Je vous soumets cette opinion d’un fournisseur de matériel de rangement européen publiée sur le site Com-unik.info qui met en évidence certaines attitudes. Je vous laisse en juger par vous-mêmes :
« Le bureau sans papier et sans classeur n’existe pas. Les progrès technologiques des dernières années ont permis de limiter l’amoncellement […][des contenants physiques], mais tout ne peut pas être converti en document électronique.
Il ne sera pas possible d’éliminer complètement le papier, mais il peut et il devrait y en avoir beaucoup moins. Encore aujourd’hui, la plupart des professionnels qui reçoivent leurs dossiers sur papier, les scannent, mais conservent malgré tout la version papier. […]
Certaines personnes sont horrifiées à l’idée d’un vrai monde sans papier et s’inquiètent que la méthode actuelle de lecture des documents tombe en désuétude dans un proche avenir, alors que la conservation de documents […] [dans des contenants physiques] a fait ses preuves depuis des siècles. Pourtant contre toute attente, l’utilisation du papier a de fait augmenté ces dernières années. Les utilisateurs d’ordinateurs peuvent facilement presser le bouton "Imprimer" et accumuler un vaste éventail de documents en format papier. Certains évoquent l’importance de toucher le papier et de conserver un dossier dans un classeur de bureau.
Il faut savoir que les secrétaires passent beaucoup de temps à classer et à manipuler du papier et sur un bureau électronique, c’est pareil [ce qui est très vrai]. Il faut ranger et être ordonné un minimum.
Le plus grand obstacle au bureau sans papier n’est pas technologique, il est conceptuel [tout à fat d'accord : voir mon commentaire plus bas]. En cas du tout électronique, personne ne peut manipuler le dossier ou toucher le papier et certains avocats y voient un concept difficile à gérer. Il faudrait d’abord faire évoluer les attitudes. »
Pour ma part, mon expérience sur le terrain m’amène à considérer que tant qu’on ne changera pas nos habitudes de vouloir ranger « physiquement » (sauvegarder) et utiliser dans un ordre logique (arborescence de répertoires) les documents technologiques, la gestion des documents ne sera pas efficiente. Et ce, même si une couche technologique dite de collaboration et de gestion des versions vient chapeauter le tout ou, qu'en pallèle et sans lien avec la gestion des documents en format papier, une solution dite de GED prenne en charge la portion électronique de l'information.
« Le bureau sans papier et sans classeur n’existe pas. Les progrès technologiques des dernières années ont permis de limiter l’amoncellement […][des contenants physiques], mais tout ne peut pas être converti en document électronique.
Il ne sera pas possible d’éliminer complètement le papier, mais il peut et il devrait y en avoir beaucoup moins. Encore aujourd’hui, la plupart des professionnels qui reçoivent leurs dossiers sur papier, les scannent, mais conservent malgré tout la version papier. […]
Certaines personnes sont horrifiées à l’idée d’un vrai monde sans papier et s’inquiètent que la méthode actuelle de lecture des documents tombe en désuétude dans un proche avenir, alors que la conservation de documents […] [dans des contenants physiques] a fait ses preuves depuis des siècles. Pourtant contre toute attente, l’utilisation du papier a de fait augmenté ces dernières années. Les utilisateurs d’ordinateurs peuvent facilement presser le bouton "Imprimer" et accumuler un vaste éventail de documents en format papier. Certains évoquent l’importance de toucher le papier et de conserver un dossier dans un classeur de bureau.
Il faut savoir que les secrétaires passent beaucoup de temps à classer et à manipuler du papier et sur un bureau électronique, c’est pareil [ce qui est très vrai]. Il faut ranger et être ordonné un minimum.
Le plus grand obstacle au bureau sans papier n’est pas technologique, il est conceptuel [tout à fat d'accord : voir mon commentaire plus bas]. En cas du tout électronique, personne ne peut manipuler le dossier ou toucher le papier et certains avocats y voient un concept difficile à gérer. Il faudrait d’abord faire évoluer les attitudes. »
Pour ma part, mon expérience sur le terrain m’amène à considérer que tant qu’on ne changera pas nos habitudes de vouloir ranger « physiquement » (sauvegarder) et utiliser dans un ordre logique (arborescence de répertoires) les documents technologiques, la gestion des documents ne sera pas efficiente. Et ce, même si une couche technologique dite de collaboration et de gestion des versions vient chapeauter le tout ou, qu'en pallèle et sans lien avec la gestion des documents en format papier, une solution dite de GED prenne en charge la portion électronique de l'information.
À mon avis, la clé d’un véritable bureau avec de moins en moins de papier réside dans un amalgame de composantes virtuelles (schéma de classification des activités et planification du cycle de vie) et technologiques alimentées manuellement ou de façon automatique (véritable solution de Gestion intégrée des documents – GID) dans un environnement de travail le plus convivial possible. C'est le défi de la prochaine décennie.
Michel Roberge
Michel Roberge
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