Dernier billet/partage de veille sur la gestion intégrée des documents d’activité

Ceci est mon dernier billet dans ces Carnets d'observations en gestion de l'information portée par tout type de support et mon dernier partage de veille sur la gestion intégrée des documents d’activité. Huit années de publications régulières, près de 1500 billets et notes de lectures et un nombre impressionnant de plus de 455 000 clics. Merci à vous toutes et à vous tous pour votre intérêt et votre fidélité.

Après plus de 42 années de vie professionnelle dédiées à la gestion documentaire, je tourne la page avec le sentiment du devoir accompli auprès des nombreux organismes des secteurs publics et privés avec lesquels j'ai partagé mon expertise et contribué, je l'espère, à une gestion plus efficace et efficiente de leurs documents d'activité.

Je me consacrerai désormais à une de mes passions : l’écriture et l'édition.

Ouvrages techniques - Je tenais d'abord à faire paraître, en format numérique PDF, une version mise à jour de mon livre La gestion intégrée des documents d'activité technologique et en format papier et technologique (titre actualisé) qui prend en considération les recommandations de la 2e édition de la norme ISO 15489 désormais intitulée Gestion des documents d'activité et celles de la série 30300 Système de gestion des documents d'activité. Et ce, à un prix plus abordable (29,95 $ CAN) que la version précédente. J'y propose, entre autres, un modèle de gestion du cycle de vie des documents plus approprié pour un environnement de plus en plus technologique. Et l'amorce d'une réflexion pour une nouvelle vision d'affaires centrée sur les documents les plus importants pour une organisation. De plus, l’ouvrage Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs est maintenant aussi disponible en version PDF à 29,95 $ CAN. D'autres projets de publications en co-écriture seront annoncés au cours des prochains mois. Quant aux Éditions Michel Roberge (site Web en cours de révision), elles offriront aux spécialistes du métier la possibilité de publier, en format numérique, le fruit de leurs réflexions et de leur expérience.

Ouvrages de fiction - Après avoir publié un premier roman (Zébrures écarlates, un polar mettant en vedette le premier détective archiviste québécois Ives d’Arch), j’ai entrepris l’écriture d’une nouvelle fiction que je souhaite présenter à des éditeurs, en décembre 2016 : un thriller contemporain à Québec, un meurtrier en série obsédé par le temps, de nouveaux personnages qui évoluent dans le Vieux-Québec et dans le quartier de mon enfance : Limoilou. Tout en cogitant sur une suite à Zébrures écarlates, toujours sur la thématique de la disparition de documents d'archives, mais cette fois-ci à Québec, avec, entre autres, comme décor, la Maison des Archives, comme il était convenu d'appeler, au début des années 80, le centre d'archives de Québec des Archives nationales. Un manuscrit que j’aimerais bien déposer d’ici la fin 2017. Avec en tête plusieurs autres projets de romans.

Si vous le souhaitez, vous pouvez désormais me suivre en vous inscrivant sur mon site Michel Roberge écrivain.

1187 - Gestion des documents d'activité : vision pour la prochaine décennie

Combien de fois entendons-nous ou lisons-nous dans les médias « ceci ou cela est très tendance » en gastronomie, en mode, en décoration. Mais qu’en est-il pour le domaine de la gestion des documents d'activité ? À la lumière de mes observations sur le terrain et de ma veille quotidienne, j’oserais énoncer ma vision de la gestion des documents d'activité pour la prochaine décennie. Vous pouvez la compléter ou en débattre si vous le souhaitez :

• Arrimage du métier avec la 2^e version de la norme ISO 15489 et à la série 30300 et adoption de l’expression « gestion des documents d’activité » dans le langage courant.
• Certification ISO 30300 des organisations pour la gestion de leurs documents d’activité.
• Abandon de la théorie des trois âges et adoption d’un modèle conceptuel répondant à la réalité numérique reposant sur la durée de vie utile des documents d’activité jusqu’à leur sort final pour la gestion de leur cycle de vie.
• Disponibilité de solutions logicielles de gestion des documents d’activité plus abordables et sans limites du nombre d’utilisateurs.
• Modélisation des activités de développement des outils de gestion des documents d’activité afin de réduire au minimum les coûts souvent faramineux, injustifiés et injustifiables.
• Concentration des efforts et des coûts de déploiement sur la formation, l’accompagnement initial et le soutien permanent des utilisateurs des documents d’activité.
• Réalisation et adoption par la haute direction des organisations de plans de gouvernance documentaire détaillés avant d’amorcer la conception, le développement et le déploiement de systèmes de gestion des documents d’activité.
• Programmation de plans de maintenance à court, moyen et long terme du système et des outils de gestion des documents d’activité, incluant des audits sectoriels et organisationnels.
• Concentration des efforts sur la gestion systématique et rigoureuse des documents ayant une forte valeur qui engagent la responsabilité de l’organisation et qui assurent la traçabilité de ses actions engageantes (vision d’affaires centrée prioritairement sur la prévention des risques) en y associant des acteurs clés pour leur enregistrement et la gestion de leur cycle de vie.
• Professionnalisation de la fonction "gestion des documents d'activité" en tant que spécialité reconnue du management des organisations tant au niveau de la formation académique que dans la pratique courante. (Reconnaissance d'une nette distinction avec les fonctions "gestion des documents d'archives de conservation permanente" et "gestion de la documentation de référence")
• Sensibilisation et formation académique des futurs intervenants professionnels et techniques au rôle principal qu’ils auront à jouer dans les organisations : transmission de leur savoir (formation) et de leur savoir-faire (accompagnement et soutien) en mettant leur savoir-être (attitude proactive auprès des utilisateurs des documents) au service de leur organisme.
• Et pour le Québec, une Loi sur la gestion des documents d'activité et des documents d'archives adaptée à la gestion des documents technologiques, obligeant tous les organismes publics à se doter d'une politique de gestion de leurs documents d'activité et d'un schéma de classification auquel devraient être intégrées les règles de gestion du cycle de vie des dossiers.
•  …

Notes de lectures : Quand on a des convictions…

Lu dans Journal d’un étudiant en histoire de l’art (Maxime Olivier Moutier. – Montréal : Éditions Marchand de feuilles, 2015) :

« … il faut être indépendant des valeurs dominantes de son époque. Il faut du courage, du sang-froid, aimer les vérités tranchantes et dérangeantes et ne pas avoir peur de déplaire. Il ne faut pas craindre non plus d’être exclu. » (p. 35)

Notes de lecture : Quand l’ordinateur ne trouve pas les documents recherchés

Lu dans Les brumes du passé de Leonardo Padura (Paris : Éditions Métailié, 2015) :

« La recherche s’avéra plus ardue que ne l’avait supposé le sergent, et Conde se sentit satisfait quand, après plusieurs tentatives, le prétentieux policier cybernétique se vit obligé d’utiliser le téléphone pour demander à un spécialiste où se trouvaient certaines archives. » (p. 271)

Notes de lecture : L’armoire aux dossiers

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« En fait d’armoire, il s’agissait plutôt d’une énorme pièce de rangement où étaient entreposés tous les livres du meurtre et cratons à éléments de preuve que l’unité des Affaires non résolues envisageait d’étudier. Il ne manquait pas de place, mais les affaires étaient si nombreuses que, l’année précédente, le service avait fait installer un système de rayonnages mobiles comme ceux qu’on trouve souvent dans les bibliothèques universitaires et les grands cabinets d’avocats. Montés sur rails, ils peuvent basculer et permettre de ranger plus de choses dans un espace confiné. Lorsqu’il avait besoin de consulter tel ou tel autre livre de meurtre, l’inspecteur devait ouvrir à l’aide d’une roue à manivelle la rangée où il était classé. Toutes les équipes de l’unité pouvaient utiliser les deux côtés de chaque rangée pour leurs affaires. » (p.90)

1186 – Acquérir une solution logicielle de GID : recommandations

Quand vient le temps d’acquérir une solution informatique pour classer, enregistrer, repérer, utiliser et gérer le cycle de vie des documents d’activité d’une organisation, voici quelques recommandations afin de tirer le maximum d’un investissement minimum :

• Refuser d’être facturé pour compléter la solution par l’ajout de fonctionnalités de base de gestion documentaire non encore disponible (vieux truc des concepteurs de logiciels inexpérimentés).
• Refuser d’être facturé par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs de l’application informatique : la solution doit être universelle sans restriction du nombre d’utilisateurs simultanés.
• Au Québec, si le produit est québécois, s’assurer que la programmation informatique est réalisée à 100% au Québec et que le service technique est assuré à partir du Québec (question de protéger une expertise et des emplois spécialisés dans le domaine).
• S’il s’agit d’une solution de logiciel libre, son coût « d’acquisition » généralement associé à des services professionnels (ex. : soutien informatique de départ et annuel) ne doit pas être plus élevé que l’équivalent d’une solution propriétaire.
• Ne pas accepter que le coût d’acquisition de la solution soit plus élevé qu’une autre sous prétexte qu’elle contient des fonctionnalités parfois attrayantes qui ne seront probablement jamais utilisées par l’ensemble des utilisateurs.
• S'assurer que les règles de gestion du cycle de vie des documents s'appliquent, quels que soient le format et le support sur lequel est consignée l'information.
• Prendre le temps de s’informer auprès d’autres organisations utilisatrices sur la satisfaction tant du produit que de la qualité du service après-vente.
• Demander à l'éditeur du logiciel de vous démontrer comment son entreprise tire elle-même profit du produit qu'il offre appliqué à la gestion effective de ses documents d'activité. 

Toujours se rappeler qu’une solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité doit être d’un coût abordable, simple d’utilisation, complète et sans artifice pour assurer avec toute la rigueur requise le classement, l’enregistrement, le repérage, l’utilisation et la gestion du cycle de vie des documents d’activité (fichiers informatiques, courriels, dossiers physiques, s'il en existe encore) d’une organisation.

Parce que la gestion documentaire, on en conviendra, ce n’est pas la « tasse de thé » du personnel de l’organisation qui est au coeur du succès de son déploiement, de son utilisation et de sa maintenance. Aussi qu’on doit mettre en place un système dont la pérennité doit être assurée à long terme. Et rester zen.

Notes de lecture : Une façon pour enrayer la désintégration du papier

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« L’enveloppe était pleine de coupures de presse pliées et jaunies, tout aussi fragile que l’organigramme du gang qu’il avait ouvert la veille. Les plis se déchirèrent dès qu’il les ouvrit, même très lentement et avec le plus grand soin. Cela se produisait souvent lorsqu’il reprenait de vieilles affaires, son habitude étant alors de coller les morceaux séparés sur du papier brun – il y en avait un rouleau dans la salle des inspecteurs – de façon à enrayer les effets de cette désintégration et pouvoir replier les articles. » (p.173)

1185 – Les normes ISO - Gestion des documents d’activité sont-elles ignorées au Québec ?

Quelqu’un peut-il m’expliquer pourquoi, au Québec, il semble y avoir un désintéressement total concernant les normes ISO relatives à la gestion des documents d’activité ? Tant pour la version 2 (2016) de l’ISO 15489 – Gestion des documents d’activité que pour les nouvelles normes de la série 30300 – Système de gestion des documents d’activité.

Il semble que depuis quelques années, le pôle de réflexion sur le sujet s’est ancré en Europe, particulièrement en France et en Suisse, et ailleurs dans la Francophonie. Et ce, malgré une expertise québécoise qui s’était développée au cours des dernières décennies dans le domaine du « Records Management », de la gestion des documents d’activité comme on l’appelle maintenant.

Au Québec, en 2016, en a-t-il été question dans les congrès et les colloques regroupant les professionnels ou les techniciens du métier?

À quand un intérêt académique pour l’ISO 30000/30301 comme c’est le cas, depuis plusieurs mois, en Catalunya (ESAGED Universitat Autònoma de Barcelona)?

Notes de lecture : Avant, c’était sur papier

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« Il entra le nom du bar et cette fois l’ordinateur indiqua qu’il y avait 972 correspondances.

- Et ce truc ne remonte que sept ans en arrière, reprit-il. Avant, c’était sur papier » (p.152)

Notes de lecture : Une photocopieuse qui laisse des traces

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« Tous les inspecteurs de la brigade avaient un code de photocopieuse qu’il fallait entrer dans le pavé numérique de la machine afin qu’elle puisse fonctionner, Cela voulait dire qu’elle laissait derrière elle une trace de tous ce qu’elle avait photocopié, et quand. » (p.91)

Notes de lectures : des archives qui vieillissent mal

Lu aussi dans Trois jours et une vie (Pierre Lemaitre. – Paris : Albin Michel, 2016) :

« Les archives avaient été exhumées. Elles n’avaient pourtant qu’une douzaine d’années, mais ces images avaient terriblement vieilli » (p. 239)

Vient de paraître : Le document à 360°

« Le client est connecté, le document doit l’être aussi.

Le client nouveau est arrivé : il est multi-connecté, en attente de réactivité immédiate et d’une réponse personnalisée à ses attentes. La relation client s’en trouve profondément transformée.

Ce n’est pas uniquement le consommateur que nous sommes qui est concerné : c’est l’assuré dans ses relations sociales, le patient dans ses relations médicales, l’abonné pour ses accès énergétiques, le citoyen dans ses relations avec l’administration. Depuis plus d’une décennie maintenant, la relation client ne cesse de se métamorphoser. Devenue digitale, omnicanal et personnalisée avec cette « relation client 2.0 ». Les entreprises revisitent leurs process documentaires afin d’être réactives et rester compétitives. Et ce aussi bien dans les relations vers les particuliers (BtoC) que inter-entreprises (BtoB).

Ainsi, chaque entreprise cible davantage les attentes de ses clients, personnalise au maximum la relation, fait des choix technologiques, repense ses process internes et maîtrise la gestion de l’information en permettant une traçabilité documentaire. On ne pense plus la relation client comme une interaction à un instant T, mais comme un cycle, un véritable parcours client qui permet de le satisfaire et le fidéliser dans la durée. Les nouvelles tendances sont à la relation multicanal, au document connecté et intelligent ou encore à la mise en place de salles de courrier numérique ou Digital Mailrooms.

Ce livre blanc s’adresse à tous ceux en charge du traitement des documents : les directions marketing et commerciales, pour proposer une nouvelle expérience client, les directions comptables et financières pour la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, les responsables moyens généraux ou courrier pour les documents entrants et sortants, les directions des systèmes d’information, etc »

Il est possible de télécharger ce document sur le site Web de Asterion International, une entreprise qui compte près de 1 000 collaborateurs répartis dans 9 pays européens et qui propose des solutions  d’optimisation des processus impliquant le traitement de documents.

Notes de lecture : Des fichiers dans une forteresse imprenable

Lu dans Les fantômes de la Sierra Maestra (Paul Ohl. – Montréal : Libre Expression, 2014) :

« - Quant à nos sources, [explique Hoover, directeur du FBI] elles aboutissent dans nos cinq millions de fichiers classés selon la méthode Dewey… vous connaissez?

Coh fit non de la tête.

- Celle-là même de la bibliothèque du Congrès. Il m’aura fallu trois années pour la maîtriser… je l’ai implantée au FBI en version améliorée dès mon arrivée. Assez simple, au fond… dix grandes classes comprenant cent divisions, lesquelles comprennent mille sous-divisions. Résultat : toute la sécurité des États-Unis se trouve dans une forteresse imprenable. » (p. 229)

Notes de lecture : Des images qui datent…

Lu dans Trois jours et une vie (Pierre Lemaitre. – Paris : Albin Michel, 2016) :

« Antoine resta debout à l’entrée de la pièce, le regard rivé sur l’écran du téléviseur…

[…]

On y vit quelques images de Beauval qui dataient un peu, des archives sans doute. » (pp.69 et 70)

1184 – Environnement légal et réglementaire sur la GID au Québec : on dort au gaz

En révisant le contenu de mon manuel portant sur La gestion intégrée des documents en format papier publié en 2009 pour en publier une nouvelle version en septembre 2016, j’ai constaté, sept ans plus tard, à quel point l’environnement légal et réglementaire québécois encadrant ce domaine est figé dans le béton :

Une Loi sur les archives (1983) et son Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques vétustes, s’appuyant sur la théorie des trois âges pour la gestion du cycle de vie des documents d’activité, un modèle conceptuel passéiste conçu initialement pour la gestion des dossiers physiques (documents en format papier) dont on nous annonce une révision depuis plusieurs années.

Des politiques administratives [Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec (1985), Politique administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec (1988)  et Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics (1991)] d’une époque révolue qui doivent être révisées, elles aussi.

Une Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001) qui annonçait à l’article 69 toute une série de règlements potentiels qui n’ont jamais été édictés :

1°  critères qui permettent de reconnaître qu’un document présente, sur son support d’origine, une valeur archivistique, historique ou patrimoniale ;

2°  critères d’utilisation de fonctions de recherche extensive de renseignements personnels dans les documents technologiques qui sont rendus publics pour une fin déterminée ;

3°  procédure d’accréditation, les conditions d’octroi et les délais d’obtention de l’accréditation ou d’une modification des conditions d’accréditation, les conditions relatives au renouvellement, à la suspension ou à l’annulation de l’accréditation ainsi que les frais afférents ;

4°  cas et conditions d’utilisation d’un support ou d’une technologie.

La même loi qui prévoyait (art, 63 à 68) la mise sur pied d’un comité pour l’ « harmonisation des systèmes, des normes et des standards techniques, groupe de travail qui, à ma connaissance, avait été créé en 2010 (9 ans après l’adoption de la loi et j’en avais parlé sur ce blogue). Dans un courriel en date du 26 mars 2010, le président du comité m’avait mentionné qu’il était « certain que les travaux du comité d’harmonisation feront l’objet d’une large diffusion ». Rien vu à ce jour sur les résultats des travaux de ce comité qui devait avoir pour mission :

1°  d’assurer la compatibilité ou l’interopérabilité des supports et des technologies ainsi que des normes et standards techniques permettant de réaliser un document technologique, de le signer ou de l’utiliser pour effectuer une communication;

2°  d’éviter la multiplication des procédures, particulièrement en ce qui a trait à la vérification de l’identité des personnes;

3°  de favoriser la standardisation des certificats et des répertoires ainsi que la reconnaissance mutuelle des certificats;

4°  de garantir l’intégrité d’un document technologique par des mesures de sécurité physiques, logiques ou opérationnelles ainsi que par des mesures de gestion documentaire adéquates pour en assurer l’intégrité au cours de tout son cycle de vie;

5°  d’uniformiser les pratiques d’audit, lequel comporte l’examen et l’évaluation des méthodes d’accès, d’entretien ou de sauvegarde du support, des mesures de sécurité physiques, logiques ou opérationnelles, des registres de sécurité et des correctifs apportés en cas de défaillance d’un élément pouvant affecter l’intégrité d’un document;

6°  de formuler des recommandations quant à l’application de la loi.

Définitivement, au Québec, on dort au gaz, dans une fonction du management des organisations essentielle à la gestion efficace et efficiente des activités de mission et de gestion administrative des organismes publics québécois. Pendant qu’on Europe, la mise en place de systèmes de gestion des documents d’activité s’appuyant sur un corpus de normes adaptées à la réalité actuelle des environnements technologiques est devenue une préoccupation de plus en plus partagée.

D’ailleurs, dans les services publics et dans le milieu professionnel québécois, il est à se demander sérieusement, en 2016, où cantonne le leadership dans le domaine et ce qui explique cet immobilisme. 

Notes de lecture : La forensique et l’utilisation des vidéos

Lu dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« Il y avait maintenant un service dédié aux vidéos et données numériques avec des experts capables d’amplifier si fort le son et les images qu’il en sortait souvent des renseignements indécelables au premier visionnage. La décennie précédente avait connu une véritable explosion dans l’utilisation des vidéos comme outils d’enquête. » (p.74)

Notes de lecture : le chaos sur la table de travail

Lu dans Le lagon noir (Arnaldur Indridason. – Paris : Métaillé, 2016), un auteur de polars islandais parmi mes préférés :

« Le supérieur de Kristvin attendait la visite de la police. Il invita Marion et Erlendur dans son bureau jonché de livres et de manuels traitant des mécanismes et des rouages des avions. Le chaos qui régnait sur sa table de travail dissimulait presque entièrement ses deux téléphones. Les armoires grises longeant les murs débordaient de dossiers et de documents. » (p. 81)

Notes de lecture : Le désordre absolu dans les archives

Lu dans Le fils (Jo Nesbø. – Paris : Gallimard, 2015)

« Un client dont le nom ne figurait dans aucun dossier des archives du cabinet, si tant est qu’on pût appeler archives le désordre absolu qui régnait dans les armoires du bureau de la secrétaire, par ailleurs presque toujours en congé maladie. »

Vient de paraître : Comment gérer efficacement ses processus et flux documentaires à l'ère du digital

Le numérique transforme l'entreprise, ses processus métiers et processus documentaires. Si le papier résiste encore, le numérique s'impose progressivement dans les échanges, obligeant à réviser la façon dont les documents sont traités, gérés, diffusés, protégés et valorisés.

Au sommaire de ce nouvel e-Book publié par Markess, une société d'études indépendante spécialisée dans l’analyse des marchés du numérique et des stratégies de transformation et de modernisation des entreprises :

• S’adapter à l’hybridation des processus
• Interagir en temps réel et en mode multicanal
• Intégrer les usages mobiles
• Simplifier la gestion de dossiers
• Adopter une approche centrée client
• Utiliser le digital pour transformer les métiers

Il est possible de télécharger cette publication électronique.

Notes de lecture : Un système de classement improvisé

Lu dans Dommages collatéraux (André Bruneau – Éditions Bénévent) :

« La suite de l’hôtel ressemblait à un véritable capharnaüm. Des piles de dossiers s’entassaient un peu partout dans la pièce. Richard avait improvisé un système de classement et synthétisé toute l’information recueillie. Il y avait noté le numéro de chaque dossier, la date et le lieu du sinistre. Un peu plus bas étaient inscrits les noms des propriétaires, leurs adresses, le nom de leur avocat ou de leur représentant, le montant de la réclamation, le motif invoqué de même que les causes probables du sinistre, du moins celles que les enquêteurs de la police avaient mentionnées dans leur rapport. Il avait également inscrit les noms des enquêteurs et leurs numéros de téléphone, de même que les détails qui lui apparaissaient les plus percutants. Lorsqu’il avait terminé cette opération, il numérotait les boîtes et les retournait à l’entrepôt. » (chapitre 56)