22 mai 2009

117 – Quelques problèmes liés à une gestion documentaire déficiente – 2. Aspect processus d’affaires


Je complète cette réflexion amorcée dans le billet précédent sur un quelques problèmes recensés dans des appels d’offres (marchés publics) québécois en l’absence de système de gestion documentaire dans une organisation : ceux relatifs aux processus d’affaires.

- Repérage ardu des documents et des dossiers à l’échelle de l’organisation et perte de temps à chercher
- Accès difficile aux documents et aux dossiers conservés par chaque membre du personnel et à s’y retrouver dans les logiques individuelles d’organisation des unités documentaires
- Erreurs dans l’association d’une règle de conservation à un document ou à un dossier avec pour conséquence l’entreposage d’unités documentaires qui devraient être détruits ou une conservation trop courte ou trop longue, ou encore un sort final inadéquat
- Difficulté pour obtenir les autorisations de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Autorisations arbitraires de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Perte de documents et de dossiers semi-actifs en circulation qui ne sont pas retournés dans les sites d’entreposage
- Présence de copies multiples de fichiers et de répertoires informatiques sur les postes individuels et sur les serveurs
- Espace requis pour la conservation des documents et des dossiers en format papier ou technologiques
- Accumulation de documents et de dossiers dans les espaces de bureaux ou dans les locaux d’entreposage
- Accumulation de fichiers informatiques et de courriels sur les postes de travail individuels ou sur les serveurs des réseaux locaux
- Organisation personnelle et individuelle des fichiers et des répertoires informatiques souvent identifiés au nom d’une personne plutôt à celui d’une activité thématique
- Impossibilité d’identifier les exemplaires principaux par rapport aux exemplaires secondaires de documents et de dossiers

Michel Roberge

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