D'entrée de jeu, j'aimerais partager avec vous une définition de la Gestion Intégrée des Documents (GID) : « Système de gestion dont les composantes (schéma de classification, calendrier de conservation et solutions technologiques) sont intégrées afin de donner accès aux personnes accréditées à tous les documents pertinents qui documentent les activités d'une organisation ».Quant à la définition de document, il est aussi intéressant de partager celle que nous fournit depuis 2001 la législation québécoise Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information : « Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. […] est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. »
Cette définition a pour avantage d'inclure à la fois les documents utiles à des fins administratives (qu'ils soient actifs ou semi-actifs), les documents d'archives de conservation permanente (ayant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale) et la documentation de référence (monographies, publications en série...).
Michel Roberge
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