Flash Info – Économie numérique : des entrepreneurs français se mobilisent

À lire sur le site Web Le Point.FR cet intéressant article qui relate la rencontre de cadres et de chefs d'entreprise français pour proposer des mesures au gouvernement en faveur de l'économie numérique. Il y a été question, entre autres, de  « la pénurie de compétences numériques ».

Ce qui a attiré particulièrement mon attention est le fait que les « entrepreneurs se sont déclarés en faveur de la création au lycée d'une discipline intitulée "informatique et sciences du numérique". Une nouvelle matière qui pourrait par exemple prendre la forme d'une option au baccalauréat. Ils ont plusieurs fois souligné à quel point il était important que les formations soient adaptées aux besoins des entreprises. Et sont même allés jusqu'à critiquer le nom de certaines formations de l'enseignement supérieur français. Un nom de formation désuet sur un curriculum vitae ne facilite pas l'embauche. »

À ne pas négliger aussi l’idée qu’ils ont de « démocratiser ces questions [et bien d’autres] lors d'une "journée nationale de sensibilisation à l'économie numérique" »

 

À quand une telle concertation au Québec, incluant aussi des orientations sur la gestion de l'information numérique.

Michel Roberge

316 – La haute direction et la conservation des documents (lol)

Dans le cadre du congrès 2010 de l'Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU) dont le thème était « Hors des lieux communs », cette petite bande dessinée faisait partie de la présentation PowerPoint de Don MacDonald et Kathy Thornhill portant sur l’expérience de l’Université de Lethbridge (Alberta) en matière de gestion des documents informatiques :



Mieux vaut en rire !

Michel Roberge

307 - Protéger l’information sensible de l’œil de plus en plus précis des caméras

Vous vous rappelez peut-être de mon billet 103 – Gare à la puissance des technologies numériques! Une situation relative au même sujet s’est présentée lors de l’audience du 30 août 2010 à la Commission Bastarache sur la nomination des juges. Par prudence, le commissaire a demandé de ne pas pointer de caméras sur le témoin lorsque celui-ci consultait des versions non caviardées de certains documents déposés. Le numérique à haute définition est définitivement un médium insidieux. Vaut mieux prévenir que guérir.

Michel Roberge

305 - La gestion du cycle de vie des registres d’entrées et de sorties

Définitivement, la Commission d’enquête sur le processus de la nomination des juges du Québec (Commission Bastarache) soulève indirectement des questions de gestion documentaire. Dans un extrait du reportage du journaliste Alain Gravel (émission Enquêtes) diffusé pendant le Téléjournal de la Société Radio-Canada, on apprend qu’une demande d’accès aux registres d’entrée et de sorties au cabinet du premier ministre aurait empêché la destruction de ces documents au cours de l’été qui s’achève. Ces documents permettraient de vérifier qui, quand, avec qui et combien de fois certaines personnes citées lors des audiences de la Commission ont effectivement eu des rencontres au bureau du premier ministre. Selon le journaliste, les autorités du ministère auraient affirmé que ces documents étaient détruits après cinq ans selon les politiques établies.

Il est plutôt surprenant d’apprendre qu’à la suite d’une demande d’accès, la destruction des documents demandés a été suspendue. Peut-être qu’il s’agit là d’une pratique courante, mais il me semble que cela va à l’encontre des dispositions de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation… qui en découle.

Questions :

1. Cette série documentaire, propriété du Ministère de la Sécurité publique de par sa fonction d’assurer la sécurité des édifices gouvernementaux, possède-t-elle une règle de conservation officielle inscrite au calendrier de conservation adopté par les autorités du ministère et approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)?

2. Si oui, quelle est la règle de conservation officielle : durée de vie totale de cinq ans? Personnellement ça me semble court étant donné que ces informations ont une haute valeur sur la gestion de la sécurité et les possibilités d’enquêtes rétrospectives sur des événements qui pourraient s’être déroulés dans les locaux d’un organisme.

La vérification peut d’ailleurs se faire pour confirmer l’information reçue en demandant au ministère concerné de produire une copie officielle de la règle de conservation approuvée. Ou, faire la même demande à BAnQ qui conserve un exemplaire de chacun des calendriers de conservation approuvés en vertu de la Loi sur les archives. Les calendriers de conservation sont des documents publics et il ne devrait pas y a voir d’entrave à leur consultation.

S’il n’existe pas de règle de conservation précise ou si elle ne correspond pas à l’échéance de destruction fournie au journaliste, il y a là un sérieux problème.

3. Si la règle conservation stipule que ces documents doivent être détruits après cinq ans d’âge, comment expliquer que des documents de 2003 étaient sur le point d’être détruits à l’été 2010, quelques mois avant le début des travaux de la commission d’enquête?


Tout cela démontre l’importance que soient intégrées dans un système de gestion des documents toutes les séries documentaires d’un organisme, approche privilégiée au Québec depuis 1983, année d’adoption de la Loi sur les archives. Ce n’est pas le cas, par exemple, en France, où on semble laisser le choix aux organisations d’intégrer seulement les séries documentaires importantes (voir à ce sujet l’article Comprendre et pratiquer le records management Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises produit par le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management »). Il n’est pas évident de déterminer ce qui peut ou ne peut pas être important, voire essentiel à conserver et d’en assurer ou non la gestion officialisée du cycle de vie et du sort final.

Admettez qu’à la lumière de ce bulletin de nouvelles il s’agit là d’une question métier qui a toute son importance.

Michel Roberge

266 - Quand les cadres sont dépassés par la quantité d’information qu’ils traitent

Lu sur Le carnet techno de Bruno Guglielminetti le 3 mai 2010, référencé par un collègue de travail, Martin Pelletier :

« Selon un sondage réalisé par Léger Marketing pour le compte de SAS Canada, 96 % des cadres affirment qu’il est important d’avoir accès à de l’information afin de prendre de meilleures décisions d’affaires, mais la moitié d’entres eux (47 %) disent que la quantité d’information qu’ils doivent traiter au quotidien les dépasse.

Le sondage soulève également les problèmes concernant l’exactitude des données, la rapidité de leur diffusion et la facilité à les comprendre. Plus de 29 % des répondants déclarent que l’information est parfois, rarement ou jamais facile à comprendre, 27 % ont affirmé la même chose à propos de son exactitude et près de la moitié (44 %) ont soulevé le même problème concernant la rapidité de sa diffusion. »

N'y a-t-il pas une meilleure justification pour la conception, le développement, le déploiement, l’évaluation et la maintenance d’un système efficace de gestion des documents, quels que soient les supports sur lesquels l’information est consignée?

Michel Roberge.

260 – Des courriels qui refont surface

Dans le cadre de conférences ou d’activités de formation sur la Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, j’insiste sur le fait qu’il faut s’assurer de conserver ou d’éliminer sur la base de règles de conservations officielles et approuvées, qui tiennent compte des besoins de l’organisation et des exigences légales et réglementaires afin de protéger l’organisation. Et l’exemple que j’aime bien utiliser est celui des courriels qu’on peut retrouver dans plusieurs silos d’information numérique et dont le contenu peut réapparaître au moment où on s’y attend le moins. Or, voici un exemple très éloquent rapporté par l’Agence France-Presse à propos de courriels qui révèleraient « des conflits d’intérêts chez les agences de notation […] chargées d’évaluer des titres obligataires adossés à des prêts hypothécaires », objet de la crise qui a touché une bonne partie de la planète.

Dans un rapport du Permanent subcommittee of Investigations du Sénat américain, on fait mention de courriels « qui remontent à 2004, bien avant la crise, [qui] montrent les pressions qu’exerçaient les commerciaux des agences sur les analystes qui notaient les émissions de titres obligataires de leurs clients, et la très forme concurrence entre les Agences. »

Par exemple, ce courriel de mai 2004 : « … nous venons de perdre une grosse transaction face à Moody’s. […] Perdre ainsi un ou plusieurs accords sur des questions de critères… Cela pourrait avoir un impact sur de futures transactions ».

Ou celui-ci d’août 2004 : « La méthodologie sur les CDO [Collateralized debt obligation, les titres adossés aux prêts] provoque des réactions. Nous allons avoir une réunion avec votre groupe cette semaine pour discuter d’un ajustement de critères d’évaluation des CDO sur l’immobilier à cause du risque permanent de perdre des contrats. Perdre des contrats sur les CDO, cela veut dire perdre des activités de cœur de métier. C’est un cercle vicieux ».

Comme quoi, l’incrustation de l’information numérique peut avoir des impacts positifs ou négatifs, selon le point de vue de son utilisateur.

Michel Roberge

248 - L’accès des citoyens aux documents en Algérie

Lu sur La Tribune.com : Il semble que dans l’administration publique algérienne, le « citoyen est, parfois, regardé comme un quémandeur et non pas un "client". […] Depuis quelques années, le service d’état civil (de l’APC d’El Mohamadia) a fait des efforts importants pour satisfaire les besoins des habitants. Le service est informatisé, ce qui a grandement contribué à accélérer et à simplifier la délivrance des documents nécessaires. […] Que ce soit pour avoir un extrait de naissance, une résidence, ou un acte de mariage, parfois, il n’est même pas utile de présenter son livret de famille. Une simple référence d’archive et une pièce d’identité suffisent. C’est génial et cela facilite énormément les démarches ».

« Malheureusement, le constat n’est pas général. À l’APC de Hussein Dey » on doit « attendre une demi-journée et, parfois, deux jours pour avoir son acte de naissance », le citoyen devant obligatoirement se présenter sur place le matin pour attendre la délivrance du document en après-midi. Comme le souligne un citoyen septuagénaire : « Je ne comprends pas qu’à l’heure d’Internet, il n’y ait pas de réseau informatique reliant les différentes APC du pays. Pour avoir accès aux archives, il faut se déplacer et attendre une journée entière. C’est une journée de travail de perdue, pour moi qui suis commerçant […] » En septembre, on « attendait des heures pour avoir un simple extrait de naissance dans une anarchie indescriptible ».

Comme on peut le constater avec cet exemple, l’importance de l’accès rapide à l’information, particulièrement dans un contexte de services publics, se doit d'être une préoccupation majeure dans toutes les sociétés démocratiques.

Michel Roberge

247 – Des nouvelles d’Haïti

Du 4 au 12 février 2010, une équipe d’experts Bibliothèques Sans Frontières / Patrimoine Sans Frontières a été envoyée en Haïti afin d’apporter du matériel d’urgence pour la protection des collections les plus anciennes et d’évaluer la situation globale afin de proposer des solutions d’intervention à court, moyen et long terme. Le rapport de mission est maintenant disponible. Il porte surtout sur l'état des bibliothèques privées et publiques. Il présente également (pages 12 à 18) un bref portrait de la situation des archives publiques, particulièrement des documents d’archives de conservation permanente.

Ce compte rendu est cependant peu loquace quant au sort des documents administratifs (documents courants ou actifs) de l’administration publique haïtienne.

Michel Roberge

227 – La sainteté peut-elle reposer sur des documents technologiques?

On apprenait dernièrement qu’environ 30 caisses de documents ont été expédiées à Rome pour documenter le processus de béatification et de canonisation de mère Julienne du Rosaire, fondatrice de la Congrégation des sœurs dominicaines missionnaires adoratrices de Beauport, ville fusionnée à Québec depuis quelques années. 30 caisses de papier dont quelques-unes ont été scellées symboliquement à la basilique-cathédrale de Québec par le cardinal Marc Ouellet!

Question : les témoignages que contiennent ces documents qui seront analysés par la Congrégation des Saints, à Rome, auraient-ils la même valeur probante s’ils avaient été numérisés, stockés sur quelques disques optiques (cédéroms, dévédés ou Blu-rays) et transportés à moindre frais dans un simple porte-document?

Michel Roberge

223 – La destruction des documents administratifs en Haïti

Vous me pardonnerez certainement encore une fois mon insistance à souligner cette situation catastrophique pour la relève de l’administration haïtienne à la suite du sinistre du 12 janvier 2010.

Il y a quelques semaines, j’avais fait parvenir un courriel à Monsieur Gilbert Lavoie, chroniqueur au journal Le Soleil de Québec, pour le sensibiliser à cette situation relatée dans aucun média écrit et électronique québécois.

Ce matin, dans un texte intitulé « Bienvenue au Québec », Monsieur Lavoie, envoyé spécial à Port-au-Prince, écrit, entre autres : « Hier midi, nous avons fait une visite au centre-ville. Je croyais avoir tout vu depuis mon arrivée ici. Erreur! Le quartier administratif et commercial est complètement dévasté. C'est comme si on avait largué des centaines de bombes sur cette zone. Tous les édifices sont en ruine ou condamnés. Celui du ministère du Revenu n'est plus qu'un amas de pierre et de débris. Toute la paperasse, les dossiers, les archives papier sont disséminés dans les débris et sont irrécupérables. »

Pour nous du métier de la gestion documentaire, les qualificatifs « disséminés » et « irrécupérable » ne doivent pas être considérés tant qu’on n’a pas fait tous les efforts techniques pour remédier à la situation. Nous savons toutes et tous que, dans nos sociétés du Nord, à la suite d’un incendie, d’inondations ou d’autre désastre, il est toujours possible de récupérer ce qui semble irrécupérable et de reconstituer les dossiers avec ce qui reste de documents. Lorsque les pluies diluviennes s’abattront dans la région, il en sera tout autrement.

Il me semble qu’il y a maintenant urgence à créer, sous la supervision de spécialistes, des commandos de la cueillette méthodique de tout ce qui est encore récupérable, quitte à procéder par la suite à l’assemblage des documents pour leur donner un certain sens pour l’avenir.

Michel Roberge

221 - Pérenniser la mémoire organisationnelle

Un des défis importants que doivent relever les organisations d’aujourd’hui consiste à protéger leur mémoire organisationnelle et la rendre exploitable et pérenne à des fins de bonne gouvernance.

La gestion intégrée des documents d’entreprises, documents terminés et officiels (documents finaux), en format papier ou technologiques, fournit un ensemble d’outils et définit les processus à mettre en place pour en assurer la valeur administrative, juridique et financière.

J’aimerais vous faire partager quelques éléments de réflexion sur l’importance, la problématique et les avantages d’une saine gestion des documents et des dossiers applicable dans les organismes publics et dans les organisations du secteur privé, et ce, quelle que soit leur taille. Je vous invite donc à visionner les trois segments de cette vidéo ou à lire le texte d’accompagnement de celle-ci :

Première partie : La mémoire organisationnelle et sa valeur - L’environnement normatif, légal et réglementaire



Deuxième partie : Le système de gestion intégrée des documents (GID) – Les composantes d’un système de GID – La place d’un système de GID dans une organisation



Troisième et dernière partie : La conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système de GID – Les facteurs de succès – Une réponse aux problèmes organisationnels qui font obstacle à la bonne gouvernance



Bon visionnement et bonne lecture!

Michel Roberge

218 - Haïti : Toujours à propos de la récupération des mémoires organisationnelles publiques

Quelques jours après de tremblement de terre, j’ai tenté de sensibiliser la gouverneure générale du Canada, Madame Michaëlle Jean, originaire elle-même d’Haïti ainsi que le premier ministre du Québec, Monsieur Jean Charest, de la récupération et de la sauvegarde des documents administratifs qui risquaient d’être détruits. Aujourd’hui, on peut dire qui sont détruits. J’ai aussi fait suivre le même courriel au Consul général de la République d’Haïti à Montréal, Monsieur Pierre Richard Casimir.

J’ai reçu, au cours de la journée d’hier, une réponse de la chef de l’État canadien :

« Monsieur,

Au nom de Son Excellence la très honorable Michaëlle Jean, gouverneure générale du Canada, j’accuse réception et vous remercie de votre correspondance suite au tremblement de terre qui a frappé Haïti.

Votre offre d’aide aux citoyennes et citoyens de ce pays est grandement appréciée. Le Bureau du secrétaire du gouverneur général vous invite à obtenir de plus amples renseignements sur la réponse canadienne, en consultant les sites Web suivants :

http://www.international.gc.ca/humanitarian-humanitaire/earthquake_seisme_haiti.aspx?lang=fra

http://www.acdi-cida.gc.ca/crisehaiti

Vous y trouverez également des renseignements sur l’aide que peuvent apporter les Canadiennes et les Canadiens.

En vous réitérant les remerciements de Son Excellence, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Shelagh Cimpaye
Bureau du secrétaire du gouverneur général »

Très encourageant comme réponse uniforme à tout courriel reçu. C’est ce qu’on appelle la langue de bois. Du côté du bureau du premier ministre et du consulat d’Haïti, aucune réaction. Je me permets une réflexion qui vaut ce qu’elle vaut : dans le fonds, il y a peut-être des avantages que certains documents soient irrémédiablement détruits. Mais bien sûr, je fabule.

Michel Roberge

217 - Haïti : Ce qui devait arriver, a commencé à arriver

J’ai écrit le billet précédent au cours du week-end du 6 février. Hier soir, en processus de veille sur différents aspects qui touche mon métier, je suis tombé sur cet article désolant publié sur le site Web de Courrier international et intitulé Dans les ruines, la quête de biens négociables. Mes appréhensions soulevées dans des billets antérieurs (203 et 205) sont maintenant confirmées. Je me permets de reproduire le texte cet article qui mérite d’être mis en évidence :

« Il n’y a plus qu’un terrain vague au coin de la rue Pavée et des Magasins-de-l’Etat, là où se trouvait, jusqu’au 12 janvier, le principal bureau de perception de la compagnie Electricité d’Haïti. De l’EDH, il ne reste que des gravats et de la poussière. La ville est plongée dans le noir depuis le séisme, et les archives commerciales de la compagnie sont éparpillées aux quatre vents.

Quelques centaines de mètres plus loin, le bâtiment du Parlement, le Palais législatif, est comme coupé en deux : une partie gît, monticule de ruines, et une autre, blessée et éventrée, laisse apercevoir bureaux disloqués, classeurs ouverts et fauteuils sans dossiers. Aucune mesure particulière ne semble prise pour sauvegarder les documents ou les biens du corps législatif qui dorment là à ciel ouvert.

En face, près de la mer, ce sont le mugissement des pelleteuses et la danse des gros camions du Centre national des équipements qui donnent vie à l’ancien local de la chancellerie. Quelques détrousseurs de cadavres s’activent pour rechercher sacs à main ou téléphones. Des récupérateurs de métaux éventrent un classeur, aussitôt chargé sur une brouette qui attend d’être remplie pour partir vers une destination inconnue.

Là non plus, aucune précaution ne semble être prise pour inventorier, protéger ou conserver les documents qui se trouvaient dans le bâtiment du ministère des Affaires étrangères. Tout s’en va, fatras d’un temps révolu, dans les bennes des camions du CNE, qui font un travail exemplaire de déblaiement.

Sur l’avenue Charles-Summer, au siège du ministère de la Justice, le scénario est le même. Une excavatrice, un bulldozer et des camions s’esquivent, s’évitent, des personnes se servent dans l’immense pile de débris qui orne la cour de cette ancienne belle propriété qui fut jadis un hôtel.

Ici, aucun petit pillard ne rôde autour des restes de cet important ministère. Les murs d’enceinte ne sont pas tombés, les agents de sécurité qui sont encore en poste et les policiers disséminés sur tout le périmètre donnent l’impression que tout se passe dans l’ordre le plus parfait. Cependant, l’indifférence face aux dépouilles des documents administratifs est la même. Rien n’est récupéré, comme s’il fallait que l’Etat ancien disparaisse, tels les morts du 12 janvier que l’on enterre à la va-vite. »

Cet article est complété par un diaporama de Frédéric Sautereau qui mérite d’être visionné, car il n’y a pas que les documents qui sont détruits, la vie quotidienne des Haïtiens l’est tout autant. Et le pire est à venir avec les pluies diluviennes prévues au cours des prochaines semaines.

Il continuer à sauver des vies et soutenir à notre choix l’une ou l’autre des principales ONG dans leurs missions humanitaires à Haïti :

- Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
- Croix-Rouge canadienne- Médecins sans frontières (MSF)
- OXFAM Québec
- UNICEF

Michel Roberge

216 – En perdant une partie de sa mémoire consignée, la société haïtienne deviendra-elle amnésique?

Le séisme à Haïti a eu pour conséquence des milliers de pertes de vies humaines, sans oublier les presque aussi nombreuses personnes handicapées ou blessées dans leurs chairs. Une catastrophe qu’on a peine à imaginer dans le confort de nos sociétés modernes. Une société meurtrie qui ne le méritait pas. Mais aussi une société qui risque de perdre ou qui a peut-être même déjà perdu une grande partie de sa mémoire collective. On l’a vu dans certains reportages télé, l’anéantissement d’un grand nombre d’édifices administratifs a aussi entraîné l’éparpillement et la destruction de documents administratifs et de documents d’archives. Non seulement dans l’administration publique, mais aussi dans les entreprises privées.

Et dire que les Archives nationales d’Haïti (ANH) qui étaient déjà confrontées avec des problèmes de conservation physique et d’accès aux documents s’apprêtaient à célébrer leur 150e anniversaire en août 2010! En août 2009, au moment de l’annonce des activités prévues pour cette commémoration, le directeur des ANH, monsieur Olsen Jean Julien, avait déclaré que s’il ne se faisait rien pour protéger ces documents, le pays s’en allait « dans les prochaines années vers une société amnésique ». Si les documents du XIXe siècle risquent d’être perdus, qu’en sera-t-il des traces de mémoire d’aujourd’hui qui devrait constituer les documents d’archives de demain?

Michel Roberge

214 – La gestion documentaire pour lutter contre la corruption

Je vous signale un texte intéressant publié sur le site Web de La nouvelle Tribune.info du 26 janvier 2010 qui présente la gestion documentaire comme étant l’une des solutions pour entraver la corruption dans certains pays.

Selon l’auteure (le texte non signé est rédigé au féminin), l’une des solutions envisagée passerait par le renforcement du droit à l’information : « l’accès à une information crédible sur les activités du gouvernement participera à décourager les pratiques de mauvaise gestion, de malversation et de détournement des ressources publiques. En effet, les citoyens vont pouvoir contrôler la gestion d’une autorité ou d’un gouvernement s’ils ont l’accès aux informations sur les activités de cette autorité ou de ce gouvernement. L’obligation même qui serait faite aux gouvernants de rendre ces informations accessibles au public les obligerait à résister à la tentation de la corruption, car les citoyens peuvent à tout moment demander des comptes à leurs gouvernants. »

La journaliste de La nouvelle Tribune donne l’exemple du Bénin et rappelle que le « décret 2007-532 du 2 novembre 2007 portant attribution, organisation et fonctionnement des Archives Nationales rend responsables les organismes publics de la gestion de leurs archives courantes. » Elle présente les archives comme étant « l’ensemble des documents issus du fonctionnement de tout organisme et c’est par elles que l’information sur les activités du Gouvernement et des pouvoirs publics en général peut être rendue accessible aux citoyens. » Elle déplore cependant que « cette loi ne fait aucune obligation à ces organismes quant à l’accessibilité de ces documents au public », comme c’est souvent le cas dans bien des pays.

Elle mentionne également que « malgré les dispositions de cette loi, les archives dans nos administrations publiques sont abandonnées. Parfois quand bien même, il existe une structure (un service ou une unité) qui s’occupe de leur gestion, les ressources budgétaires ne sont pas accordées à cette structure pour récupérer, organiser et mettre les archives à la disposition du public ». Il me semble avoir déjà entendu de tels propos dans un contexte plus démocratique! Mais le plus intéressant suit :

Selon elle, l’information « est un aspect important de la lutte contre la corruption qui est souvent négligé. Plusieurs affaires de malversation amenées devant la justice n’ont jamais pu trouver un dénouement tout simplement parce que les preuves, les traces, c’est-à-dire les archives rendant compte de ces actes ne sont plus disponibles. Elles ont été souvent négligées ou tout simplement détruites par les responsables de ces malversations ».

L’article se termine en mentionnant qu’une étude de cas « conduite par l’International Records Management Trust (IRMT) en Afrique a révélé de sérieuses failles dans les pratiques en ce qui concerne la conservation des documents. Les études de cas révèlent que l’inefficacité des systèmes de gestion des documents entravent non seulement la capacité des gouvernements à être crédibles mais sont aussi la cause de l’augmentation de la corruption, des cols blancs africains ».

Gestion documentaire et bonne gouvernance vont donc de paire tant dans les services publics que dans les entreprises du secteur public. La transparence des décisions, la préservation de la mémoire organisationnelle et son exploitabilité, l’accès à l’information publique et la protection des renseignements personnels font partie du défi.

Michel Roberge

213 - 2010 : l'année de la gestion des documents technologiques

C’est ce qu’annonce Debra Logan (Gartner) sur son blogue. Je me permets ici de citer l’essentiel de son constat qui fait musique à mes oreilles :

« While we have been focusing on faster processing, increased bandwidth and ever denser storage devices, most of us have neglected to pay attention to the vast mountains of data that have been accumulating as a result of all this wonderful technology. »

« Everyone, but everyone, in every company that uses desktop or laptop PC, has the job of managing their own information. Some of us create personal taxonomies and file things carefully. Others rely on desktop search to find what they need. In any case, very few can see the point of deleting any of it: that disk is SO BIG and even if the information is of marginal (or no) value, saving it “just in case” is surely a good idea. »

« Think about this for a minute. How much time do you spend looking for, reading or rearranging files on your desktop? Even if you have a nifty desktop search engine that achieves perfect precision and recall of every single item you ever look for – and please, let us know if you do have that search engine – of what use is that information to your team or your company? The answer is ‘none at all’, unless you are there to find and interpret it for them. While you are on vacation, and I send you an email asking for ‘that document that I know we wrote but that I only have the 37 draft versions of versus number 38, which we decided was final’, I have NO ACCESS to your personal stash of goodies. And, everyone on our team has the same 38 versions (more or less) stored over and over and over again, on desktop, laptop, shared file drive, memory stick and (sometimes) in printed form, just for safekeeping. But storage is cheap and search is good (enough). So what? There are lots of “so whats?” »

« How much data does the company have? Where is that data? How much is it costing us to store it? Can we find what we need when we need it? Of what business value is the data that we are keeping? How often is it accessed? What are our legal and compliance obligations? Are we using it to its best advantage or are we keeping it because its simply too much trouble to sort the useful from the useless and bin what we can’t use? »

Définitivement, cette analyste chez Gartner vise juste. Elle décrit très bien la réalité de la non gestion des documents technologiques dans un très grand nombre d’entreprises et dans beaucoup d’organismes publics. L’espace disque coûte de moins en moins cher : so what!

À lire également sur ce blogue plusieurs billets de grand intérêt.

Michel Roberge

207 - Quelques souhaits de l’Union européenne pour 2010

L’Union européenne s’est donnée comme objectif d’assurer une gouvernance « transparente, accessible et ouverte ». Aussi, en ce début d’année, voici quelques-uns des souhaits qu’elle énonce, particulièrement ceux relatifs à la gestion documentaire :

Accès aux documents et aux registres
L’accès aux documents du secteur public est une obligation européenne pour les institutions depuis le règlement 1049/2001 qui sera probablement modifié au cours de 2010. Il semble que les impacts de ce règlement ne sont pas très satisfaisants : « recherche difficile pour les non-initiés, documents souvent invisibles pour les grands moteurs de recherche, absence de croisement possible entre les textes issus d’institutions différentes, mais pour une même procédure législative, pas de notification d’une nouveauté pour une procédure inter institutionnelle donnée si ce n’est sous une forme limitée pour l’observatoire législatif, études d’impact peu visibles, documentation de contexte, de background (études, auditions publiques, comitologie…) pourtant produite par l’Union, synergie défaillante avec les parlements nationaux. » En somme, des améliorations souhaitées afin d’offrir « des possibilités de recherche croisées, inter institutionnelles, thématiques et une réutilisation possible des textes afférents par les parlements nationaux et la société civile ».

Mieux créer et gérer les documents technologiques
La création des textes repose encore trop souvent sur l’utilisation simple de logiciels de traitement de textes tel que MS Word. « La réutilisation de ces textes dans la chaîne éditoriale (y compris les traductions et les amendements successifs) exigerait un outil plus rigoureux accessible et disponible sur Internet et permettant une structuration des documents ».

« Certaines institutions ne disposent pas encore d’un solide service interne de gestion des documents, de calendrier des obligations rédactionnelles, de ses versions successives, des notifications aux collaborateurs internes et externes, de ses différentes langues, de conservation pérenne, d’indexation… » Tout ce que préconisent certaines normes telles ISO 15489 et MoReq2.

Enregistrer et indexer les documents technologiques
« Certains penseront à tort qu’il suffit que Google "connaisse" les documents pour que le problème soit résolu. Mais comment parvenir à un Internet plus intelligent, plus sémantique sans un sérieux effort de catégorisation, d’indexation de tous les documents produits à l’aide de thesauri multilingues? » Cet énoncé est doux à mes oreilles. Comme quoi les moteurs de recherche ne sont pas la panacée (voir billet 204)! À l’évidence, la nécessité d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

194 – Paroles d'un sage

« Une abondance de connaissances ne rend pas l’homme plus sage pour autant. » (Héraclite d'Éphèse, philosophe grec, 540-480 AD)

Michel Roberge

191 – Réflexion personnelle

"Nous, intervenants en Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, sommes les artisans de la préservation et de l’exploitabilité de la mémoire organisationnelle. Mémoire sur laquelle s’appuient les décisions qui permettent de livrer des services et des produits de qualité aux citoyens, dans le cas des organismes publics, et aux clients, pour les organisations du secteur privé."

Michel Roberge

188 – Une situation inacceptable dans une Capitale nationale

Sous la plume du journaliste Jean-François Néron, du journal Le Soleil de Québec (article du 2009.11.25), on apprend que « Depuis 2008, les employés de la cour municipale [de Québec] doivent se munir d'un masque et de gants pour se rendre dans la salle des archives située au sous-sol de l'immeuble. Un dégât d'eau survenu à l'été 2007 a fait apparaître des champignons et endommagé des documents importants. »

Quand on pratique le métier de conseiller en gestion documentaire, qu’on est, par surcroît, citoyen contribuable dans une ville qui veut se hisser parmi les grandes capitales du monde et qu’on lit se court paragraphe en savourant un délicieux café au petit déjeuner, on est en droit de se demander si l’administration municipale a à cœur la préservation de son patrimoine documentaire. Ce n’est pas rien : ce sont les documents de la cour municipale, une cour de justice!

Faut-il rappeler que selon l'esprit et la lettre de la Loi sur les archives du Québec, les organismes publics québécois, dont les municipalités, doivent gérer et protéger leurs documents importants. Il y a fort à parier que notre bon maire va régler la question en un temps trois mouvements… acrobatiques.

Michel Roberge