Vient de paraître : Nommer les documents et les dossiers numériques

Voici un nouvel ouvrage publié par deux archivistes québécoises (Nicole Fournier et Martine Ménard) en format numérique seulement qui propose des pistes pour la dénomination des répertoires et des fichiers informatiques pour un repérage, une utilisation et gestion efficace des documents d’activité conservés en format numérique. L’ouvrage est disponible sur le site Web de KOBO.

Bonne lecture.

872 – Guide méthodologique : les outils de conversion vers le format PDF

Voici une étude des plus intéressante et utile sur la conversion des fichiers de bureautique en format PDF produite par le Service Interministériel des Archives de France – SIAF et la TGIR HumaNum ayant pour but de « conseiller les utilisateurs qui souhaiteraient utiliser ce format » Elle comprend « l’étude théorique du format PDF mais aussi des tests de logiciels de conversion au format PDF et de validateurs du format PDF. Après avoir défini dans une première étape ce qu’est le format PDF1, la deuxième étape consiste à étudier différents logiciels qui peuvent créer des fichiers PDF » (extrait de l’introduction)

À conserver dans sa boîte à outil.

Michel Roberge

862 - Voyage au centre… des serveurs d’entreprises

Avez-vous déjà imaginé la richesse d’information et la vétusté, voire l’inutilité d’une grande partie de celle-ci qui se cache dans les abysses des serveurs d’entreprises ? Là où, dans le dédale des multi répertoires, sont enfouis des millions de fichiers informatiques uniques ou en multiples exemplaires, créés ou reçus par tout un chacun, identifiés sans rigueur par des « générations » d’employés et parfois tombés dans l’oubli individuel, sectoriel et organisationnel !

D’un point de vue plus optimiste, prenez quelques minutes pour lire cet article publié sur le site Web LesEcho.fr qui traite du « dark-data d’entreprise », une valeur cachée, un atout économique indéniable.

À l’exemple du professeur de minéralogie Otto Lidenbrock du roman de Jules Verne qui entreprend un voyage vers le centre de la Terre en y entrant par un volcan islandais éteint, le Sneffels, à la recherche de richesses inconnues, cette question de mise en valeur du patrimoine numérique des organisations est un incontournable.

Michel Roberge

801 - Quelques conseils pour bien choisir son outil de numérisation dans une petite entreprise

Lu sur le site Web journaldunet.com :

 « 99 % des entreprises européennes sont des PME. Ensemble, elles génèrent deux emplois sur trois dans le secteur privé. Et contribuent à plus de 50 % de la production totale de toutes les entreprises en Europe. De plus, 9 PME sur 10 comptent moins de 10 employés. Elles constituent l'épine dorsale de l'économie européenne. […] 

Alors, comment se fait-il que, lorsqu'il s'agit d'utiliser des technologies destinées à aider les PME tout ce dont nous entendons parler sont les solutions d'entreprise à grande échelle ?

La plupart des petites entreprises n'ont pas, ne souhaitent pas ou ne requièrent pas de systèmes de gestion de documents globaux, de connexions entre les différents centres d'archivage de données ou de procédures complexes pour la gouvernance des documents. Ce qui les caractérise, c'est la nécessité de gérer leurs informations et leurs coûts de la manière la plus efficace possible. Pourtant, la décision de déployer un scanner présente de multiples avantages environnementaux, sociaux et financiers qui ne sont plus à démontrer, pour autant que le scanner couvre tous les aspects fonctionnels requis par l'entreprise.

La plupart des entreprises a déjà accès à un scanner, qui fait généralement partie intégrante d'une imprimante multifonction (MFP). »

Suit une description des différentes fonctions disponibles sur de tels appareils. Et l’auteur, Klaus Schulz, d’ajouter en conclusion :

« Au sein des entreprises des quantités croissantes de documents sont transmises par voie électronique. Cela représente cependant moins d'un tiers de l'ensemble des documents entrants. Pour les documents restant, les documents papier, les solutions de numérisation permettent de les faire entrer dans le workflow de l’entreprise. Ces documents ainsi scannés peuvent être partagés, modifiés, des informations peuvent en être extraites et ils peuvent être signés.

L’investissement de quelques centaines d'euros dans un scanner peut être récupéré en seulement quelques mois, même dans le cas des entreprises les plus petites pour autant que l’ensemble des fonctionnalités mentionnées plus haut soient prises en compte. »

Michel Roberge

Flash Info : L’humanité produit autant d’informations en deux jours qu’elle ne l’a fait en deux millions d’années

À lire cet article signé par Gabriel Siméon, publié sur le site Web de Libération et intitulé : Données le vertige (sic).

Voici un extrait pour vous mettre l’eau à la bouche :

« chaque minute, environ 350 000 tweets, 15 millions de SMS et 200 millions de mails sont envoyés au niveau mondial ; pendant le même laps de temps, des dizaines d’heures de vidéos sont mises en ligne sur YouTube, des centaines de milliers de nouveaux fichiers sont archivés sur les serveurs de Facebook.

L’ancien PDG de Google, Eric Schmidt, estimait en 2010 que nous produisions tous les deux jours environ 5 exaoctets (Eo, soit 10¹⁸ octets) d’informations… soit autant « qu’entre le début de la culture humaine et 2003 » !

Selon l’institut IDC, 1,8 zettaoctet de données (Zo, 10²¹ octets) a été créé en 2011. « L’information disponible à la surface de notre planète en 2020 devrait tourner autour des 40 Zo… Mais ces estimations sont rendues fausses d’année en année par les nouveaux usages », précise Jean-Yves Pronier, directeur marketing du gestionnaire de données EMC. »

L’avenir appartient-il à ceux qui sauront utiliser cette profusion ?  comme l’affirme d’entrée de jeu l’auteur.

 

Michel Roberge

711 - Gouvernance des documents électroniques

Définitivement, par les temps qui courent, nos collègues européens nous livrent des documents méthodologiques de qualité supérieure. C’est le cas de ceux de la République et canton de Genève qui vient de mettre en ligne un manuel de Bonne gouvernance des documents électroniques dans l'administration. Le guide traite des aspects suivants :

·         Les bases légales et les normes internationales

·         Les objectifs et les enjeux de la gestion des documents électroniques

·         La valeur légale des documents électroniques (en Suisse)

·         Les éléments fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques

o   Le cycle de vie du document

o   Le plan de classement et le calendrier de conservation

o   Les métadonnées

o   Le nommage des fichiers

o   Les formats de fichiers

o   La dématérialisation et la chaîne de numérisation

o   L’accès aux documents

o   La recherche plein texte

·         L’analyse de risques et sécurité

·         Les acteurs en présence

On trouvera en annexe la Liste des métadonnées obligatoires, les Règles de nommage des fichiers, les Formats de fichiers adaptés à l'archivage électronique, une fiche informative sur L'archivage et la destruction de l'information, les Normes ISO ainsi que les Exigences relatives à la bonne gouvernance des documents électroniques et à leur archivage.

Bonne lecture

Michel Roberge

693 – Un plan de retraite pour la perte d’un disque dur

Vu et entendu dans 007 Skyfall, cette conversation entre M, la supérieure de James Bond et Gareth Mallory, le responsable des Services secrets et de la Sécurité intérieure britannique :

 

M – Sauf votre respect, que fais-je ici?

Mallory – Il y a trois mois, vous avez égaré un certain disque dur contenant l’identité de presque tous les agents de l’OTAN infiltrés dans les organisations terroristes de par le monde. Une liste qui aux yeux de nos alliés n’a jamais existé. Alors, sauf votre respect, vous devriez savoir ce que vous faites ici.

M – Devons-nous-parler d’encadrement civil?

Mallory – Non. Nous devons parler d’un plan de retraite.

678 - Défis d’un système de gestion des documents d’activité électroniques (SGDAE)

Je lis toujours avec intérêt les trop rares billets qu’Arnaud Hulstaert publie depuis 2010 sur le site de Smals Research.

J'aimerais partager avec vous celui-ci intitulé    6 défis majeurs pour la mise en place d’un système d’archivage électronique avec lequel je suis en parfait accord :

 

·         L’environnement législatif et réglementaire

·         La sélection et la capture de l’information

·         La valeur de l’information et le niveau de sécurité y afférent

·         La définition des règles de conservation et de sort final

·         La mise en place d’une organisation et de procédures adéquates

·         La prise de décision

 

Bonne lecture.

 

Michel Roberge

365 - Analyseurs sémantiques et classification des fichiers informatiques

Depuis quelques années, des solutions logicielles d’analyse sémantique du contenu de fichiers informatiques composés de textes sur le marché. Ces outils puissants sont en mesure d’évaluer la structure syntaxique d’une phrase à partir de son sens. Le contexte d’utilisation des concepts ayant plus de poids que celui des mots. Prenons par exemple le mot « TABLE » : selon les définitions proposées par le dictionnaire du correcteur orthographique Antidote RX, il peut signifier à la fois :

• un meuble : une table où on prend les repas;
• la nourriture servie sur ce meuble : les plaisirs de la table;
• le meuble et le repas servi dans un restaurant : la meilleure table en ville;
• l’ensemble des personnes qui prennent leur repas autour de ce meuble : elle amuse toute la table avec son humour;
• un meuble servant à d’autres usages que les repas : table de travail, une table de jeu…;
• une surface plane naturelle : une table de granit;
• la partie plane d’un objet : une table d’enclume;
• la partie d’un instrument de musique sur laquelle les cordes sont tendues;
• une surface plane rectangulaire de petites dimensions sur laquelle on écrivait : une table de cire;
• la présentation d’informations sous forme de liste ou de tableau : une table analytique, chronologique, une table des conjugaisons…;
• un ensemble de personnes réunies à des fins de discussion : une table de concertation;
• …

Dans tous les cas, le contexte est essentiel pour donner un sens aux mots. Or ces analyseurs sémantiques, produits d’intelligence artificielle et de traitement du langage naturel, peuvent devenir de puissants assistants pour la classification automatisée des fichiers informatiques existants et futurs. Le tout en lien avec un schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Encore faut-il que cette arborescence soit de qualité supérieure dans son architecture logique et dans l’énoncé significatif des rubriques qui la composent. Plus la structure de classification est complète et rédigée à partir du vocabulaire propre aux activités et aux processus d’affaires et de gestion interne de l’organisation, plus les suggestions de classification et de classement des documents technologiques seront pertinentes.

Encore une autre bonne raison pour concevoir et développer des plans de classification à partir de principes directeurs rigoureux.

Michel Roberge

355 - Des normes sur les formats des documents publics

Cette semaine, à l’Université Laval, se tenait le Salon du logiciel libre du Québec. À la suite de la conférence de fermeture prononcée par la présidente du Conseil du Trésor, je note ce commentaire de monsieur Daniel Pascot, directeur du Département des systèmes d’information organisationnels de la même université rapporté le 8 décembre 2010 dans le journal Le Soleil: « Je suis […] déçu qu’il n’ait pas été question d’adopter des normes sur les formats des documents publics. Il faut s’assurer qu’ils puissent être consultés par n’importe quel logiciel dans 10, 15 ans ». J’ajouterais en permanence en ce qui concerne les documents d’archives. Et pourtant, le Québec a adopté en 2001, depuis bientôt dix ans, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Et qu’est-ce qu’on y lit aux articles 63 et 64 de cette loi :

« 63. Pour favoriser l'harmonisation, tant au plan national qu'international, des procédés, des systèmes, des normes et des standards techniques mis en place pour la réalisation des objets de la présente loi, un comité multidisciplinaire est constitué. […]

64. Le comité pour l'harmonisation des systèmes et des normes a pour mission d'examiner les moyens susceptibles:

1° d'assurer la compatibilité ou l'interopérabilité des supports et des technologies ainsi que des normes et standards techniques permettant de réaliser un document technologique, de le signer ou de l'utiliser pour effectuer une communication; »

Le comité a été effectivement constitué en mars 2010 (Hé oui, neuf ans après l'adoption de la loi - voir mon billet 243). Et depuis, plus de nouvelles!

Michel Roberge

303 – Un environnement sans papier

Dans le thriller La faute à pas de chance, le héros de Lee Child, Jack Reacher, qui enquête sur la disparition d’un membre de son ancienne unité d’élite de la CIA, un dénommé Swan, est confronté aux principes de gestion documentaire que lui explique la directrice des ressources humaines de la société New Age :

(p. 183) « Il n’y a aucune note manuscrite, chez nous. Pas de papiers. Ni plumes ni crayons. Sécurité de base. Vous êtes dans un environnement sans papier. Beaucoup plus sûr. C’est une règle. Il suffit de songer à écrire pour être viré. C’est fait sur ordinateur. Nous disposons d’un réseau indépendant avec des pare-feu sécurisés et un contrôle aléatoire des données. […] Quelqu’un part d’ici et trente minutes après, son disque dur est retiré de son ordinateur et détruit. Cassé. Matériellement cassé. À coups de marteau. C’est une autre règle de sécurité. »

Quelques jours plus tard, Reacher met en doute les informations initialement reçues :

(pp. 284-285) « Les gens prennent des notes. Font de petits dessins. Ils travaillent mieux avec du papier et un crayon. Ça n’existe pas , un environnement complètement dépourvu de papier. […] La première fois qu’on lui a parlé, [la directrice des ressources humaines] nous a dit que Swan utilisait son morceau du mur de Berlin comme presse-papier. Ça ne doit pas être facile d’utiliser un presse-papier dans un environnement sans papier, non? […] La première fois qu’on y a été, on a dû attendre avant de pouvoir entrer dans le parking […]. Un camion était en train de franchir le portail. […] Livraison ou réparation de photocopieur. Pas évident d’utiliser un photocopieur dans un environnement sans papier, non? »

Lee Child. – La faute à pas de chance. – Paris, Éditions du Seuil, 2010. – 449 pages.

Toujours intéressantes ces réflexions de romanciers qui ne sont pas spécialistes du métier.

Michel Roberge

294 - Les avatars technologiques des archives personnelles d’un écrivain

Voici un bel exemple des problèmes potentiels relatifs à la pérennité des documents d’archives et du filtre de l’information imposée par les technologies de l’information (TI).

L’écrivain Salman Rushdie a récemment cédé ses archives personnelles à l’Emory University d’Atlanta. Le problème comme le relatent Pierre Assouline dans son blogue du journal Le Monde et Patricia Cohen dans le New York Times, c’est qu’une bonne partie des 18 gigaoctets de fichiers informatiques ne sont pas lisibles ce qui pose un dilemme archivistique important : « soit sauvegarder ces archives de manière fragmentaire au risque de faire disparaître l’unité de leur présentation d’origine, soit la conserver et recréer son univers électronique au risque de rater la sauvegarde ». Parce que l’écrivain a déjà déclaré que « l’écriture sur écran a modifié sa manière et son style », les archivistes de l’université « ont opté pour la deuxième solution, convaincus que l’organisation du travail d’un écrivain, la composition de ses écrits dans leur ordre et leur disposition même, l’inventaire des sites qu’il a consultés pendant qu’il préparait son roman, sont aussi importants que le contenu ».

Ce fait divers n’est pas sans me rappeler ce commentaire de Jean-Claude Carrière dans N’espérez pas vous débarrasser des livres (Paris : Grasset, 2009. – pp. 123-124) : « Ce qui me manque, avec l’usage de l’ordinateur, ce sont les brouillons. […] Il me manque ces ratures, ces mots jetés en marge, ce premier désordre, ces flèches qui partent dans tous les sens et qui sont une marque de vie, de mouvement, de recherche encore confuse. Et autre chose : la vision d’ensemble ».

La question de la qualité et de la fiabilité des archives dont on dispose peut être légitimement soulevée à partir de cette réflexion de Jean-Claude Carrière (même source, p. 73) : « La mémoire est une question de choix, de préférences, de mises à l’écart, d’omissions volontaires et involontaires… Je suis historien de formation et je sais à quel point nous devons nous méfier des documents censés nous livrer la connaissance exacte des événements du temps passé ».

Michel Roberge

271 – Longévité de l’information numérique

Un ouvrage à lire absolument pour quiconque est préoccupé par les questions relatives à la conservation à moyen et à long terme des documents technologiques. Une étude réalisée par Jean-Charles Hourcade, Franck Laloë et Erich Spitz sous l’égide de l’Académie des technologies et de l’Académie des sciences de l’Institut de France (EDP Science, 2010. – 106 pages).

On y constate qu’avec production croissante d’informations électroniques la durée de vie des supports technologiques « n’a jamais été aussi courte » pour leur conservation « sur des décennies ou un siècle ». Les auteurs affirment d’ailleurs que cette durée de vie est d’environ 5 à 10 ans, même moins la qualité de fabrication des supports. D’où la nécessaire mise en place d’un programme de « migration perpétuelle » de support en support.

Certaines données sur la durabilité des cédéroms et des dévédés font froid dans le dos et nous sensibilisent sur la distinction entre les capacités de stockage des supports technologiques grandissantes à des coûts de plus en plus bas et la pérennité des documents qui y sont sauvegardés.

Si la question « Les données que nous voulons garder vont-elles s’effacer? » vous intéresse…

Michel Roberge

246 – L’iPad d’Apple aux Oscars 2010

Pour ceux et celles qui l’ont ratée, voici la première publicité télévisée qui présente le iPad et qui a été diffusée pendant la 82e cérémonie des Oscars qui s’est tenue au Kodak Theatre de Los Angeles le 7 mars 2010. La chanson qui accompagne ce spot publicitaire s'intitule There Goes My Love signée par le groupe The Blue Van :



Pendant ce temps, toujours pas de nouvelles de la Tablette de lecture... québécoise (l’ExoPC Slate) en gestation à Rimouski.

Michel Roberge

239 - Le bureau sans papier, une utopie ?

Je vous soumets cette opinion d’un fournisseur de matériel de rangement européen publiée sur le site Com-unik.info qui met en évidence certaines attitudes. Je vous laisse en juger par vous-mêmes :

« Le bureau sans papier et sans classeur n’existe pas. Les progrès technologiques des dernières années ont permis de limiter l’amoncellement […][des contenants physiques], mais tout ne peut pas être converti en document électronique.

Il ne sera pas possible d’éliminer complètement le papier, mais il peut et il devrait y en avoir beaucoup moins. Encore aujourd’hui, la plupart des professionnels qui reçoivent leurs dossiers sur papier, les scannent, mais conservent malgré tout la version papier. […]

Certaines personnes sont horrifiées à l’idée d’un vrai monde sans papier et s’inquiètent que la méthode actuelle de lecture des documents tombe en désuétude dans un proche avenir, alors que la conservation de documents […] [dans des contenants physiques] a fait ses preuves depuis des siècles. Pourtant contre toute attente, l’utilisation du papier a de fait augmenté ces dernières années. Les utilisateurs d’ordinateurs peuvent facilement presser le bouton "Imprimer" et accumuler un vaste éventail de documents en format papier. Certains évoquent l’importance de toucher le papier et de conserver un dossier dans un classeur de bureau.

Il faut savoir que les secrétaires passent beaucoup de temps à classer et à manipuler du papier et sur un bureau électronique, c’est pareil [ce qui est très vrai]. Il faut ranger et être ordonné un minimum.

Le plus grand obstacle au bureau sans papier n’est pas technologique, il est conceptuel [tout à fat d'accord : voir mon commentaire plus bas]. En cas du tout électronique, personne ne peut manipuler le dossier ou toucher le papier et certains avocats y voient un concept difficile à gérer. Il faudrait d’abord faire évoluer les attitudes. »

Pour ma part, mon expérience sur le terrain m’amène à considérer que tant qu’on ne changera pas nos habitudes de vouloir ranger « physiquement » (sauvegarder) et utiliser dans un ordre logique (arborescence de répertoires) les documents technologiques, la gestion des documents ne sera pas efficiente. Et ce, même si une couche technologique dite de collaboration et de gestion des versions vient chapeauter le tout ou, qu'en pallèle et sans lien avec la gestion des documents en format papier, une solution dite de GED prenne en charge la portion électronique de l'information.

À mon avis, la clé d’un véritable bureau avec de moins en moins de papier réside dans un amalgame de composantes virtuelles (schéma de classification des activités et planification du cycle de vie) et technologiques alimentées manuellement ou de façon automatique (véritable solution de Gestion intégrée des documents – GID) dans un environnement de travail le plus convivial possible. C'est le défi de la prochaine décennie.

Michel Roberge

207 - Quelques souhaits de l’Union européenne pour 2010

L’Union européenne s’est donnée comme objectif d’assurer une gouvernance « transparente, accessible et ouverte ». Aussi, en ce début d’année, voici quelques-uns des souhaits qu’elle énonce, particulièrement ceux relatifs à la gestion documentaire :

Accès aux documents et aux registres
L’accès aux documents du secteur public est une obligation européenne pour les institutions depuis le règlement 1049/2001 qui sera probablement modifié au cours de 2010. Il semble que les impacts de ce règlement ne sont pas très satisfaisants : « recherche difficile pour les non-initiés, documents souvent invisibles pour les grands moteurs de recherche, absence de croisement possible entre les textes issus d’institutions différentes, mais pour une même procédure législative, pas de notification d’une nouveauté pour une procédure inter institutionnelle donnée si ce n’est sous une forme limitée pour l’observatoire législatif, études d’impact peu visibles, documentation de contexte, de background (études, auditions publiques, comitologie…) pourtant produite par l’Union, synergie défaillante avec les parlements nationaux. » En somme, des améliorations souhaitées afin d’offrir « des possibilités de recherche croisées, inter institutionnelles, thématiques et une réutilisation possible des textes afférents par les parlements nationaux et la société civile ».

Mieux créer et gérer les documents technologiques
La création des textes repose encore trop souvent sur l’utilisation simple de logiciels de traitement de textes tel que MS Word. « La réutilisation de ces textes dans la chaîne éditoriale (y compris les traductions et les amendements successifs) exigerait un outil plus rigoureux accessible et disponible sur Internet et permettant une structuration des documents ».

« Certaines institutions ne disposent pas encore d’un solide service interne de gestion des documents, de calendrier des obligations rédactionnelles, de ses versions successives, des notifications aux collaborateurs internes et externes, de ses différentes langues, de conservation pérenne, d’indexation… » Tout ce que préconisent certaines normes telles ISO 15489 et MoReq2.

Enregistrer et indexer les documents technologiques
« Certains penseront à tort qu’il suffit que Google "connaisse" les documents pour que le problème soit résolu. Mais comment parvenir à un Internet plus intelligent, plus sémantique sans un sérieux effort de catégorisation, d’indexation de tous les documents produits à l’aide de thesauri multilingues? » Cet énoncé est doux à mes oreilles. Comme quoi les moteurs de recherche ne sont pas la panacée (voir billet 204)! À l’évidence, la nécessité d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

204 – La solution à l’infobésité

Dans un article intitulé « Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations » et publié dans le journal Les affaires du 19 décembre 2009 au 8 janvier 2010, le journaliste Alain McKenna affirme que « Regrouper des informations en une base de données unique réduit le risque de sombrer dans l’infobésité ». Pour appuyer ses propos d’un point de vue de TI, l’auteur cite des statistiques qui ont une influence sur la productivité dans les organisations :

· 28 % du temps des employés de bureau est consacré à « ouvrir des courriels, à surveiller leur messagerie instantanée et à consulter leur téléphone cellulaire ».
· 20 % du temps de travail est consacré « à éliminer l’information inutile » [à condition évidemment de savoir qu’est-ce qui est vraiment inutile].
· « En 2011, l’information numérique sera dix fois plus importante qu’en 2006 ».
· « En 2007, pour la première fois, on a généré plus d’information qu’il était possible d’en stocker ».

Une des solutions « miracles » proposées est l’utilisation de moteurs de recherche présentés comme une option pour structurer et regrouper les données et pour en indexer le contenu « dans une base de données unique où il sera plus facile de les retracer ».

À moins que je ne me trompe, mais il me semble qu’un moteur de recherche n’est pas un outil de structuration de l’information comme peut l’être une véritable solution logicielle de Gestion intégrée des documents (GID). Les moteurs de recherche indexent les contenus et permettent de générer certaines facettes d’identification et de repérage des fichiers informatiques à partir du texte ou des métadonnées. Et à ce titre, ce sont des outils puissants pour dynamiser une accumulation non structurée et non normalisée de documents électroniques.

Mais ils ne permettent pas de faire de liens entre les différents documents pour la constitution de dossiers, fondement même de la gestion des affaires dans une organisation. Et surtout, ils ne font pas le pont entre la portion en format papier qu’on voudrait peut-être bien faire disparaître, mais qui est encore omniprésente, quoi qu’en disent certains intervenants en TI. Pas possible non plus de gérer le cycle de vie avec de tels engins.

Alors, d’un point de vue de GID, il faut promouvoir effectivement le regroupement des documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) dans une même base de données organisationnelle dont la gestion est assurée par une solution logicielle de GID qui intègre les outils conçus spécifiquement pour structurer et gérer le cycle de vie de ces documents. Dans le langage du métier : un ou des schémas de classification sur la base duquel ou desquels peuvent se constituer les dossiers (physiques ou virtuels) et un calendrier de conservation qui calcule lors de l’enregistrement des unités documentaires leur durée de vie utile et qui fixe leur sort final lorsqu’ils deviennent inutiles à des fins de gouvernance.

Michel Roberge

195 – Mettre fin au mythe qu’archivage électronique = gestion des documents

Le stockage sans élimination des fichiers informatiques, incluant les courriels, est une pratique courante dans les organisations. Le coût décroissant des supports technologiques incite à perpétuer des pratiques de non-gestion des documents électroniques. Plutôt que de supprimer des unités documentaires ayant perdu leur valeur administrative, financière ou juridique et n’ayant aucune valeur archivistique, historique ou patrimoniale, on choisit de les extraire et de les stocker sur des supports dit « d’archivage » : rubans, cédéroms, dévédés… Ce choix est compréhensible pour les milliers, les centaines de milliers, voire les millions et les centaines de millions de fichiers accumulées au cours des ans, identifiés et sauvegardés dans des structures de répertoires sans normes de dénomination. Essayez donc d’appliquer des règles de conservation sur des volumes pharaonesques de documents aux multiples copies et versions! Et en les mettant sur ces voies d’évitement, il y a fort à parier que jamais on osera intervenir dans le futur pour les détruire au risque de conserver de l’information qui aurait eu avantage de disparaître en toute légalité. Les unités de lecture risquant de devenir obsolètes, on y perdra peut-être des documents importants.

Il faut renverser la vapeur aujourd’hui pour demain. Il faut adopter une démarche véritable de gestion des documents technologiques, en lien ou non avec la portion en format papier des dossiers qu’ils complètent. Le mot « gestion » doit avoir un sens : « gérer » des documents et des dossiers consiste à les enregistrer dans une mémoire organisationnelle en en normalisant l’identification, la classification, les relations physiques ou virtuelles afin de pouvoir les repérer, les consulter, les utiliser et d’en gérer le cycle de vie. Et ce, au moyen des outils de gestion documentaire et des processus organisationnels efficaces et efficients. De sorte que lorsque la vie utile des dossiers est terminée, toutes leurs composantes en format papier et technologiques puissent être éliminées ou véritablement archivées à partir de quelques clics.

C’est la raison d’être même de la mise en place d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID) dans une organisation, quelle que soit sa taille : la solution étant proportionnelle au besoin.

Michel Roberge

123 – Laissons passer les clowns

Dans le billet précédent, je m’insurgeais contre certaines déclarations à l'emporte-pièce d’un blogueur soi-disant spécialiste en GÉD (Gestion Électronique de Documents) sur la valeur juridique des images numériques issues du transfert de support de documents en format papier. Je récidive pour vous faire partager encore une fois de ses talents d’improvisateur humoriste. Attachez bien votre ceinture : c’est un départ :

« … il faut différencier la gestion documentaire de la gestion électronique » [Ça commence bien].

« Plusieurs firmes s’identifient comme faisant de la GED alors qu’en fait, ils [sic] fournissent un logiciel électronique [Je ne savais pas qu’il y avait des logiciels non électroniques!] pour effectuer votre gestion documentaire. Le logiciel est alors un genre de bible [Un genre de bible…!] sur lequel nous pouvons effectuer toutes sortes de recherches par mots pour ainsi savoir où se situe le document en questions [sic] dans nos archives [Énoncé de cette manière, il me semble qu'un GPS serait plus utile], tel le fonctionnement d’une bibliothèque municipale [Ah bon! Si vous le dites.] ».

Toujours selon l’auteur qui partage ses connaissances, son expertise et certainement son savoir-faire, saviez-vous que la GÉD « apporte un changement majeur à la gestion documentaire » ? Car « on ne conserve plus les documents physiquement. Ils sont numérisés, indexés le plus précisément possible et par la suite, respectant certaines normes de sécurité et d’accès à l’information [Mais qu’est-ce que l’accès à l’information a à voir avec la destruction des documents?], ils peuvent être complètement détruits » [Pour être aussi catégorique, il doit être certain de son coup. Mais dans ce concept de GÉD, qu'en est-il des autres fichiers informatiques et des courriels? Oups, petit oubli!].

Et ça continue : la GÉD a pour avantages l’ « économie d’espace » [il y tient vraiment, voir billet 122], la « centralisation des informations à partager », l’« économie de temps », la « sécurité de conservation » et le « droit d’accès précis » [Qu'est-ce que ça peut bien vouloir dire?]. Des exemples :

« N’ayant plus à conserver les documents [Il est certain que la GÉD = destruction des documents!], on ne paye plus l’espace dédié à cette tâche [Cette tâche? Quelle tâche?]. Certaines organisations louent des locaux ou des voutes [sic] principalement pour leur [sic] archives. D’autres pourront agrandir leurs locaux par l’intérieur [Comment peut-on agrandir des locaux par l’intérieur? J’y ai songé toute la nuit dernière et je n’ai toujours pas trouvé de réponse à cette question].

Évidemment, vous aurez deviné que les « documents ne sont plus soit [sic] éparpillés dans plusieurs lieux physiques ou même dans plusieurs fichiers et sous fichiers [Hein! Des documents peuvent être éparpillés dans plusieurs fichiers? Dans plusieurs sous-fichiers? Je ne suis pas très fort en informatique, mais là il y a quelque chose qui m’échappe!] sous une arborescence Windows [Faut-il comprendre que la GÉD ne peut pas s’appliquer sous une arborescence Linux ou Mac OS!].

Pas de problème, un « bon logiciel d’archivage [En effet, il vaut mieux en choisir un bon, car qu’est-ce que ça serait s’il était mauvais?] agira comme une grosse bibliothèque virtuelle [Grosse comment? Comme la Library of Congress ou la Bibliothèque Gabrielle-Roy de Québec?] et sera accessible de n’importe quel ordinateur dans le monde [Et voilà, la solution technologique qui règle tout!].

Ne vous en faites pas, il n’y a aucune pensée magique dans ces judicieux conseils : « Étant centralisés dans un logiciel d’archivage [Si je comprends bien, tous les documents sont centralisés dans le logiciel d’archivage!], on ne perd plus de temps à rechercher nos documents dans des classeurs ou des boîtes. On tape le mot clef et en quelques secondes [Ça m’apparaît un peu long "quelques secondes"], on trouve l’information désirée, tel le moteur de recherche Google » [Bonne chance : dans Google, on trouve à peu près n’importe quoi. Par exemple, tapez-y GÉD et vous obtiendrez un minimum de 20 000 000 de réponses].

L’énoncé suivant est un petit bijou : « Vos informations sont à l’abrie [sic] de tous sinistres, vols, bris, ou vieillissement [C’est vrai que les documents électroniques sont des objets éternels]. Si votre matériel informatique est endommagé, on peut restaurer vos données de n’importe quel ordinateur la journée même [Quelle efficacité, ça me rassure!].

« Finalement [Oui, il est temps d’en finir], on peut donner des droits d’accès aux usagers comme bon nous semble [On a tout avantage à être copain copain avec l’administrateur du système!].

Après avoir mélangé les pommes et les oranges (« la GED permet de classer à peu près tout : photos, documents, pdf, word, etc,… ») [Faut-il comprendre qu’il y a des documents et d’autres objets tels que des photos, des pdf et des word qui n’en sont pas?], notre spécialiste en herbe redevient sérieux : « Il s’agit par contre [dit-il] de bien s’informer lors de l’achat d’une telle solution. Ne connaissant pas le domaine [Qui du client ou du consultant?] qui est de plus en plus compétitif [Pour être compétitif, le domaine est compétitif! Mais ça veut dire quoi « le domaine est de plus en plus compétitif »?], il est facile de trop dépenser [Ça serait quoi trop dépenser?] pour une solution qui n’est pas tout à fait adaptée à nos besoins [Maintenant, je comprends mieux, c’est à ses besoins qu’il pense]. « De plus, il faut considérer la simplicité du logiciel [KISS : Keep It Short and Simple, n’est-ce pas?] et gérer les réticences aux changements reliés à la gestion de flux de travail [J’imagine qu’en bon francophile, il est question ici de « workflow », mot clé qui paraît bien dans la conversation consultant-client. Mais avouez que ce petit bout de phrase demanderait un peu plus d’explication : la cause des réticences au changement serait la gestion des flux de travaux?] pour rendre l’investissement [autre mot clé qui a de l’impact dans un argumentaire] le plus rentable possible [argument ultime].

Admettez avec moi que le billet de ce pauvre blogueur illustre à quel point il y a de ces pseudo spécialistes qui s’immiscent trop souvent dans notre métier. On peut peut-être en rire, mais attention : certaines organisations prendront malheureusement un risque non calculé en appuyant leur choix de conseillers en gestion documentaire sur de tels propos. Je crois fermement qu’il faut dénoncer l’intrusion de ces peddleurs [québécisme : marchands ambulants qui voyagent d’un village à l’autre - expression aussi utilisée en Acadie] de services qui véhiculent des messages aussi fallacieux, voire dangereux. La gestion des documents administratifs et des documents d'archives permanentes est un système trop important dans une organisation pour qu’elle soit abordée de façon aussi empreinte d’amateurisme et d’opportunisme.

Michel Roberge

110 - Les avocats et la valeur juridique des documents technologiques

C’est à Montréal que se tenait les 20 et 21 avril 2009 Legal IT 3.0, la plus grande et la plus importante conférence de l’année au Canada sur l’impact des technologies de l’information et leur potentiel pour le droit. La rencontre permettait aux participants d’échanger, entre autres, sur la preuve électronique, le traitement électronique des litiges, la gestion électronique des transactions d’affaires, le contrôle de la surdose d’information, la propriété intellectuelle, la cyberjustice… Les conférenciers provenaient à la fois de cabinets privés, d’institutions gouvernementales, de la magistrature, d’universités, de centres de recherche affiliés, d’entreprises et d’organismes axés sur le développement et l’utilisation de technologies de partout au Canada, des États-Unis, d’Australie et de France.

Je vous invite à lire le compte rendu qu’en a fait Alain Beaulieu,le 23 avril 2009, dans le journal Direction informatique : il y est question du nombre croissant et de la variété des documents technologiques créés et reçus dans les organisations, del’importance d’une saine gestion documentaire et de la résistance au changement dans les milieux juridiques. L’auteur termine son article en citant deux conférenciers qui présentaient la situation aux États-Unis.

Michel Roberge