, lorsque j’ai débuté dans le métier, quelqu’un m’avait sensibilisé au fait qu’en informatique, un principe prévalait : « Garbage In, Garbage Out ». En 2011, ce postulat tient toujours. À quoi sert en effet un contenant technologique si attrayant soit-il si le contenu et les processus de son exploitation ne sont pas structurés, si les utilisateurs ne font pas partie de la solution?

Car une démarche de conception, de développement, de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de gestion intégrée des documents (GID) d’activité en format papier et technologiques est avant tout un projet administratif. Un projet qui s’appuie évidemment sur des ressources technologiques, mais aussi sur des ressources humaines, financières et matérielles. Mais un projet complexe, s’il en est un, qui découle d’un engagement administratif des décideurs et des gestionnaires, une décision de gestion prise à la lumière des réponses apportées aux questions suivantes : à partir d’un diagnostic objectif, que faut-il faire pour se conformer aux exigences légales et aux bonnes pratiques, qui doit le faire, comment le faire et, finalement, avec quoi ? Et ce, afin de répondre adéquatement aux besoins organisationnels, sectoriels et même individuels d’exploitabilité des documents pour l’accomplissement de la mission ou pour la gestion interne de l’organisme. D’où la nécessité d’établir un plan de gouvernance documentaire avant de passer à l’action.

À suivre : Le plan de gouvernance documentaire

Michel Roberge

488 - L'intérêt d'une bonne gestion de la messagerie électronique

2011-11-28T07:00:00.003-05:00

Quand il est question de la gestion des documents technologiques, particulièrement la gestion des courriels, l’enfer est pavé de bonnes intentions. Ne croyez pas que je sois négatif, mais plutôt réaliste. J’ai lu avec beaucoup d’intérêt de billet publié sur le Blog de veille archivistique animé par des étudiants du Master Professionnel « Histoire, Patrimoine, Support Virtuel » de l'Université Paris 13 et intitulé L'intérêt d'une bonne gestion de la messagerie électronique. Et je suis pleinement en accord avec le portrait « universel » de la situation et les suggestions formulées.

Le problème réside dans le fait que dans un contexte de bureautique, toute personne agit en toute liberté et applique selon sa bonne compréhension et sa volonté les règles énoncées dans un contexte où aucun contrôle de conformité ne peut être assuré. C’est humainement impossible et, à moins que je sois carrément dans le champ, technologiquement réalisable. C’est une chose d’énoncer des principes ou d’adopter des politiques; c’en est une autre d’obtenir les résultats escomptés à l’échelle de l’organisation.

J’ai toujours cru dans un contexte de documents en format papier et je continue de croire encore davantage avec la gestion des documents technologiques que cette ressource, les documents et les dossiers, est certainement celle qui est la plus difficile à gérer, en comparaison avec les ressources humaines, financières et matérielles. C’est une réalité qu’il faut accepter et considérer le niveau de risque qui découle de la complexité de sa gestion.

Michel Roberge

Hors série : Les trois magnifiques

2011-11-25T09:15:00.001-05:00

Quand l'Iraquien, Naseer Shamma, le Pakistanais, Ashraf Sharif Khan et l'Espagnol, Romero Iglesias, respectivement virtuoses du oud, du sitar et de la guitare flamenco ont uni leurs cordes hier soir au Palais Montcalm de Québec, nous avons vécu un moment magique. Un témoignage qu’au-delà des langues maternelles ou des religions de chacun, la musique a le pouvoir d’ériger des ponts culturels.

Michel Roberge

487 - Cinq suggestions pour gérer efficacement le papier

2011-11-25T07:07:00.000-05:00

Lu sur le site infodsi.com (mes commentaires sont entre crochets] :

« 1. Se concentrer sur le « papier efficace » plutôt que sur le « zéro papier »
Le fait est que nous n'éliminerons pas le papier à court ni même à moyen terme. [je suis aussi d’accord avec cette affirmation] La croissance des archives papier va de pair avec l'explosion des informations numériques, le tout sur fond de réglementations toujours plus contraignantes et d'évolution des besoins métier. A cela s'ajoutent souvent des budgets restreints, des systèmes et processus dépassés, ainsi qu'une dispersion des responsabilités entre de multiples services. La solution la plus pragmatique consiste à adopter un modèle hybride, dans lequel tous les types d'informations (physiques et numériques) sont pris en compte et gérés dans le cadre d'une stratégie cohérente [les organisations d’aujourd’hui gèrent de plus en plus de dossiers hybrides dont la portion « plus ancienne » est encore disponible sur papier et un certain nombre de documents reçus le sont autrement qu’en format technologique].

2. Organiser et segmenter vos informations
Nombre d'organisations conservent de volumineuses archives de documents papier et ne savent tout simplement pas par où commencer. Le secret réside dans la segmentation [on parle aussi de catégorisation des actifs documentaires]. Les entreprises ont besoin de savoir ce qu'elles détiennent [enregistrement des dossiers et des documents] et à quel endroit [détenteurs ou centres de responsabilité]. Quels sont les documents critiques [documents essentiels] pour l'entreprise et où se trouvent-ils ? Il s'agit des documents indispensables au fonctionnement de l'entreprise, de ceux qui sont le plus souvent demandés par des tiers ou encore ceux auxquels les employés ont le plus fréquemment accès [documents actifs]. Quels documents ne sont plus nécessaires et donc voués à être détruits [documents inactifs] ? Cette démarche de segmentation [stratégie ou plan d’action] aidera les entreprises à réduire l'ampleur du problème et à concentrer leur énergie et leurs ressources sur la gestion de leurs documents les plus précieux.

3. Comprendre l'environnement extérieur
Le cadre réglementaire devient de plus en plus contraignant et complexe. Les entreprises qui opèrent à l'international se trouvent confrontées à un casse-tête supplémentaire : les législations variables et parfois incohérentes d'un marché à l'autre. Elles doivent se frayer un chemin à travers le terrain miné de la bureaucratie afin de veiller au respect de la loi, à savoir, quels documents conserver, de quelle façon et pendant combien de temps. Il leur est donc conseillé de travailler avec des tiers experts [experts en gouvernance documentaire] qui pourront les aider à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur, ainsi qu'à gérer l'ensemble de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur destruction sécurisée.

4. Externaliser le stockage
Aux coûts cachés de l'accumulation des informations sur site viennent s'ajouter ceux, plus évidents, relatifs au temps consacré par le personnel au stockage, à la gestion et à la recherche des dossiers de l'entreprise. Un tiers de confiance peut se charger de filtrer la majorité des documents papier entrants avant qu'ils ne parviennent dans les bureaux de l'entreprise, tout en assurant le suivi de l'ensemble des questions de conformité. Les documents pertinents peuvent être numérisés et intégrés aux processus appropriés (comptes fournisseurs, par exemple), tandis que les documents moins essentiels peuvent être stockés hors site pendant une durée prédéfinie, au terme de laquelle ils seront détruits en toute sécurité.

5. Se méfier des solutions systématiques
Une numérisation systématique ne fera tout simplement pas l'affaire. Certains pensent qu'il suffit de numériser tous les documents et de broyer les originaux pour aboutir à un bureau totalement sans papier. Cette approche conduit invariablement à des investissements excessifs en raison de la numérisation de documents peu susceptibles d'être jamais réutilisés ou encore d'impressions en cachette par des employés cherchant à contourner le système. Ainsi, loin de s'améliorer, la situation ne fait qu'empirer. Par conséquent, plutôt que de tout numériser, il vaut mieux s'efforcer de déterminer quel est l'usage optimal des informations, puis investir en numérisant les documents auxquels vous devez avoir fréquemment accès » [entièrement d’accord avec cette suggestion].

L’ensemble de ces propositions peuvent d'ailleurs être mises en application dans un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Michel Roberge

486 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 7

2011-11-23T07:07:00.004-05:00

L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GID

Traditionnellement, dans un organisme, l’unité administrative dite « responsable » du système de gestion des documents administratifs et de son application est généralement identifiée Service ou Division (selon la place qu’elle occupe dans la hiérarchie organisationnelle) de la gestion des documents ou des archives.

Or, dans un contexte de gouvernance documentaire où la fonction de ce centre de responsabilité consiste à contribuer à la transmission des savoirs et des savoir-faire et à accompagner les utilisateurs des documents afin de leur permettre d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents, une nouvelle dénomination s’impose. Elle se doit d’être signifiante afin de bien marquer la responsabilisation de l’ensemble du personnel dans la gestion de la ressource qui documente les activités quotidiennes et qui constitue la mémoire institutionnelle.

Ainsi, pourquoi pas une appellation telle que Service ou Division du soutien à la gestion intégrée des documents? Elle évoque à la fois la mission de conception et de développement des outils techniques de gestion documentaire (politique, schéma de classification, règles de conservation, normes, procédures…) que d’assistance à leur apprentissage, à leur déploiement, à leur mise en application et à leur maintenance.

Les processus de constitution des dossiers en format papier, technologiques et hybrides et la gestion responsable de leur cycle de vie étant impartis à tous les membres des équipes de travail de l’organisation, ceux-ci pourront identifier rapidement la source de support professionnel ou technique dont ils pourront bénéficier de la part de l’équipe de gestion documentaire à leur service.

À suivre : Privilégier avant tout un projet administratif

Michel Roberge

485 - Fiction ou réalité : la vie cauchemardesque des archivistes prestataires

2011-11-21T07:00:00.003-05:00

Je suis tombé par hasard sur ce texte intitulé « Le métier d’archiviste prestataire » publié le 20 octobre 2011 sur le site de lariposte.com et je me suis demandé s’il s’agissait d’un canular ou d’un scénario de film d’épouvante. De paragraphe en paragraphe, sentant la tension monter, j’étais certain que l’accumulation des faits colligés allait se terminer dans un bain de sans bon sens, à la manière de « Massacre à la tronçonneuse ».

Comme on dit au Québec : « Non, mais ça s’peux-tu » des patrons aussi démoniaques et « maniganceux » ? Un thriller dans l’univers de l’archivistique. J’anticipe déjà le succès au box-office ! Réveillez-moi si je rêve.

En tout cas, si les faits rapportés sont véridiques, c’est un segment du métier qui est pris en otage et une pratique qu’il faut effectivement dénoncer.

Michel Roberge

484 – Les documents d’activités

2011-11-18T07:00:00.003-05:00

Les premières normes ISO de la série 30000 (30300 et 30301) sont maintenant publiées. Elles portent sur la « gestion des documents d’activité » expression retenue par les collègues européens en lieu et place de « Records Management ». Je considère que cela a plein de sens puisque les documents qui nous intéressent, nous du métier, sont créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités de gestion interne ou de mission d’un organisme sur lesquelles repose la logique hiérarchique des rubriques d’un schéma de classification.

J’utiliserai désormais cette dénomination (en remplacement de « gestion des documents administratifs »). Il en sera ainsi dans mon entreprise dans nos documents de marketing, nos propositions d’affaires et nos livrables en conformité avec ces documents normatifs.

Michel Roberge

483 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 6

2011-11-16T08:32:00.003-05:00

Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

La responsabilisation de la gestion tangible des documents pour l’ensemble du personnel d’une organisation, tout niveau d’emploi confondu, passe assurément par l’ajout dans les descriptions de fonctions, dans les descriptions individuelles des tâches et dans les objectifs annuels (attentes signifiées). Une collaboration étroite avec l’unité administrative responsable de la gestion des ressources humaines en lien direct avec les gestionnaires de chaque groupe de travail s’impose.

Pour tous les gestionnaires, les tâches ajoutées à celles qui leur incombent déjà devraient s’articuler, entre autres, autour de la mise en place des conditions favorisant la prise en charge au quotidien de la gestion des documents tant en format papier que technologiques par chaque membre de l’équipe. Et ce, avec l’appui et le soutien de professionnels,les du métier. Une obligation de résultats sectoriels devrait faire partie de leur évaluation annuelle.

Pour les membres de chaque équipe sectorielle, des tâches précises et récurrentes relatives à l’enregistrement, au classement et à la gestion du cycle de vie de tous les documents créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qu’ils réalisent en conformité avec les exigences du système organisationnel de gestion intégrée des documents (GID). Ils doivent pouvoir compter sur l’appui de leurs gestionnaires et sur le soutien et l’accompagnement de ressources professionnelles ou techniques du métier.

Cette incrustation des fonctions de gestion documentaire d’une organisation dans les tâches quotidiennes, en parallèle aux activités métier de chaque employé ne peut évidemment se faire sans la volonté affirmée du ou des dirigeants.

À suivre : L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GID

Michel Roberge

Hors série : Gouvernance de l’Information & valorisation du patrimoine informationnel de l’entreprise : du concept au concret

2011-11-15T08:35:00.003-05:00

Le 22 novembre 2011, autour d’un petit-déjeuner convivial, se tiendront à Paris des échanges sur des sujets qui m’intéressent au plus haut point :

• Comment fédérer archives papier et patrimoine électronique sous la même "gouvernance"?

• Comment la gouvernance de l'information aide à garantir la conformité réglementaire (et à réduire les risques de ne pas être conformes) ?

• La gouvernance de l'information est-elle aussi un moyen de réduire les coûts et d'augmenter la valeur "business" de l'information ?

Dommage que Paris ne soit pas en banlieue de Québec! :-) J’y serais déjà inscrit.

Michel Roberge

482 - Un bourreau sans papier

2011-11-14T07:00:00.005-05:00

J’ai souvent l’impression que depuis que le microordinateur de table ou portable a été inventé, nous sommes constamment confrontés à une sorte de bourreau intransigeant (pourrait-il en être autrement de la part d’un bourreau). Forcés que nous sommes à créer et consulter nos fichiers informatiques et nos courriels comme s’ils étaient épinglés sur un mur, au ras de notre table de travail. Pas surprenant que tant de gens impriment encore autant de documents…

Aussi, je trouve très intéressant ce commentaire de François Bon sur le site de Tierslivre.net à propos de l’ergonomie de la lecture des documents technologiques :

« La lecture numérique, ça commence quand on quitte la lecture sur écran d’ordinateur pour disposer d’un objet à lire qui élimine l’écran vertical, et permet que la lecture devienne tout simplement posture du corps, transportabilité, invisibilité du support. »

Le jour où, dans un contexte bureautique, cette réalité remplacera de façon universelle les ordinateurs, le bureau « sans papier » deviendra-t-il plus rapidement une réalité ?

Michel Roberge

Hors série : Le 11 novembre 2011 à 11 h 11 et 11 secondes

2011-11-11T11:11:00.002-05:00

Pour vous mettre l'eau à la bouche, c'est à ce moment précis que l'action de mon futur roman en gestation se terminera.

Michel Roberge

481 - L'innovation par l'information...

2011-11-11T07:00:00.003-05:00

En complément à mes billets 477 et 480, je vous invite à lire cet intéressant commentaire de Jean-Pascal Perrein publié sur le site Points de vue sur l'information : gouvernance de l'information, gestion de l'information, ses usages, la gestion des réseaux et intitulé L'innovation par l'information vecteur de performance pour nos organisations.

Michel Roberge

480 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 5

2011-11-09T07:00:00.008-05:00

Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel

L’ensemble du personnel d’une organisation, les acteurs principaux des outils techniques et technologiques de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, doit aussi développer des compétences en gestion documentaire. On doit leur transmettre la partie de savoir et de savoir-faire qui leur est requise pour qu’ils contribuent au processus de gestion des documents, particulièrement en ce qui a trait à la prise en charge de l’enregistrement des documents technologiques qu’ils produisent, qu’ils reçoivent ou qu’ils expédient. Ils doivent être considérés comme les véritables gestionnaires des documents organisationnels. Pour les documents en format papier, la formule des postes de classement sectoriels demeure l’option la plus porteuse de succès à la condition que les personnes qui en sont responsables développent aussi les compétences requises à leur gestion intégrée avec les composantes technologiques qui complètent les dossiers physiques dits hybrides.

Une gestion du changement qui mobilise les ressources humaines et qui valorise la fonction gestion documentaire : transfert de connaissance, assistance pour le démarrage du déploiement de la solution systémique et du système informatique, accompagnement sur le « comment faire », soutien et suivi proactif de la mise en application des règles de gestion, audits de conformité avec recommandations sur la manière d’améliorer les performances et optimiser les investissements initiaux… Sans oublier, bien sûr, l’intégration rapide de tout nouveau personnel afin d’assurer la continuité et la conformité du système de gestion de la mémoire organisationnelle.

Cet effort majeur d’appui à l’ensemble des utilisateurs des documents est exigeant. Exigeant une bonne dose de psychologie humaine pour les professionnels et les techniciens du métier qui doivent désormais se définir à 80 % comme des accompagnateurs dans l’action (20 % comme développeurs d’outils techniques). Exigeant aussi pour l’organisation qui doit réserver une grande part de ses investissements initiaux et récurrents afin de pérenniser l’ensemble des processus de gouvernance de ses documents.

À suivre : Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

Michel Roberge

479 - Livre blanc.2 : les normes ISO 30300

2011-11-07T07:00:00.006-05:00

La version 2 du Livre blanc « Introduction à la série de normes ISO 30300 – Système de gestion des documents d’activité : intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 CN11 » [ouf!!!] est maintenant disponible.

On y apprend entre autres que le 15 octobre 2011, « les normes 30300 (Principes essentiels et vocabulaire) et 30301 (Exigences) ont fait l’objet d’un vote positif à 100%, y compris pour la version française ». Le document confirme l’expression « documents d’activité » pour traduire en français le mot « records ».

J’appuie ce choix judicieux puisque les documents dont il est question documentent les activités d’une organisation.

Michel Roberge

478 – La notion de transfert

2011-11-04T07:00:00.007-04:00

Dans leur texte sur La preuve des documents technologiques (voir billet 471), Vincent Gautrais et Patrick Gingras définissent le transfert comme le « passage d'un support à un autre ou d'une technologie à une autre ». Ils attirent notre attention sur deux hypothèses de transfert.

1. Aucun changement de support mais changement de technologie :

« transformer un document de format DOC (Word) en format PDF afin de le conserver sur le disque dur de son ordinateur ou de transformer une vidéo de format AVI en format MPEG afin de la conserver sur une clé USB ».

2. Changement de support et changement de technologie :

« C'est par exemple l'hypothèse de notre fichier en format DOC (Word) qui, plutôt que d'être copié sur un même support, tel le disque dur d'un autre ordinateur, est transformé en format PDF et enregistré sur une clé USB. De même, l'enregistrement sur une clé USB en format PDF d'une page Internet constitue un transfert, tout comme l'impression d'un courrier électronique sur une feuille de papier ».

Gautrais et Gingras nous présentent alors une liste d’exemples qui peuvent être considérés comme des transferts selon le Code civil du Québec :

« - un fichier en format DOC (Word) est imprimé sur une feuille de papier;
- le texte d'une feuille de papier est numérisé et sauvegardé dans un fichier en format PDF sur le disque dur d'un ordinateur;
- un fichier en format DOC (Word) enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est transformé en format PDF et enregistré sur le même disque dur de l'ordinateur;
- un fichier en format DOC (Word) enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est transformé en format PDF et enregistré sur une clé USB;
- un fichier en format HTML (Page Internet) disponible via le fureteur d'un ordinateur est sauvegardé en format PDF et enregistré sur une clé USB ;
- un courrier électronique reçu via une boîte de courriers électroniques Hotmail est imprimé sur une feuille de papier ».

Très éclairant cet article sur plusieurs autres aspects de la preuve documentaire dans un contexte de création et de conservation des documents technologiques.

Michel Roberge

477 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 4

2011-11-02T07:00:00.004-04:00

Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 1. les gestionnaires

Depuis que les outils de bureautique et les solutions logicielles de courriels ont fait leur apparition dans les organisations, tous (personnel d’encadrement, professionnel, technique et de soutien) sont instantanément devenus des « gestionnaires de documents ». Traditionnellement, dans un organisme soucieux d’une gestion efficace et efficiente des documents en format papier, celle-ci était stratégiquement confiée à des personnes responsables de postes de classement physiques. Pour les documents technologiques (fichiers informatiques, courriels, images numériques issues de la numérisation…), tout un chacun a été laissé à lui-même : sans méthodes de travail, sans formation, sans appui, sans soutien si ce n’est que pour la manière de sauvegarder dans un répertoire quelconque les fichiers créés et, parfois, les courriels expédiés ou reçus.

Toutes ces personnes ont besoin de développer des compétences en gestion des documents technologiques intégrée à celle des documents en format papier. À commencer par les gestionnaires responsables d’unités administratives qui doivent faire des choix sur le déploiement de la solution systémique et logicielle. Un volet professionnel de notre cœur de métier consiste à leur transmettre notre savoir et notre savoir-faire, à les accompagner et à les assister dans leur responsabilité de mise en application du système de gestion intégrée des documents (GID) dans leurs secteurs :

• déterminer la portée du déploiement,
• établir un échéancier de réalisation,
• les aider à rédiger des ajouts aux descriptions de tâches et aux attentes signifiées quant aux responsabilités de gestion documentaire,
• planifier le rythme des interventions initiales et ponctuelles auprès de leurs employés,
• mettre en place un processus d’audits de conformité,
• assurer le transfert des connaissances lors de leur remplacement à la suite de leur départ…

Voilà autant de tâches de niveau professionnel parties intégrantes d’un plan de gouvernance documentaire axée en priorité sur les acteurs principaux artisans de la valorisation de la mémoire organisationnelle consignée dans les documents et les dossiers de l’organisme.

À suivre : Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel

Michel Roberge

476 - Histoires d'horreur...

2011-10-31T07:00:00.007-04:00

En cette journée d’Halloween 2011, quoi de mieux que de relever quelques histoires d’horreur comme celles d'organisme (différents organismes) qui :

• dilapide plus de 100 000 $ pour faire établir un nouveau schéma de classification pour ses documents alors que plus de 50% des rubriques sont déjà connues (c'est-à-dire celles relatives à la gestion interne)!

• engouffre plusieurs millions de dollars dans le déploiement d’une solution logicielle au prix exhorbitant et aux fonctionnalités si complexes que l’ensemble du personnel en arrache dans son utilisation quotidienne!

• continue de dépenser des milliers de dollars pour effectuer le déplacement d'un nombre gigantesque de fichiers informatiques dans l’arborescence d’un logiciel qui n’offre même pas les fonctionnalités de base de gestion documentaire et qui ne permet pas de gérer, de façon intégrée, les composantes en format papier!

• alloue un budget supplémentaire pour renommer et au reclassement des fichiers d’images numériques issues d’un projet de numérisation des documents réalisé en catastrophe!

• constate qu’après plus de 10 ans de déploiement de son système de gestion documentaire, moins de 30 % de ses dossiers en format papier sont enregistrés dans une solution logicielle obsolète pour en assurer le repérage et la gestion du cycle de vie et qu’aucun document technologique n’est toujours pas pris en charge!

• doit étiqueter à nouveau des milliers de boîtes contenant des documents semi-actifs parce que le papier sur lequel des codes à barres qui correspondent à l'identifiant de chaque contenant ont été imprimés a trop absorbé l’encre avec comme résultat l'impossibilité d'en faire la lecture optique!

Je m’arrête ici : vous allez croire que je fabule. Et pourtant, je suis certain que vous pourriez allonger la liste...

Michel Roberge

475 – La notion de copie de document

2011-10-28T07:00:00.007-04:00

Dans leur texte sur La preuve des documents technologiques (voir billet 471), Vincent Gautrais et Patrick Gingras rappellent que le Code civil du Québec « considère qu'une copie implique une duplication de l'information sur un même support, ou sur un support qui fait appel à une même technologie ». Deux cas de figure sont alors présentés.

1. Une copie faite sans aucun changement de support :

« - le texte d'une feuille de papier est photocopié sur une autre feuille de papier;
- un fichier en format PDF enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est reproduit et enregistré sur le même disque dur de l'ordinateur;
- un fichier en format XLS (Excel) enregistré sur une clé USB est reproduit et enregistré sur une autre clé USB semblable;
- un fichier en format JPEG enregistré sur un cédérom est reproduit et enregistré sur le même cédérom. »

2. Une copie faite sur un autre support qui « ne fait pas appel à une technologie différente » :

« - un fichier en format PDF enregistré sur le disque dur d'un ordinateur portable est reproduit et enregistré sur une clé USB;
- un fichier en format JPEG enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est reproduit et transmis en pièce jointe d'un courrier électronique vers une boîte de courriers électroniques Gmail. »

Michel Roberge

474 - Journée mondiale sans papier

2011-10-27T11:13:00.003-04:00

Saviez-vous que le 27 octobre 2011 était la Journée mondiale sans papier (World Paper Free Day) instaurée pour exhorter les entreprises à abandonner le papier ? Au moment où nous produisons environ 320 millions de tonnes de papier chaque année et que nous devrions atteindre 450 millions de tonnes d’ici 20 ans. Alors, le « bureau sans papier », on en reparlera! D’ici là, je vous invite à regarder cette vidéo produite par l’AIIM :

Et par la même occasion, réécoutez ce qu’en disait Jacques Attali, en 2008, dans mon billet 57.

Michel Roberge

473 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 3

2011-10-26T07:00:00.003-04:00

« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi ? »

On dit souvent : « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement ». Cet adage est d’autant plus vraie lorsque qu’on est en présence d’un ordonnancement logique des ses composantes. Ici dans un contexte bien précis : celui de la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

D’abord « Qui ? » : les acteurs principaux de la solution systémique de gestion documentaire, soit les gestionnaires des documents. Attention, je parle ici de l’ensemble des membres du personnel de l’organisation, tous niveaux hiérarchiques confondus. Car depuis l’introduction des outils de bureautique et plus que jamais aujourd’hui, il y a autant de gestionnaires de documents qu’il y a d’employés et d’intervenants externes (consultants).

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[Vous me direz « Mais qu’en est-il des spécialistes du métier qui se qualifient de gestionnaires de documents, de gestionnaires d’information ou d’archivistes ? » Je vous réponds que le métier doit se redéfinir. J’y reviendrai dans d’autres billets, si vous le permettez.]

Mais, comme le dit l’expression populaire : revenons à nos moutons.

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Le « Qui ? » occupe la « pole position » parce qu’il correspond à l’apport humain fondamental dans toute gouvernance (jusqu’à 80% des efforts et des coûts), composante stratégique qu’il faut bichonner dans tout processus de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de GID.

Le « Quoi ? » fait ensuite référence aux activités à réaliser alors que le « Comment? » annonce le corpus normatif et procédural. On y reviendra.

Enfin et volontairement en bout de piste, le « Avec quoi ? » : les moyens, c’est-à-dire, dans le cas qui nous intéresse, les outils techniques et technologiques trop souvent considérés comme la panacée de la gestion documentaire. On le constate encore particulièrement en ce qui a trait à la solution logicielle dans laquelle on engouffre parfois plus d’efforts et d’investissements économiques que dans le « Qui ? » avec comme résultat des histoires d’horreur et des gouffres financiers desquels personne n’ose avouer des décisions erratiques. La pensée magique qui fait miroiter que l’outil informatique multifonctionnel va permettre de tout régler.

À suivre – Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents - 1. les gestionnaires

Michel Roberge

Hors série : Conférence Midi à l’ARMA Montréal

2011-10-25T07:00:00.001-04:00

Invité par le comité organisateur des Conférences Midi de la section de Montréal de l’ARMA, je présente aujourd’hui le résultat de mon cheminement professionnel, de mes réflexions et de mes expériences colligées dans mon nouveau livre intitulé « Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs » (documents d'activités pour mes collègues européens) :

Présentation de mes préoccupations et mon intérêt porté sur les qualités et sur la rigueur de développement des structures classificatoires à partir de mes premières expériences dans le métier : au cours des années 70, déployer d'abord le « Cadre de classement uniforme » de l’Université Laval et en développer un nouveau pour le Ministère des Richesses naturelles du Québec.

Puis, en 1985, l’élaboration de « La classification universelle des documents administratifs », à la recherche d’un modèle de classification pour les séries de dossiers de gestion interne (gestion administrative, gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles et immobilières, gestion des communications et des affaires juridiques).

Les expériences vécues sur le terrain auprès de plusieurs centaines d’organisations publiques et privées jusqu’au besoin de faire le point d’abord sur le concept de « gestion intégrée des documents (GID) » en 2008-2009 et, maintenant, sur la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un schéma de classification de qualité supérieure.

Présentation générale et détaillée de l’ouvrage et de son contenu pédagogique et ouverture sur la « gouvernance documentaire ».

Michel Roberge

472 - Le premier système de GID au Québec... en 1984

2011-10-24T07:00:00.007-04:00

En 1984, j’étais responsable du Service de développement des systèmes aux Archives nationales du Québec (ANQ). L’organisation avait acquis, l’année précédente, un appareil de traitement de textes AES 100P qui permettait de stocker des fichiers sur des disquettes de 8 pouces. C’est d’ailleurs au moyen de cet appareil que fut rédigée la Loi sur les archives du Québec. Les ANQ avaient aussi un Service de microfilmage des documents.

Déjà préoccupé par la diminution du papier comme support d’information (la conclusion de mon premier livre sur La gestion des documents administratifs [1983] avait pour titre « Vers un bureau sans papier »), j’eus l’idée d’intégrer les principes de base d’un système de gestion documentaire aux maigres possibilités qu’offraient les ressources technologiques alors disponibles. Aussi, avec l’appui du Conservateur de l’époque, monsieur Robert Garon, et celui de ma secrétaire, Claudette Corriveau, j’ai imaginé, sans le savoir, le premier système québécois de gestion intégrée des documents (GID).

Tous les documents produits qui ne contenaient pas de signature étaient enregistrés sur des disquettes identifiées simplement par un numéro séquentiel : DS-01, DS-02… Les documents reçus en format papier ou imprimés et signés étaient microfilmés et disponibles sous forme d’images sur des microfiches identifiées, elles aussi, par un numéro séquentiel : MF-01, MF02…

Les noms uniques des fichiers électroniques étaient composés de l’identifiant de la disquette et d’un numéro séquentiel par disquette : DS-02/01, DS-02/02… Quant aux images sur les microfiches, elles étaient toutes identifiées par un numéro de séquence de 1 à X par microfiche. Ainsi, la première page d’un document possédait une localisation unique : un numéro de microfiche et un numéro d’image : MF-03/36.

J’avais développé un schéma sectoriel de classification des documents (les ANQ ne possédant pas, à l’époque, de schéma institutionnel) que nous appliquions à l’ensemble des documents de mon service.

Les premiers systèmes de traitement de textes permettaient aussi de créer et de trier des listes sous forme de tableaux linéaires (un peu à la manière d’Excel aujourd’hui). Une disquette « index » était donc réservée pour la gestion de ce tableau. On y retrouvait le schéma de classification : une colonne pour le code et une autre pour le titre de chaque rubrique. Chaque dossier y était enregistré lors de sa création (code de classification, numéro du dossier, titre spécifique du dossier).

Tous les documents électroniques et microfilmés y étaient indexés : code de classification, numéro du dossier, date, auteur, destinataire, description sommaire, localisation (no disquette/no document ou no microfiche/no image de la première page). Le tout était trié à la fois par ordre de code de classification et par date. Résultat, cette liste décrivait le contenu détaillé de chaque dossier avec localisation de chacun des documents sur disquette ou sur microfiche.

Et ça fonctionnait avec des ressources technologiques des plus rudimentaires. Ma secrétaire était aux petits oiseaux : aucune chemise de classement à ouvrir et aucun papier à classer. L’ensemble des documents du service étaient conservés dans deux boîtiers sur le coin de son bureau. Les documents électroniques pouvaient être consultés à partir de l’appareil de traitement de textes alors que ceux qui étaient microfilmés pouvaient être lus au moyen d’une visionneuse de microfiches.

Les résultats de cette expérience furent présentés au congrès 1984 de l’Association des archives du Québec (AAQ) dans un diaporama (à l’époque PowerPoint n’avait même pas encore été imaginé) intitulé « Un bureau sans papier, un jeu d’enfant » que j’avais réalisé avec ma fille [gestionnaire âgée 5 ans] et mon garçon [son secrétaire de 3 ½ ans]. Il n’y manquait que des règles de conservation.

Sans le savoir, j’avais mis au point les fondements de ce qu’on appelle aujourd’hui un « Système de gestion intégrée des documents (GID) » qui, au moyen de moyens technologiques puissants, permet de gérer des dossiers hybrides (composés de documents en format papier, voire microfilmés et de documents technologiques).

Michel Roberge

471 – La preuve des documents technologiques

2011-10-21T07:00:00.002-04:00

Une collègue m’a remis dernièrement un article fort intéressant publié dans Les cahiers de propriété intellectuelle de mai 2010 (Éditions Yvon Blais – pp 267 à 315) intitulé La preuve des documents technologiques et signé par Vincent Gautrais et Patrick Gingras, avocats.

Les auteurs y traitent de document technologique, d’équivalence fonctionnelle et de neutralité technologique. Ils présentent la règle de la meilleure preuve et notions sous-jacentes ainsi que les moyens de preuve et documents technologiques.

Un document que je vous invite la lire dans le contexte d’application de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec. Il fournit des exemples permettant de distinguer la notion de « copie » et de « transfert » appliquée aux documents en format papier et technologiques. J’y reviendrai dans mes billets du 24 et du 28 octobre.

Michel Roberge

470 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 2

2011-10-19T07:00:00.003-04:00

« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi? »

Dans un organisme, pour répondre à cette question, un arrêt sur image s’impose, un passage obligé afin d’évaluer le chemin parcouru (écart entre ce qui est souhaité d’un point de vue organisationnel ou exigé par l’environnement légal et réglementaire) s’il en est, et ce qui se doit d’être fait. On parle alors d’un diagnostic des pratiques de gestion documentaire duquel pourra découler le remède approprié. Un portrait objectif réalisé par un expert neutre qui possède une très vaste expérience dans la conception, le développement et le déploiement d’un très grand nombre de solutions systémiques de gestion des documents.

L’organisation ne doit surtout pas hésiter à s’engager jusqu’à même remettre en cause ses choix d’outils techniques et technologiques dont les caractéristiques ou les fonctionnalisés ne permettent plus de répondre à ses besoins actuels. On comprendra que la démarche de gouvernance documentaire qui en résultera devra inclure une fonction « maintenance » des outils et des pratiques afin d’en assurer la pérennité et l’adéquation avec l’évolution de l’environnement organisationnel, technologique, légal et réglementaire.

À suivre – L’ordonnancement logique de l’énoncé de la question.

Michel Roberge

Hors-série : Une trentaine de bibliothèques hors du commun

2011-10-18T07:00:00.003-04:00

Merci à Jean-Philippe Accart, biblioblogueur pour la mention de cet article sur le site Web du Calgary Herald du 21 septembre 2011 qui nous présente 12 bibliothèques incroyables gardiennes de la mémoire humaine sur papier… et autres supports. Un ravissement pour l’œil. Une invitation à la lecture dans une ambiance hors du commun. Je ne joins aucune image à ce billet pour vous laisser découvrir l’indescriptible…

Dans le même billet, Jean-Philippe Accart nous dirige également vers un lien qui nous permet d'admirer les bibliothèques personnelles d'une vingtaine de célébrités.

Michel Roberge

469 - Transfert de support : force probante et valeur probante

2011-10-17T07:00:00.003-04:00

Un collègue européen de Belgique, Arnaud Hulstaert, m'a transmis ce lien sur le blogue de son entreprise (Smals) concernant la valeur et la force probante des images numériques issues du transfert de support (numérisation) des documents. J'y ai découvert également plusieurs textes intéressants relatifs à d'autres aspects de la gestion des documents technologiques.

Je me fais donc le relais et vous invite à consulter régulièrement ses billets.

Michel Roberge

468 - Apple aurait-elle inventé le codex?

2011-10-14T07:00:00.002-04:00

Voici une vidéo humoristique : une parodie d'Apple en inventeur du codex!

Merci à Aldus, « un blog pour suivre l'actualité de la lecture numérique. A la découverte des livres numériques, livres, ebooks et des nouveaux ereaders, liseurs, liseuses, tablettes, bouquineurs et autres "lecteurs numériques" conçus pour les lire ! ».

Michel Roberge

467 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 1

2011-10-12T07:00:00.003-04:00

Note : Au Québec, lorsqu’il est question d’énoncer les principes fondamentaux d’un sujet, la coutume est d’ajouter le nombre 101 au thème traité. Ce nombre correspond à l’extension qui accompagne les cours de premier niveau auquel un étudiant du CÉGEP (Collège d’enseignement général et professionnel) doit d’abord s’inscrire dans une logique d’acquisition des connaissances. Cette mise au point étant faite, parlons « gouvernance documentaire ».

Larousse dixit, la gouvernance se définit simplement en trois mots : la « manière de gérer ». On en conclut que la gouvernance documentaire fait référence à la « manière de gérer les documents », ceux-ci, les documents, étant composés d’informations portées sur papier ou sur supports technologiques, issus des technologies de l’information : élémentaire mon cher Watson!

La manière de gérer pourrait aussi s’énoncer par cette simple question : « Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi ? ». Oublions le « Où ? » puisque le tout se passe à tous les paliers de l’organisation, le « Quand ? » parce que la gestion des documents s’effectue au quotidien et le « Pourquoi ? » parce que… vous connaissez la réponse : efficacité, efficience, qualité des services, gestion des risques.

À suivre – Un incontournable : le diagnostic.

Michel Roberge

Hors série - Mes prochains billets du mercredi

2011-10-11T08:01:00.002-04:00

À compter de mercredi et pour les semaines à venir (et ce chaque mercredi), mes billets traiteront de différents aspects relatifs à la gouvernance documentaire dans un contexte de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Je vous invite à interagir en me transmettant vos commentaires et vos réactions que je me ferai plaisir de publier.

Michel Roberge

466 - Veuillez entrer votre mot de passe

2011-10-10T07:00:00.003-04:00

Depuis que l’informatique s’est immiscée dans notre vie, nous sommes aux prises avec une kyrielle de mots de passe pour accéder aux locaux de notre entreprise, démarrer notre ordinateur, avoir accès à nos courriels, à notre agenda électronique, aux réseaux sociaux, à notre blogue, au système comptable, au logiciel de gestion documentaire, aux différents systèmes informatiques, à notre téléphone intelligent, à notre boîte vocale, à notre tablette de lecture, aux boutiques électroniques, pour payer avec notre carte de crédit ou avoir accès à notre compte de banque, à Paypal, pour effectuer des achats sur Internet, pour communiquer avec certains services gouvernementaux... et j’en passe.

Je ne me rappelle pas qui a dit que la mémoire est une faculté qui oublie. Mais avec l’âge, je crois que cette affirmation est incontestable.

Comme c’est aujourd’hui Congé de l’Action de grâce au Québec, je vous propose la lecture d’un texte technohistorique d’un de mes chroniqueurs préférés du journal Le Soleil, Jean-Simon Gagné, intitulé : « L'amicale du mot de passe oublié ». Un apport d'oxygène bénéfique pour le cerveau!

Michel Roberge

465 - Prendre le temps de réfléchir avant d’agir

2011-10-07T07:00:00.001-04:00

Beaucoup trop d’organisations qui souhaitent mettre en place un nouveau système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques ou redresser une situation qui n’a pas suivi l’évolution des besoins et des obligations légales et réglementaires minimisent l’importante d’un diagnostic :

• réfléchir et prendre position sur la portée de la solution systémique à déployer ou à faire évoluer,
• dresser le portrait réaliste de l’état actuel de la situation,
• identifier les cibles à atteindre afin de combler les écarts entre la réalité actuelle et les objectifs à atteindre et
• procéder à l’identification et à l’ordonnancement logique des activités à réaliser pour en évaluer les efforts, les ressources, les délais de réalisation et les investissements requis.

En somme, faire une pause profitable et essentielle et investir dans l’établissement d’un plan détaillé et documenté de gouvernance documentaire afin d’orienter ou réorienter l’organisation dans ses choix stratégiques de gestion de ses documents importants.

« Réfléchir avant d’agir » : une lapalissade pour éviter le pire!

Michel Roberge

Hors Série - Conférence midi à l'ARMA - Montréal

2011-10-05T10:37:00.005-04:00

J'ai le plaisir de vous inviter à une présentation de mon dernier ouvrage (2011) portant sur Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs dans le cadre des conférences midi de la section de Montréal de l'ARMA (mardi 25 octobre 2011 de 12h à 13h).

Je situerai cette nouvelle publication dans la perspective de mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques (2009) et d'une autre publication en préparation qui s'intitulera La gouvernance documentaire pour réussir la gestion intégrée des documents (GID).

Pour plus d'information et pour confirmer votre présence au plus tard le 17 octobre, cliquer ici.

Au plaisir de vous y rencontrer,

Michel Roberge

464 - Six critères pour bien choisir sa tablette tactile

2011-10-05T08:25:00.004-04:00

Si vous êtes comme moi et que vous ne réussissez pas à vous « brancher » dans le choix d’une tablette de lecture de documents technologiques, je vous invite à consulter cet excellent dossier publié sur le site de Tablette Tactile. Vous y trouverez un ensemble d’éléments à considérer pour sélectionner l’outil qui correspond à vos besoins.

Michel Roberge

463 – Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier

2011-10-05T08:09:00.003-04:00

Depuis plusieurs décennies, le métier que je pratique s’est toujours concentré sur l’importance de se concentrer sur les outils techniques (plans de classification et calendriers de conservation) et, plus récemment, sur les solutions logicielles très généralement considérées comme la panacée.

Au Québec, par exemple, on n’a qu’à se rappeler les pressions exercées sur les organismes publics après l’adoption en 1983 de la Loi sur les archives pour établir leurs calendriers de conservation, les forçant ainsi à ne pas considérer les liens naturels qui doivent s’établir entre les rubriques d’un schéma de classification et les règles de gestion du cycle de vie. On peut en dire autant de toute la littérature (ouvrages et articles de périodiques) qui ont profondément marqué la manière de faire. Même de nos jours, de nombreux appels d’offres sur invitation ou publics sont encore influencés par cette vision.

L’expérience démontre qu’en procédant ainsi, les organisations qui ont été malheureusement convaincues par cette approche de la problématique de mise en place d’un système de gestion documentaire ont pour la plupart dû investir la très grande partie de leur budget alloué dans le choix des outils de travail, ne laissant que des miettes pour l’appui à leur déploiement. Or, la mise en place de nouveaux processus de travail, la gestion du changement, est le nerf de la guerre.

Les gestionnaires des unités administratives ont besoin d’être accompagnés et appuyés pour réussir la gestion de leurs documents dans leurs secteurs respectifs. Dans toutes les organisations, les personnes spécialistes de leurs domaines professionnels ou techniques, tout niveau hiérarchique confondu, sont, depuis toujours, les gestionnaires des dossiers de l’organisme pour lequel elles livrent leur prestation de services. Autrefois 100 % en format papier, aujourd'hui 100 % technologiques ou en grand nombre hybrides (en partie en format papier et technologiques).

Et toutes ces personnes ont besoin qu'on leur transmette notre savoir et notre savoir-faire en plus d’être accompagnées et soutenues de façon proactive dans un champ de compétence complémentaire au leur afin de leur permettre d'assumer leurs responsabilités avec efficacité et efficience.

Dans un contexte plus complexe de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, l’approche moderne de la gouvernance documentaire prend tout son sens : investir dans les efforts humains dans l’utilisation d’outils techniques évidemment de qualité supérieure et de solutions logicielles simples et complètes qui s’intègre harmonieusement au travail quotidien. Il s'agit d'en présenter les tenants et aboutissants à des gestionnaires d'organisations axés sur les résultats pour s'en convaincre.

Donc, avant de mettre tous ses œufs dans le même panier, une organisation devrait, même avant de rechercher des services professionnels, prendre le temps d’établir avec un ou une spécialiste un plan de gouvernance documentaire afin d’établir la répartition optimale des investissements à engager.

Michel Roberge

462 - Tout est dans la manière de faire

2011-10-03T07:00:00.003-04:00

Six semaines d’immersion dans un organisme du gouvernement du Québec sans prononcer une seule fois les mots « archiviste », « archivage », « archivistique » et « archives » (si ce n’est que dans la mention du nom « Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) » ni l’expression réductrice « GED »!

Comme quoi, l’arrimage avec les préoccupations et le langage des architectes d’affaires, des gestionnaires (chefs de division ou de services, directeurs et vice-présidents) est un des principaux facteurs de succès du redressement d’un système de gestion intégré des documents (GID) en format papier et technologiques.

Avec des concepts clairement définis et une vision moderne de la gestion documentaire, le message est porteur d’avenir lorsqu’il s’inscrit dans une optique de gouvernance documentaire qui :

• privilégie la transmission des savoirs et des savoir-faire sur des solutions purement techniques et technologiques;

• se concentre sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gouvernance documentaire efficace et efficiente;

• mise sur le développement des compétences en gestion documentaire des utilisateurs de documents;

• cible l’organisation du travail : la manière de gérer les documents quel que soit le support d’information.

Un nouvel univers-métier à propos duquel je vous entretiendrai régulièrement qui transformera radicalement le rôle des spécialistes tant professionnels que techniques en nécessitant l’ajout, à leurs compétences de concepteurs d’outils techniques celles de la relation client en formation, en accompagnement et en soutien des utilisateurs des documents répartis dans l’ensemble de la structure organisationnelle.

Michel Roberge

De retour lundi prochain

2011-09-28T12:57:00.005-04:00

Bonjour.

Ce blogue reprendra vie le 3 octobre prochain. Après un séjour des plus enrichissants sur le terrain qui vient conforter la vision dont je fais la promotion depuis quelques années quant à la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologique et à la gouvernance documentaire, j'ai le goût de continuer à partager avec vous mes réflexions. Et je souhaite susciter davantage de commentaires et d'échanges avec vous.

Plus que jamais, je crois qu'il faut reconsidérer les fondements de notre métier, sortir des ornières qui, avec les années, finissent par nous embourber. Il faut être critique, se remettre en cause, écarter les idées reçues, la pensée magique. Cesser de faire des "show de boucane" pour impressionner la galerie. Si on croit fermement en ce métier et à la place effective qu'il doit occuper dans les organisations d'aujourd'hui, il est incontournable de se remettre constamment en question et surtout de ne pas entraîner les nouvelles générations de professionnels et de techniciens dans des visions obsolètes. Déjà, nous avons franchi 10% du XXIe siècle : les archives du XXe siècle sont déjà loin derrière nous.

Je vous annonce aussi que je cogite actuellement sur le contenu d'un nouvel ouvrage que j'envisage publier avant l'été 2012 et qui portera sur La gouvernance documentaire pour réussir la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Vous pourrez suivre bientôt, comme je l'ai fait par le passé, la construction de l'arborescence de rédaction et suivre l'état d'avancement de l'écriture. Comme toujours, vos commentaires et suggestions seront les bienvenus.

Michel Roberge

461 - « L’hyperdocumentation et la mémoire qui fabrique le futur »

2011-09-03T11:38:00.007-04:00

En attendant mon prochain billet, je vous invite à lire cet intéressant article de la bibliomancienne Marie D. Martel publié sur le site de la revue Argus qui porte, entre autres, sur le mouvement Open Data et de la nécessaire implication des bibliothécaires et des archivistes à la préservation de la mémoire numérique humaine.

Michel Roberge

N'ayez crainte, il y aura un 500e billet...

2011-08-31T07:05:00.003-04:00

Je travaille actuellement à temps plein sur un mandat important d'accompagnement en gouvernance documentaire pour un organisme public québécois pour le redressement de son système de gestion documentaire dans un contexte de véritable gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Cette intervention consiste, dans la phase actuelle, à évaluer la conformité aux obligations légales et réglementaires, à établir les nouvelles cibles à atteindre pour combler les écarts, à ordonnancer les étapes (plan de gouvernance documentaire) et à fixer l'échéancier de réalisation des activités pour atteindre les cibles ainsi qu'à prévoir les investissements requis.

Aussi, ce blogue reprendra vie à compter du début du mois d'octobre prochain.

Michel Roberge

460 - BOOK : La révolution technologique

2011-08-31T07:00:00.000-04:00

Il y a des révolutions technologiques qu'il faut souligner :-)

Michel Roberge

459 - Le jour où le livre fut inventé

2011-08-15T07:00:00.003-04:00

Imaginons que le jour où le livre fut inventé et remis à un premier utilisateur sans guide d'usager. Un besoin d'accompagnement était peut-être nécessaire... pour transmettre le savoir-faire.

Michel Roberge

458 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (4)

2011-07-22T07:00:00.001-04:00

En guise de conclusion sur cette série de billets sur les impacts de la mise en disponibilité auprès des utilisateurs de documents d’un schéma de classification hiérarchique incomplet des documents administratifs (documents d’activités), il est important de se rappeler, entre autres, que :

1. l’improvisation dans la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de cet outil fondamental de gestion des documents peut placer l’organisation dans un contexte de risques : d’abord ceux liés au repérage et à l’utilisation même des documents et des dossiers, ensuite ceux relatifs à leur conservation en fonction des besoins administratifs, financiers et juridiques;

2. seuls des spécialistes possédant une solide formation en la matière (les programmes de formation devraient d’ailleurs redoubler d’effort pour combler ce type de besoins pointus), une parfaite maîtrise des processus d’affaires ainsi que les aptitudes requises en répartition logique des éléments à structurer devraient être habilités à établir de telles arborescences de classification;

3. des principes directeurs de conception et de développement doivent être préalablement établis et suivis et on doit s’assurer qu’ils seront également respectés en cours de maintenance du système;

4. les ramifications d’une structure classificatoire de dossiers doivent représenter la logique de la répartition et de l’ordonnancement des activités et d’autres objets de gestion sous chacune des fonctions des domaines d’affaires (mission de l’organisation) et du domaine de la gestion interne (soutien à la mission);

5. la structure de classification doit s’épanouir naturellement (à l'image d'un arbre, dans la nature) afin de bien représenter les niveaux hiérarchiques requis découlant de la logique des activités et des sous-activités;

6. le schéma de classification ne doit surtout pas être sous-dimensionné (artificiellement tronqué prétendument pour le rendre d’utilisation plus facile) ni surdimensionné en y intégrant, par exemple, des identifiants de dossiers spécifiques (défaut majeur d’un grand nombre de structures classificatoires);

7. l’organisation étant en perpétuelle évolution, l’outil de classification doit régulièrement être mi à niveau pour permettre d’identifier de nouvelles séries de dossiers d’activités ou d’autres objets de gestion : une démarche organisationnelle ainsi que des procédures préétablies doivent être respectées pour éviter la dégradation de la logique d’ensemble.

Enfin, disons qu’utilisation et l’application d’un arbre de classification doit être intégré dans un programme de gouvernance documentaire afin d’accompagner les utilisateurs de documents dans leur apprentissage et dans le développement de leurs compétences pour l’identification et l’enregistrement adéquat des dossiers et le rattachement des documents tant en format papier que technologiques qui les composent.

Concevoir, développer, déployer et maintenir un schéma de classification hiérarchique de qualité supérieure est un défi professionnel qui exige des efforts intellectuels dont on s’attend des professionnels du métier. Son application et son utilisation doivent, par la suite, couler de source. Sinon, l’exercice s’avérera un échec. La reconnaissance de l'utilité pérenne de notre profession ne peut pardonner l'insuccès.

Michel Roberge

457 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (3)

2011-07-20T07:00:00.002-04:00

Pour illustrer les propos des deux billets précédents, voici une représentation graphique d'une portion de schéma de classification (deux fonctions sur un total de dix) d'un organisme public québécois développé naturellement sur six niveaux hiérarchiques d'activités et de sous-activités :

La même structure classificatoire si elle était limitée artificiellement à quatre niveaux :

Conséquence : 22 rubriques d'activités génératrices de documents et de séries de dossiers non disponibles pour les utilisateurs du système. 22 rubriques non normalisées, identifiées librement sans règles de conservation organisationnelles.

Imaginez maintenant l'impact sur l'ensemble de la structure classificatoire!

Michel Roberge

456 – Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (2)

2011-07-18T07:56:00.001-04:00

Une structure classificatoire incomplète peut avoir des conséquences désastreuses pour le repérage des documents et des dossiers dans une organisation. Et que dire des impacts sur la gestion rigoureuse du cycle de vie de l’information portée par un support?

En effet, pour la partie normalisée de l’identification des séries de dossiers composés de documents en format papier et technologiques au moyen de l’arbre de classification (du moins la partie développée), le lien logique avec des règles de conservation officielles est naturel. Il est possible d’y associer et de contrôler la durée de vie utile ainsi que le sort final puisque les unités documentaires sont classifiées et enregistrées dans une solution logicielle de gestion documentaire. Ce qui constitue une des fonctions fondamentales d’un système de gestion intégrée des documents (GID).

Pour ce qui est des autres dossiers non rattachés au schéma de classification organisationnelle, résultat d’improvisation individuelle, il est impossible d’en gérer efficacement le cycle de vie en toute efficience. Le risque de considérer des durées de vies et un sort final approximatifs nous ramène à une situation antérieure à la décision de concevoir, développer, déployer et maintenir un système effectif de gestion des documents.

En somme, pour repérer le ou les documents qui confortent leurs utilisateurs lors de la réalisation d’une activité d’affaires ou de gestion interne, pour être en mesure d’en identifier le ou les détenteurs et en gérer adéquatement le cycle de vie pour en assurer la disponibilité pour des besoins administratifs, financiers ou juridiques, un schéma de classification complet est définitivement un incontournable. La qualité de son architecture calquée sur la logique du déroulement des activités que maîtrisent déjà les utilisateurs de documents est un gage de succès.

Prendre des raccourcis et remettre en cause ce principe pour des raisons dites de facilité, c’est contribuer à placer les organisations dans une situation de risques. Et notre métier a, entre autres pour rôle, au contraire, de contribuer à l’amenuisement des risques découlant de l’improvisation.

Michel Roberge

455 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (1)

2011-07-15T07:00:00.001-04:00

Selon vous, quelles sont les conséquences de la mise à la disposition des utilisateurs des documents d’un schéma de classification limité à un nombre réduit de niveaux ?

Trois cas de figure peuvent se présenter : les utilisateurs des documents

1. créent de nouvelles rubriques non officielles (non approuvées d’un point de vue organisationnel) pour identifier les dossiers qui ne trouvent aucune place dans la hiérarchie des activités et des objets de gestion disponibles;

2. créent librement des identifiants de dossiers à partir d’expressions non normalisées (propres à chacun et à chacune);

3. associent ces dossiers à des rubriques plus générales du schéma de classification en y ajoutant des éléments plus précis d’identification.

Imaginez les conséquences pour l’exploitabilité des documents tant au niveau organisationnel que sectoriel ou individuel. Les séries documentaires qui se rattachent aux rubriques officielles du schéma de classification sont identifiées et repérables à partir de règles normalisées. Quant aux autres, elles constituent progressivement un magma qui repose sur l’improvisation de chaque utilisateur de documents.

Comme professionnels du métier, nous nous devons de concevoir, de développer, de déployer et de maintenir des schémas de classification hiérarchique complets, de qualité supérieure, qui reposent sur des principes directeurs rigoureux pour en faciliter l’utilisation. Et il faut se rappeler que les utilisateurs des documents, dans un contexte de la mise en place d’un système de gestion documentaire, doivent être accompagnés afin d’accroître progressivement leurs compétences dans la création, l’identification et l’enregistrement des nouveaux dossiers et dans le rattachement (classement physique des unités en format papier et liaison des documents technologiques) aux dossiers existants. En gestion intégrée des documents (GID), la science infuse est aussi une vue de l’esprit.

Michel Roberge

454 - Il était une fois... les technologies du passé

2011-07-13T19:53:00.002-04:00

Voici une vidéo amusante qui illustre à quel point les technologies qui étaient avant-gardistes ils y a 30 ou 40 ans n'ont plus de sens pour les nouvelles générations.

Il y a de quoi prendre un coup de vieux !

Michel Roberge

453 – Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux ? (2)

2011-07-11T07:00:00.004-04:00

Il y a des montées de lait qui sont suivies d’un apaisement doucereux. En voici une en réaction à un commentaire reçu à propos de mon Billet 439.

Il est vrai que les « plans de classement ont été initialement institués pour permettre aux organisations de gérer les documents À L'INTERNE » et qu’il s’agit d’une des composantes essentielles, la pierre d’assise, d’un système de gestion des documents administratifs (documents d’activité) – Records Management. Cependant, il est faux de déclarer que « descendre trop loin dans l'arborescence est contre-productif compte tenu de la charge que représente une mise à jour trop fréquente du plan ». Une telle affirmation traduit un manque de vision que malheureusement plusieurs intervenants du métier affichent.

En fait, on ici touche le cœur du sujet. Depuis plusieurs années, les professionnels du métier ont abdiqué face à la construction de structures classificatoires complètes et de qualité supérieure, se rabattant sur des solutions purement technologiques. Ce que n’ont pas fait nos collègues de la bibliothéconomie. Encore de nos jours, les schémas de classification utilisés dans les organisations sont un amalgame d’éléments énoncés sur la base de principes directeurs douteux : mélange généralement de types de document, de noms d’objets de gestion, de titres de dossiers ou de document et d’identification d’activités ou de processus.

Pourtant, depuis 10 ans, la norme ISO 15489 est très claire sur le sujet et on aurait dû la considérer. Il y est clairement question [15489-1 :2001(F) 8.4 b ] d’ « identifier et documenter toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un plan de classement des activités; identifier et documenter le déroulement des processus et les opérations dont ils font partie ». Voilà tout est dit dans une trentaine de mots précis qui ne peuvent déclencher une controverse et des discussions interminables sur le sent à leur donner! Et comme cette norme existe, j’espère qu’on s’y réfère de temps en temps même si sa facture (lire son écriture et les nombreuses redondances) laisse passablement à désirer.

Toutefois, même si la norme annonce les principes directeurs sur lesquels il faut s’appuyer pour la conception et le développement de schémas de classification hiérarchique de qualité supérieure, l’exemple qui accompagne la théorie [expliquée dans le détail à l’article 4.2.2.2 de 15489-2 :2011(F)] est une belle illustration de ce qu’il ne faut pas faire. Espérons que les correctifs seront apportés lors de la révision annoncée de la norme.

Si les schémas de classification sont déficients pour une utilisation interne avec les conséquences qu’on peut anticiper sur la gestion du cycle de vie des dossiers et des documents, je suis tout à fait d’accord pour affirmer qu’ils sont inadéquats comme « portes d'entrée pour l'accès aux documents publics ».

Dans une organisation, quelle que soit sa localisation sur la planète, ce sont les activités menées au quotidien qui génèrent des documents en format papier ou technologiques. Ceux-ci, mis en relation les uns avec les autres, constituent des dossiers et il n’est pas nécessaire d’écrire une thèse universitaire pour définir ce qu’est un dossier et de constater qu’il fait partie d’une série de dossiers de la même famille : ensemble de documents relatifs à une activité (une action sur un objet) ou à un objet de gestion.

Si le schéma de classification représente la hiérarchisation et la répartition logique (tenant compte de l’ordonnancement des processus et du déroulement des activités) de toutes fonctions et de toutes activités qui en découlent, tant pour le domaine de la gestion interne que pour les domaines d’affaires issus de la mission de l’organisme, il est d’abord un outil de gestion interne efficace.

Tout « citoyen lambda » est alors en mesure de déduire, par l’énoncé des activités et des objets de gestion qui lui sont présentés l’existence potentielle de « l'information qu'il cherche » et le schéma de classification devient un instrument d’accès aux documents des services publics. Car on ne peut repérer le bon document recherché que par sa mise en contexte.

Si certains professionnels du métier persistent à abdiquer dans la construction de structures classificatoires de qualité, ce n’est pas mon cas. J’ai consacré plus de 35 ans à réfléchir sur ce sujet et à constater l'étendu des dégâts sur le terrain et plusieurs mois pour coucher sur papier et en format électronique le fruit de cette réflexion. Pratiquer ce métier, c’est plus que pérorer : il faut mettre ses bottes de travail, relever ses manches, bosser, voire patauger dans le magma organisationnel, en se rappelant que les solutions technologiques ne viennent qu’appuyer l’intelligence humaine, la seule qui puisse analyser et concrétiser. Tout en se rappelant que la clé du succès en gestion documentaire est la combinaison entre des outils techniques et technologiques de haute qualité et une gouvernance documentaire efficace et efficiente.

Michel Roberge

452 - Anticiper l’évolution technologique

2011-07-08T07:00:00.003-04:00

En 2011, pouvez-vous imaginer ce que sera l’environnement technologique de la gestion des documents administratifs (documents d’activités) et des documents d’archives de conservation permanente dans 20 ans?

C’est indirectement à cet exercice que le célèbre auteur d’origine écossaise Philippe Kerr s’est prêté dans son polar intitulé Une enquête philosophique (Paris : Éditions du Masque, 2011. – 390 pages). En fait, la publication originale de ce roman date de 1992 et l’action se déroule en 2013, à une époque où les sentences d’emprisonnement à vie ont été remplacées par le coma punitif…

Le romancier n’a pas prévu la disparition des disquettes qui semblent encore omniprésentes. Les cédéroms sont mêmes réduits à une taille réduite puisque son héroïne Jake Jacowicz en retrouve un laissé dans la bouche d’un des cadavres retrouvés au cours de l’enquête. Il y est aussi question de visiophones qui permettent d’enregistrer automatiquement les conversations audiovidéos entre interlocuteurs. Et de toute une panoplie de technologies de communications et de traitement de données, dont une base de données nommée Lombroso qui cumule une très grande quantité de renseignements personnels relatifs aux criminels violents de type NVM-négatifs et qui est au centre de l’intrigue.

L’auteur y décrit aussi, par la bouche de son serial killer, une machine de Réalité virtuelle : « L’essentiel en est constitué par une simple boîte, grosso modo, de la taille d’un paquet de céréales, que vous branchez sur votre ordinateur. Mais il y a aussi un casque, qui recouvre tout le visage et ressemble à un casque de motard, et un exosquelette caoutchouté qui n’est pas sans rappeler une combinaison d’homme-grenouille. À l’intérieur du casque, la visière joue le rôle d’un écran ou se projette le monde virtuel qu’un ampli sur chaque oreille vous permet d’entendre. Étant donné que la combinaison est élastique, vous avez la possibilité de toucher les objets et les êtres virtuels aussi bien que d’être touchés par eux. Pour brancher ou débrancher l’appareil, il suffit de baisser ou de lever la visière. »

Une anticipation romanesque, à mi-chemin entre la réalité et la fiction. D’ailleurs qui, même aujourd’hui, peut prétendre imaginer la réalité technologique des années 2030?

Michel Roberge

451 - Êtes-vous « geek " de la gestion documentaire ?

2011-07-06T07:00:00.003-04:00

450 - Le calendrier de conservation dans les médias

2011-07-04T07:00:00.004-04:00

Ce n’est pas tous les jours qu’il est question de gestion du cycle de vie des documents et de l’application des règles de conservation dans les grands quotidiens. Dans un contexte de controverse, on en fait parfois mention.

Dans le journal Le Soleil de Québec et dans La Presse de Montréal du 22 juin 2011, dans un article intitulé « La SAQ [Société des alcools du Québec] a englouti 14 M4 dans son site Web » où semble-t-il « une partie de cette somme a été dépensée en pure perte », il est question de « documents détruits » qui empêchent de faire la lumière sur l’utilisation réelle des fonds publics. On y mentionne, entre autres que la SAQ a détruit « en raison de l’application de son calendrier de conservation » plusieurs documents et factures, « notamment ceux de 1996 à 2000 ». Généralement, ce type de documents est conservé de six à sept ans afin de respecter les exigences du Code civil du Québec en matière de transactions financières de ce type (prescriptions légales).

Sans égard au problème soulevé dans cet article, voilà un bel exemple de l’importance des règles de conservation comme instrument pour la protection des droits d’une organisation et la gestion des risques. En toute légalité, en 2011, ces documents ne sont plus disponibles… à moins qu’ils aient été numérisés et qu’ils se cachent sur quelque support technologique sous forme de copies de sécurité non détruites. Qui sait? Il aurait fallu faire une demande d’accès avant 2007.

Michel Roberge

449 - #AskArchivists... sur Twitter

2011-07-01T07:00:00.001-04:00

Voici trois courtes et amusantes vidéos produites diffusées par #AskArchivists à l'occasion de la Journée internationale des archives le 9 juin 2011 :

Merci à Archives Online pour la mention de cette « très belle initiative pour mieux faire connaître la profession ! Non, les archivistes ne sont pas des personnes aigries par la vie au fond de leurs magasins d’archives et qui n’ont pas vu la lumière depuis 70 ans ».

Michel Roberge

448 - Une vision cauchemardesque

2011-06-29T07:00:00.005-04:00

Paraît-il qu’il est « crucial d’intervenir […] dès la création des systèmes de gestion de l’information archivistique »! J’ai beau me répéter en boucle dans un espace-temps hors de mon contrôle cette portion de phrase qui m'est soudainement apparue sur l'écran tactile de mon téléphone dit intelligent de dernière génération : je ne réussis pas à en cerner la signification réelle. Et si je glissais subrepticement cet enchevêtrement de mots dans une conversation avec un décideur pour lui offrir mes services professionnels? J'anticipe déjà son air hagard et son refus d'en entendre davantage. Quel cauchemar!

Providentiellement, au bord d'une crise d'angoisse existentielle, mon réveille-matin vient m'arracher des bras de Morphée et me libérer de ce mauvais rêve. Une autre journée du court été québécois s'amorce. Heureusement, la mémoire est une faculté qui a intérêt à oublier ce qui ne mérite pas d'être intégré dans les conversations futures. De toute manière, la réalité du terrain l'emportera toujours sur un imaginaire débridé.

Michel Roberge

447 - La gestion des archives dans l'administration publique au Togo

2011-06-27T07:00:00.003-04:00

Voici une vidéo qui présente l'état de la gestion des documents administratifs (documents d'activités) et des documents d'archives en République du Togo. Il y est question de l'importance accordée aux documents dans l'administration publique ainsi que de la formation professionnelle et des compétences recherchées pour en assurer la gouvernance.

Merci à Junior Danklou pour la référence.

Michel Roberge

Bonne Fête nationale du Québec 2011

2011-06-24T07:00:00.003-04:00

Mosaïque composée de 400 photos des plus belles fleurs de lys qui ornent les édifices publics et privés la partie ancienne de la Capitale nationale du Québec.

J’ai réalisé, entre 2004 et 2007, cette œuvre d’art intitulée Bouquet de 400 fleurs de lys pour le 400e anniversaire de la Ville de Québec. Elle fut d’abord offerte en cadeau, en 2008, au Comité organisateur du 400e, puis au Centre de la francophonie des Amériques et finalement au Maire de Québec (aucun n’ayant accepté ce cadeau citoyen, à ma grande stupéfaction : le premier par manque d'intérêt, le deuxième "par manque d'espace pour l'accrocher" et le dernier qui n'a jamais répondu à l'offre!).

En 2009, j’ai finalement décidé d’en faire le don au Service des archives de la Ville de Québec. Elle est accompagnée de la série des photographies originales, de leurs localisations géographiques et d’un bref historique (fixé à l’endos de l’encadrement de l’œuvre) relatif à sa réalisation et aux démarches pour sa donation, documents qui peuvent être consultés sur place.

Elle fut utilisée, entre autres, pour la production d’une affiche (elle aussi a fait l’objet d’un don aux archives de la ville) pour souhaiter la bienvenue à Paul McCartney lors de son concert mémorable à Québec, sur les Plaines d'Abraham.

Michel Roberge

Hors série : l’Ordre national du Québec

2011-06-22T07:00:00.009-04:00

Le mercredi 15 juin, j’ai eu l’honneur d’être invité à la cérémonie de remise des insignes de l’Ordre national du Québec au Salon rouge de l’Assemblée nationale du Québec. J’en ai profité pour aller saluer, à la bibliothèque de l’Assemblée, une collègue qui lit régulièrement mes gazouillis sur Twitter. En passant, cette riche bibliothèque où il est possible, entre autres, de consulter tous les journaux publiés au Québec est ouverte au grand public.

Mais revenons à la cérémonie qui se déroule chaque année dans le cadre de la Fête nationale du Québec. À notre arrivée, munis de nos bristols, nous sommes accueillis à la Porte de la Famille-Amérindienne (porte centrale de l’édifice du Parlement) et invités à nous rendre dans la majestueuse salle qui fut autrefois dédiés aux travaux du Conseil législatif, institution abolie depuis 1968.

À 14 h 30 précises, entrée en cortège des récipiendaires suivis du premier ministre, du président de l'Assemblée nationale, des représentants des autres partis politiques et du président de l’Ordre national. Ce dernier nous accueille et invite le premier ministre à procéder à la remise, dans l’ordre, des insignes de chaque grade : Chevalier, Officier et Grand officier. Cette année, 34 grands Québécois et grandes Québécoises ont été nommés ou promus.

La remise de chaque insigne, précédée de l’éloge des réalisations et des qualités des nouveaux membres de l’Ordre, a de quoi porter sa part d'émotions : « Au nom du Peuple du Québec, je vous nomme Chevalier (ou Officier ou Grand officier) de l’Ordre national du Québec ». Remise de l’insigne, photographie officielle en compagnie du premier ministre, signature du Livre d’or.

La cérémonie terminée : photographie de l’ensemble des récipiendaires sous l’une des horloges centenaires de l’édifice (celle du Salon rouge a été fabriquée par l’horloger québécois Cyrille Duquet (dont le nom a été attribué à la rue où sont localisés les bureaux de mon entreprise). Autant de nouveaux documents de conservation permanente qui seront précieusement conservés dans les archives de l’Assemblée nationale.

D’ici quelques semaines, les noms des nouveaux membres de l’Ordre seront gravés sur un monument baptisé Nos regards se tournent vers la lumière réalisé par sculpteur Roland Poulin et localisé sur la Promenade Samuel-de-Champlain qui longe le fleuve St-Laurent.

Personnellement j’en ai profité pour rencontrer et serrer la main du premier ministre (de telles occasions se font très rares) et d’en garder une trace documentaire sous forme photographique afin d’enrichir mon fonds d’archives personnelles.

Michel Roberge

446 - Gestion et gouvernance documentaire (1)

2011-06-20T07:00:00.006-04:00

Le métier que je pratique depuis plus de 35 ans dès son émergence dans les pratiques organisationnelles de gestion documentaire s’est toujours concentré et se concentre encore sur les solutions techniques, essentielles s’il en est : outils de structuration et de gestion du cycle de vie des documents et des dossiers. Il en a même négligé les principes directeurs et les qualités intrinsèques qui doivent en faire des instruments de gestion efficaces et efficients.

Depuis quelques années l’attention a été et continue d’être détournée vers les solutions technologiques. J’exagère à peine en affirmant qu’un nombre incroyable de logiciels de toutes sortes sont qualifiés de systèmes de gestion des documents : la panacée miraculeuse! Sans oublier bien sûr les solutions logicielles spécifiquement conçues pour enregistrer et automatiser la gestion des documents et des dossiers d’une organisation, que ceux-ci soient en tout ou en partie format papier ou technologiques.

Or, la composante (si je peux m’exprimer ainsi) la plus importante d’un système de gestion documentaire est sans contredit les utilisateurs des documents. Ceux et celles, généralement néophytes par rapport aux bonnes pratiques, à qui il faut enseigner la manière de gérer leur information portée sur un support au moyen des outils techniques et technologiques mis à leur disposition. Notre rôle consiste surtout à les former, à les accompagner, à les assister afin de leur inculquer à la fois savoir et savoir-faire afin d’accroître leurs compétences dans un domaine d’intervention complémentaire à leurs champs de spécialisation au sein de l’entreprise. Ce mentorat doit nécessairement être complété par des vérifications périodiques de la conformité des pratiques.

Les utilisateurs des documents étant les acteurs principaux d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) d’activités, l’essentiel des efforts se doit de reposer sur leur soutien. Investir dans la manière de gérer les documents, la gouvernance documentaire (les activités métier de déploiement et de maintenance), est un gage d’optimisation et de valorisation des investissements en gestion documentaire (les activités métier de conception et de développement).

La loi de Pareto mieux connue sous le nom de la « loi des 80/20 » trouve dans notre métier une autre application signifiante.

Michel Roberge

445 - Sauvegarde de sécurité ou sécurisation des documents finaux

2011-06-17T07:15:00.003-04:00

Voici la référence à un court texte publié sur Enterprise Features que vous pourriez transmettre à toute personne (dirigeant, gestionnaires, professionnels et techniciens des TI) qui souligne la distinction entre la prise de copies de sécurité et l’archivage du patrimoine numérique d’une organisation. Car, dans l’esprit de plusieurs il y a effectivement confusion.

On y présente l’archivage des fichiers informatique comme étant, entre autres à mon point de vue, un outil qui, d’un point de vue TI, permet d’accroître la performance des serveurs tout en assurant la protection des documents officiels et terminés.

Et je me permets de compléter cet article : d’où, la nécessité de la mise en place d’un système et de processus de gouvernance et de gestion documentaire maîtrisés par l’ensemble des utilisateurs des documents, tant en format papier que technologiques.

Michel Roberge

444 - La consultation obligée de microfilms

2011-06-17T07:00:00.000-04:00

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 26-27 :

« Près de la table, un poste de télévision diffusait un microfilm sur un écran noir et blanc. Pour qui pénétrait ici pour la première fois, l’engin gris souris avait l’air rescapé d’une usine soviétique d’ordinateurs. D’autres boîtes de films, sorties des archives de l’INAH [Institut national d’anthropologie et d’histoire], étaient empilées au pied de la table. La jeune femme fit glisser en arrière un siège à roulettes qui poussa une plainte de rhumatisant et pivota vers l’écran. Catarina Marín détestait cet engin d’un autre âge ; si ça n’avait tenu qu’à elle, elle y aurait sans scrupules balancé un de ses hauts talons, histoire d’accélérer l’acquisition de procédés modernes de stockage de données. Mais elle savait que le lecteur de microfilms ne serait pas remplacé pour autant, et toutes ces archives miniaturisées seraient bonnes à mettre au clou. Il fallait même prier, en réalité, pour que l’appareil tienne encore un moment. Elle tourna une molette sur le flanc du lecteur, et un texte défila devant elle, de haut en bas ; puis dans l’autre sens, plus lentement. Alors sa fine silhouette s’enfonça dans son siège. Elle poussa un soupir et glissa à nouveau en arrière, vers la table d’acajou. »

Michel Roberge

443 - Monsieur Hulot et la métaphore du travail en silo

2011-06-15T07:00:00.004-04:00

Voici deux courts extraits d'une aventure de Monsieur Hulot (Playtime - Jacques Tati, 1967) où celui-ci se perd dans un dédale de bureaux, à la recherche d'une personne avec qui il a rendez-vous. Imaginez la recherche et la gouvernance documentaire dans une telle entreprise où chaque silo d'information est complètement isolé! Une caricature ?

Il y a de quoi perdre le sens de l'orientation... décisionnelle!

Michel Roberge

Hors série - Promesse faite, promesse tenue : en voici la preuve... documentaire

2011-06-15T06:55:00.001-04:00

Un grand merci à toutes celles et tous ceux qui m’ont appuyé dans ce défi et qui ont apporté leur réconfort à Robert Garon, ex-conservateur des Archives nationales du Québec qui lutte actuellement contre cette sale maladie, qui était d’ailleurs présent à l'événement du Défi des têtes rasées.

Ce geste citoyen a été pour moi à la fois émouvant et enrichissant. Je vous souhaite de le vivre un jour. La mission de Leucan dans l’accueil, le soutien affectif et l’accompagnement des enfants malades du cancer et de leurs familles mérite qu’on lui accorde notre appui.

En ce qui concerne le volet collecte de fonds, j’avais fixé la barre très haute : malgré tout, 95 % de l’objectif a été atteint, soit 4 762 $ et 68 donateurs ont répondu à l’appel et je les en remercie de tout coeur.

Cette année, à Québec, 841 personnes ont relevé le défi avec comme résultat global une collecte de plus de 623 500 $. À l'échelle du Québec : 9000 têtes rasées pour une collecte de 4,5 millions de dollars pour la cause.

Quand on pense qu'au cours des prochaines années, une personne sur trois sera atteinte du cancer et qu'une personne sur quatre en mourra... et parmi celles-ci, combien d'enfants ?

Michel Roberge

442 - L’âme des documents originaux

2011-06-13T07:00:00.001-04:00

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 27 :

« La vitrine était sertie dans une boiserie de cèdre. Les longs doigts de Catarina Marín glissèrent sur le rebord. Les codex étaient à l’intérieur, dans ce mausolée de verre, comme les testaments de cultures mortes. Des œuvres d’art aux mille couleurs, que la main d’un scribe avait déposées sur des fibres végétales d’agaves. D’autres étaient faits de peaux d’animaux pliées en accordéon. Signe de leur valeur, une couverture en peau de jaguar distinguait les codex mayas des autres. »

Michel Roberge

441 - À quoi ressemblera le Web de demain?

2011-06-10T07:00:00.003-04:00

Voici un document très intéressant sur les futures tendances du web présenté lors de la journée WEB 3.0 d’Infopresse à Montréal le 1er juin 2011 (source - Le Bouillon des Bibliobsédés)‏:

Michel Roberge

440 - Quand microfilm est synonyme de PostRock

2011-06-08T07:00:00.000-04:00

Le microfilm est un support d’information. Mais Microfilm est aussi un groupe français créé en 2003 par des musiciens venant de divers horizons musicaux : une musique instrumentale intégrant des échantillons audio et vidéo de documents d’archives les images pilotés directement par les musiciens au rythme des chansons grâce à des jeux de pédales spécialement conçus par eux.

En voici une illustration. Bonne écoute.

Michel Roberge

Ma dernière intervention d'ici le 12 juin

2011-06-06T08:21:00.005-04:00

Je sais que je me fais insistant, mais c'est certainement la qualité des leveurs de fonds pour une bonne cause en l'occurrence celle des enfants atteints du cancer . C'est ma dernière intervention : je vous le promets.

Il ne manque que quelques centaines de dollars pour atteindre mon objectif grâce à l'appui, à ce jour de plus d'une cinquantaine de donateurs . Je compte sur vous et sur vos réseaux pour faire exploser le thermomètre et enrichir l'offre de services de Leucan .

À quelques jours de l'opération rasage, le dimanche 12 juin prochain entre midi et midi 15, joignez-vous à moi en « solidarité envers les enfants atteints de cancer qui subissent, lors de la chimiothérapie, une altération de leur image corporelle par la perte des cheveux » et en appui à notre ami Robert Garon qui, lui aussi, lutte contre cette sale maladie. Lorsque tomberont mes premières mèches de cheveux, j'aurai une pensée pour toutes ces personnes malades.

Si vous et vos collègues ou relations professionnelles m'aidez à dépasser mon objectif, je m'engage à hausser ma contribution à hauteur de 10% des sommes excédentaires.

Les grèves locales des employés de Postes Canada risquant de retarder la livraison des dons sous forme de chèques, je vous invite à utiliser le site sécurisé du Défi des têtes rasées qui émet d'ailleurs, automatiquement par courriel, les reçus fiscaux.

Que vous soyez du Québec ou de l'extérieur, merci d'être au rendez-vous et de faire circuler rapidement ce message.

Michel Roberge

439 - Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux?

2011-06-06T07:00:00.000-04:00

En 2006, le gouvernement du Québec modifiait sa Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Depuis décembre 2009, pour les ministères et les organismes, le plan de classification tient désormais lieu de liste de classement, outil obligatoire pour faciliter l’exercice du droit d’accès par les citoyens : l’article 16 de la loi mentionne en effet que cette liste « doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ».

Or la majorité des ministères et organismes du gouvernement semblent s’être concertés pour diffuser des plans de classification tronqués, limités souvent à 3 ou 4 niveaux hiérarchiques de précision, parfois moins. L’expression « suffisamment précise » aurait-elle orienté ce choix qui semble ne pas respecter l’esprit de la loi? Ou bien l’objectif non avoué publiquement n’est-il pas de restreindre le nombre de demandes potentielles du public ou des médias?

N’est-il pas légitime de s’interroger sur le réel désir de transparence de l’administration gouvernementale? À moins que cette législation n’ait qu’une portée théorique que seuls des spécialistes du métier sont en mesure d’évaluer la praticabilité? Qu’on élimine de l’arborescence publiée la mention des séries documents non accessibles en vertu des restrictions d’accès énoncées aux articles 18 à 41 va de soi. Cependant, si on ne rend pas public l’énoncé de l’ensemble des séries de dossiers et de documents potentiellement accessibles en vertu de la loi que doit afficher le plan de classification d’une organisation, le citoyen est définitivement limité dans son droit de repérer une information qu’il souhaiterait consulter.

Et que dire de certaines de ces organisations gouvernementales qui, encore dernièrement, avaient mis en ligne des structures de classification qui n’étaient même pas les leurs ou qui ne sont plus ou pas utilisées?

De plus, l’article 16 de la loi indique qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés ». La loi dit bien « sont classés », pas « peuvent être classés ».

La question qui tue : les documents des ministères et des organismes du gouvernement sont-ils tous vraiment classés (rangés, ordonnancés…) selon le plan de classification diffusé? La réponse risque-t-elle d’illustrer l’inapplicabilité effective de cet article? Si c’est le cas, voilà une exigence légale peu crédible!

Michel Roberge

438 - La Chine ouvre également ses Archives centrales aux médias chinois et étrangers

2011-06-03T07:55:00.002-04:00

Toujours selon le site Selon CRI online, les Archives centrales chinoises « ont ouvert leurs portes […] à plus de 70 journalistes chinois et étrangers, leur permettant d'avoir accès à des archives qui n'ont jamais été rendues publiques auparavant », activité qualifiée par son directeur, Yang Dongquan, comme étant « l'ouverture des portes de l'histoire ».

L’article mentionne aussi que « près de 1,25 millions de volumes de documents » sont conservés dans les Archives centrales. Son directeur assure que les Chinois et les étrangers « pouvaient demander à consulter les ouvrages » qui y sont conservés. On peut visiter le site de la State Archives administration of China à partir duquel il est possible de consulter, entre autres, l’Archives Law of the People’s Republic of China.

Michel Roberge

436 - Les traces perdues de certaines décisions

2011-06-03T07:00:00.007-04:00

Je vous soumets ce commentaire fort à propos de Sheila Fraser, ex-Vérificatrice générale du Canada :

« À une époque où les décisions sont prises sur des BlackBerry et des cellulaires, la trace écrite – qui n’est déjà pas facile à suivre en temps normal – disparaît sous nos propres yeux. »

Michel Roberge

437 - La Chine met en place un réseau de bibliothèques numériques

2011-06-03T07:00:00.006-04:00

Selon CRI online, la Chine se lance dans « un projet national pour la construction d'un réseau de bibliothèques numériques ces cinq prochaines années […] dont le centre sera la bibliothèque nationale numérique de Chine ».

« L'objectif du projet est l'élaboration d'une plateforme de bibliothèques numériques reliées les unes aux autres, ainsi qu'un accès pour le public à d'importantes ressources et services multimédia […] disponibles dans les bibliothèques publiques ainsi que via Internet , les téléphones portables et les téléviseurs mobiles. »

L’article mentionne également que la bibliothèque nationale numérique de Chine possédait en septembre 2010 plus de 460 TB de matériel numérique « dont 76% sont accessibles à travers le pays ». Un site impressionnant par son contenu... si vous maîtriser entre autres le chinois tradionnel.

Reste à savoir la proportion de la population chinoise qui a un accès effectif à ces ressources documentaires.

Michel Roberge

435 - Les encyclopédies de Diderot et de Wikipédia : documents de grand intérêt

2011-06-01T07:00:00.005-04:00

Il y a quelques mois, le Collège de La Pocatière décidait de se départir des 35 volumes intacts d’un exemplaire complet du Dictionnaire raisonné des sciences, des arts et des métiers de Diderot et d'Alembert évalué entre 50 000 $ et 100 000 $ sur le marché international. Dans le journal Le Soleil de Québec, on apprend que ce trésor du XVIIIe siècle sera ramené à la vie par la Bibliothèque de l’Université Laval qui en a fait l’acquisition à un prix non divulgué.

Or, cet article est illustré par une image électronique représentant la première page du tome premier de cet ouvrage. Cette illustration est tirée d’une autre encyclopédie du savoir, reposant sur la collaboration des internautes, Wikipedia que Diderot aurait adoré selon le doyen de la faculté des lettres de la même université : «Wikipédia se situe en ligne droite dans la continuité du travail des encyclopédistes, explique l'universitaire. Nous sommes dans une logique de l'ouverture du savoir à un public plus large, Diderot voudrait être au coeur de cette entreprise.»

« Les parallèles ne manquent pas quand on fouille un peu l'histoire de Wikipédia. À l'origine, le fondateur, Jimmy Wales, voulait lui aussi une organisation structurée, avec une équipe de direction, des comités de lecture, mais son premier projet, Nupedia, avançait à pas de tortue. On a alors pensé à faire l'essai d'un «wiki», un site Web auquel tous peuvent collaborer. En une semaine, Wikipédia avait généré plus d'articles que Nupedia en près d'un an. »

Avec 3,6 millions de sujets et 24 millions de pages, Wikipedia poursuit l’œuvre des encyclopédistes. En 2013, l’Université Laval célébrera le 300e anniversaire de naissance de Diderot en mettant à profit sa nouvelle acquisition.

Michel Roberge

434 - Le parfum des archives

2011-06-01T07:00:00.001-04:00

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 27 :

« Dans ce silence, elle éprouvait ce qu’on ressent dans une cathédrale déserte, au milieu de la nuit. Du moins l’imaginait-elle ainsi. Lorsque son cerveau arrivait à saturation, elle aimait venir ici, respirer les parfums mélangés du cuir et du bois cirés, les senteurs particulières des reliures en maroquin ou de ce papier arabe toujours blanc, fait de soie et de coton. »

Michel Roberge

433 - Une bibliothèque dans le creux de sa main

2011-05-30T07:00:00.001-04:00

Vu sur le blogue de Bibliomancienne : une application gratuite disponible à partir d’Apple Store pour iPhone ou iPod Touch qui permet de consulter le catalogue et utiliser les services de la bibliothèque publique d’Orange County (Californie) :

Michel Roberge

432 - Des archives à l’abandon

2011-05-27T07:00:00.000-04:00

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 26 :

« À cette heure de la nuit, les couloirs de l’Institut national d’anthropologie et d’histoire étaient déserts. Seule une lueur verte projetait au bout d’un corridor des ombres difformes sur les murs du deuxième étage. Une clarté falote, échappée de l’immense bibliothèque du sanctuaire.

Mis bout à bout, on comptait là des kilomètres de rayonnages. Une collection de traités de tous âges, qui donnaient l’impression de pouvoir tomber en poussière au premier éternuement. Depuis des années, le responsable du département Histoire réclamait à cor et à cri un restaurateur supplémentaire ; un jour ou l’autre, les trois quarts des collections ne seraient plus bons qu’à allumer un feu de cheminée, et encore. »

Michel Roberge

431 - Quand la pierre laisse plus de traces qu’Internet

2011-05-25T07:00:00.004-04:00

Lundi 23 mai dernier, Journée des Patriotes au Québec : à cette occasion Marie D. Martel, bibliomancienne, s’est lancée à la recherche, avec sa famille, des traces documentaires de ceux et de celles qui se sont soulevés en 1837-1839 contre l’autorité britannique en sol québécois et qui y ont laissé leur vie. Elle nous démontre dans un très intéressant billet publié sur son blogue que même de nos jours, la pierre est un support d’information qui a laissé plus de traces que l’on peut en retrouver sur nos supports technologiques.

Je vous laisse découvrir son parcours.

Michel Roberge

430 - Un bel exemple de gaspillage de papier...

2011-05-23T07:00:00.006-04:00

En 2011, l’élimination maximale du support papier pour stocker et partager de l’information est plus que jamais devenue un impératif. Sauf probablement à la société québécoise productrice et distributrice d’électricité. Et j’ai nommé Hydro-Québec.

En effet, dans le journal Le Soleil de Québec du 21 mai, on peut lire cet entrefilet : « Le président-directeur général d’Hydro-Québec, Thierry Vandal, a fait parvenir aux élus québécois 28 cartables [reliures à anneaux] contenant la liste des contrats et des contrats-cadres octroyés par Hydro-Québec et la Société d’énergie de la Baie-James du 1er janvier 2000 au 31 août 2010. Ils contiennent 38 000 pages de documents. » Soit plus de deux mètres linéaires de papier et de carton! L’équivalent d’une dizaine de boîtes pour l’entreposage de dossiers semi-actifs en format papier! Plus de deux tiroirs de classeur photocopié! Pour impressionner la galerie?

Les PDF, une technologie qui n’a pas encore franchi les portes du siège social de la société d’État qui se dit verte? Et les élus dont il est question dans cette nouvelle, il faut espérer que chacun d’entre eux (ils sont 125) n’a pas reçu une livraison individuelle! Parce que si c’était effectivement le cas, il y a de quoi crier au scandale et au gaspillage de fonds publics, c'est-à-dire de nos impôts. Une seule livraison est d’ailleurs déjà de trop.

À quand une Assemblée nationale du Québec « sans papier »?

Michel Roberge