1118 - Collaboration à une journée de réflexion de collègues ivoiriens

Le 15 août dernier, j’ai eu le plaisir et l’honneur de participer au moyen d'une communication vidéo à la rencontre annuelle de professionnels des archives organisée à Abidjan-Cocody par le Collectif pour la promotion des archives en Côte-d’Ivoire, sous le thème « La révolution archivistique 2 ». Au programme :

• État des lieux des archives en Côte-d’Ivoire
• Archivage et bonne gouvernance
• Promotion des archives en Côte-d’Ivoire
• Insertion professionnelle des archivistes
• Modernisation des archives : TIC et archivage
• Valeur juridique des archives électroniques en Côte-d’Ivoire

Mon intervention a porté sur

• les défis actuels de la gestion intégrée des documents (GID),
• le nouvel encadrement normatif issu d’ISO, particulièrement avec les nouvelles normes de la série 30300
• et, finalement sur la démarche pour l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire.

992 - Records Management et Archivage électronique : les confusions à éviter

Je ne suis pas certain qu’à la lecture de cet article publié sur le site Web de sollan.com un néophyte puisse faire la part des choses entre

• Archivage
• Archivage électronique
• Archive
• Archive courante
• Archive définitive
• Archive intermédiaire
• Document
• Document d’activité
• Document dans une version finie
• Document dans une version non modifiable
• Document dans une version signée
• Document dans une version validée
• Document essentiel
• Document figé
• Document validé
• Gestion des documents d’activité
• Politique d’archivage
• Politique de sélection de conservation
• Record
• Records Management

Ouf ! Pas facile de cibler la portée d'un système de gestion des documents d'activité (SGDA).

Profitez-en pour lire le commentaire de Michel Cottin quant à l’origine de la traduction de l’expression « Records Management » par « Gestion des documents d’activité ». Un choix que j’ai appuyé dès qu’il fut proposé au début de la rédaction, entre autres, des nouvelles normes ISO de la série 30300.

Michel Roberge

990 – L’ESAGED et la certification à la norme ISO 30301

L’Escola Superieur d’Arxivistica i Gestio de documents est le premier organisme à proposer une certification à l’ISO 30301. L’ESAGED fait partie de la fondation de l’Université Autonome de Barcelone (FUAB), qui développe des projets d’enseignement à côté de l’offre académique. Elle est le résultat d’une demande collective pour avoir un centre de formation en archives de niveau universitaire. C’est un centre de recherche et de consultation en archives et en gestion des documents.

Je vous invite à lire cet article paru sur le site Web Records management is the new black qui explique pourquoi et comment cette institution catalane a mis en place la première certification à la norme ISO 30301

977 – La nouvelle version de la norme ISO 15489 sur la gestion des documents d’activité s’en vient.

J’ai eu l’occasion de prendre connaissance de la nouvelle mouture de la norme ISO 15489 Information et documentation - Gestion des documents d’activité (autrefois « Records Management » -  Partie 1 : Principes et concepts.

L’AFNOR la décrit ainsi :

« Le présent document détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, d’intégration et de gestion des documents d'activité. Il décrit les concepts et les principes relatifs

a) aux documents d'activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires ;

b) aux politiques, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion efficace des documents d'activité ;

c) à l'analyse continue du contexte opérationnel et de la définition des exigences en matière de documents d'activité ;

d) aux contrôles des documents d'activité ; et

e) aux processus de création, d’intégration et de gestion des documents d'activité.

Il s'applique à la création, à l’intégration et à la gestion des documents d'activité, indépendamment de leur structure ou de leur forme, dans tous les types d'environnements opérationnels et technologiques, et dans le temps. »

Dans sa forme actuelle, la nouvelle version de cette norme qui devrait être diffusée officiellement au cours de la présente année va très certainement davantage répondre aux attentes des spécialistes de la gestion des documents d’activité tant québécois que du reste de la francophonie. Ce qui était loin d’être le cas dans la version d’avril 2002.

Michel Roberge

955 – Versions françaises des normes ISO 30302 et 15489 : gestion des documents d’activité

La troisième norme ISO dans la série 3030x portant sur le système de gestion des documents d'activité devrait être accessible d’ici la fin de l’année 2014. En effet, la révision de la traduction française de l’ISO 30302 - Information et documentation -  Système de gestion des documents d’activité - Lignes directrices de mise en œuvre vient d’être complétée. Un certain nombre de spécialistes de la Francophonie, dont du Québec, se sont assurés, comme dans le cas de le la 30300 et de la 30301, que le vocabulaire utilisé correspond aux usages communs.

D’autre part, la nouvelle mouture de la 15489 devrait être diffusée d’ici l’été 2015. Cette norme en avait grandement besoin tant pour son contenu que pour la piètre qualité de sa traduction française. Elle devrait d'ailleurs s’intituler Information et documentation -  Gestion des documents d’activité. Elle sera évidemment harmonisée avec les normes de la série 3030x.

Il est à espérer que les rédacteurs procéderont avec rigueur à la réécriture de ce document normatif en en normalisant le contenu. Dans la version actuelle, l’alternance, entre autres, entre la notion d’« archives » et de « document » portait grandement à confusion. On aura aussi avantage à simplifier les énoncés de principes et à éviter les aller-retour parfois plus ou moins utiles entre les « Principes directeurs » et le « Guide pratique ». Je me suis d’ailleurs toujours demandé la raison d’être du « Guide pratique » qui me semblait aussi théorique que les « Principes directeurs ».

Globalement, je souhaite que le résultat final soit compréhensible, même par un spécialiste du domaine. Je me rappelle qu’en 2001, lors de la sortie du texte actuel, avoir mis des semaines à en comprendre les tenants et aboutissants, bien que l’ensemble correspondait, somme toute, aux bonnes pratiques du métier. La mauvaise traduction française de l’époque a certainement contribué au faible taux de référence et de l’intégration de cette norme au Québec dans les processus de conception, de développement, de déploiement et de maintenance des systèmes de gestion des documents d’activité.

Et il aura fallu l’introduction des normes de la série 3030x pour qu’on finisse par trouver à l’expression « Records Management » un équivalent français qui a fait consensus dans la Francophonie : la gestion des documents d’activité.

Michel Roberge

934 – La nouvelle version 2015 de la norme ISO 9001 et la gestion des documents d’activité

Lu sur le site ANFOR bivi – Qualité – Bibliothèque virtuelle documents et normes  cet avis d’Yvon Mougin à propos de l’impact de la version 2015 de la norme ISO 9001 :

« Il n'y a pas de changement majeur si ce n’est que la formalisation des bonnes pratiques n'est plus un des principes de base du management de la qualité, comme on l'a longtemps cru par le passé. De nombreux organismes avaient déjà compris ce changement et réduit la taille de leur système documentaire.

On nous avait expliqué au début des démarches qualité que celle-ci consistait à "Ecrire ce que l'on fait et faire ce que l'on a écrit". Cette époque est révolue et l'obtention de la conformité aux exigences des clients et les dynamiques d'amélioration continue ne peuvent plus être occasionnées par la seule formalisation des pratiques à tous niveaux. D'ailleurs, avant de passer à l'analyse des exigences de la norme en matière de gestion documentaire, on peut réfléchir à un préambule que l'on trouve dans la norme ISO 9000, laquelle est aussi révisée concomitamment à la norme 9001, qui explique dans les chapitres 2.2 « Concepts fondamentaux » et 2.2.1 « Qualité » :

« Les organismes axés sur la qualité adoptent une culture qui inspire et oriente le comportement, l'attitude, les actions et les processus afin de fournir de la valeur par la satisfaction des exigences des parties intéressées. »

Il s'agit bien là d'influer entre autres sur les comportements des personnels car aujourd'hui, on constate dans les organismes et notamment les organismes de services à la personne, par exemple, que l'attitude bientraitante (synonyme de qualité de service) ne peut être obtenue à coup de procédures. Il faut que les personnels comprennent leur mission, les besoins et attentes de leurs clients et qu'ils aient envie de les satisfaire.

Pour en revenir à la gestion documentaire, la nouvelle version ne parle plus de « documents » ou « d'enregistrements » mais d'informations documentées *** sans plus faire de distinguo entre les deux catégories. Cela n'enlève rien aux dispositions à mettre en œuvre pour maîtriser l'information documentée. Elles sont, dans l'esprit, identiques à celles de la version 2008. On constate néanmoins que le texte de 2015 est beaucoup plus réduit (28 lignes pour 37 dans la révision précédente), ce qui, symboliquement tout au moins, réduit l'importance de l'intérêt d'une gestion documentaire en regard du management des personnels. »

*** Encore un nouveau concept abscons ! Bizarre qu’il n’y a aucun arrimage avec les normes ISO 15489 et celles de la série 3030X sur les systèmes de gestion des documents d’activité. Existe-t-il une norme sur la normalisation du vocabulaire dans les normes ISO. Apparemment, les sous-comités travaillent en vase clos. Quoiqu'il en soit, on ne peut qu'applaudir pour l'abandon de la notion "d'enregistrements".

Michel Roberge

922 - Records Management Standard for the New Zealand Public Sector

Les Archives de Nouvelle Zélande viennent d’annoncer la publication numérique des Records Management Standard for the New Zealand Public Sector (excluant le secteur de l’éducation et les administrations locales) :

Introduction

Purpose. Audience. Mandate. Approach. Scope. Collaborative approach. Advice, guidance and training.

Records management

Definition. Benefits of managing records. Risks of not managing records. Government and community expectations.

Structure of the standard

Guiding principles and mandatory requirements. Principles. Requirements.

Principles and requirements

Create and maintain records. Classify and organise records. Assign records management metadata to records and aggregations. Provide access to records. Appraise records and dispose of them appropriately. Maintain the integrity of records. Manage records systematically.

Background of the standard

Origins. Wider framework.

Implementing the standard

Lower-value records. Data

Compliance 29

Obligation to create and maintain records. Compliance monitoring. Exemptions. Offences under the Public Records Act. Records of business activities contracted out.

Self-assessment checklist

Il est possible de la consulter à partir de leur site Web : http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_management_standard_for_the_new_zealand_public_sector_-_may_2014.pdf.

Le nouveau document normatif est entré en vigueur le 1^er juillet dernier et remplace la norme actuelle Create and Maintain, Disposal, Electronic Recordkeeping Metadata and Storage.

918 – Gestion des documents d’activité : norme ISO 30300 - Objectifs, moyens et méthode

À lire sur le site Web Techniques de l’ingénieur, cet article rédigé par Michel COTTIN, spécialiste de la gestion des documents d’activité, président du Comité ISO/TC46/SC11/CN11 Archives – Gestion des documents d'activité, Orange Labs, Gérard DUPOIRIER, consultant DN et P et Marie-Françoise NESME, consultante associée Temperens. En voici la tables des matières :

Introduction

1 - Historique du records management

1.1 - Étape technique

1.2 - Étape de la gouvernance

2 - Nouveaux besoins en gestion des documents d'activité

3 - Cadre normatif actuel

4 - Principes directeurs de la norme ISO 30300

4.1 - Système de gestion des documents d'activité (SGDA)

4.2 - Principes de l'ISO 30300

5 - Interopérabilité des NSM

5.1 - Norme ISO 30301 dans les systèmes de management intégrés (SMI)

5.2 - Système de gestion des documents d'activité comme outil de maîtrise des enregistrements

6 - Exemple de mise en œuvre de la certification ISO 30301 à l'ESAGED

7 - Incidences sur les acteurs « métier »

7.1 - Organisations

7.2 - « Records managers » et archivistes

7.3 - Formation

8 - Conclusion

Un texte incontournable pour en connaître davantage sur les nouvelles normes ISO 3030X qui contribuent à encadrer les processus de conception, de développement, de déploiement et de maintenance des systèmes de gestion des documents d’activité des organisations, qu’elles soient publiques ou privées.

Michel Roberge

Dernière heure : Gestion des documents d’activité ou « managérial de l’archivage » ?

Quelques minutes pour vous mentionner que je me suis étouffé avec gorgée de café ce matin en lisant le billet de Marie-Anne Chabin « choquée ce début de semaine par le titre et une ou deux phrases du dernier billet d’Arnaud HULSTAERT » dont j’ai déjà parlé dans un billet précédent à propos de l’emploi de l’expression « gestion des documents d’activité » en lieu et place de « records management », expression que j’ai appuyé et que je continue d’appuyer depuis son adoption par l’AFNOR.

L’auteur déclare qu’elle tient « d'emblée à rectifier cette expression fautive: il n'y  a pas de nouvelle norme qui imposerait les "documents d'activité" comme on impose une nouvelle monnaie ou un nouvel impôt; il y a juste une mauvaise traduction AFNOR d'une très bonne norme ISO qui poursuit son activité pluridécennale de normalisation sur le "records management" autrement dit une gestion managériale de l'archivage. » Et qu’elle en veut pour preuve toutes les «  sottises archivistiques que j’ai pu lire sous la plume de société de conseil, de prestataires mais aussi d’archivistes, tandis que les autorités de l’État (CNIL, Archives de France) surfent sur le sujet dans l’aborder ».

Mon emploi du temps ce matin, à titre de prestataire dans une société de conseil comme Madame Chabin, m’empêche de commenter davantage, occupé que je sois à soutenir un de mes clients dans la Gestion intégrée de ses documents « d’activité » (et non pas dans le Records Management, même si on est Amérique et encore moins dans le Management de l’archivage). Mais j’y reviendrai dans les prochains jours, promis.

Entre-temps, je félicite Arnaud pour avoir intégré dans son discours professionnel cette expression pleine de sens en adoptant, comme plusieurs spécialistes du métier, la terminologie d’ISO.

Michel Roberge

Info Flash - Livre Blanc : Archivage électronique & marque NF 461

Vient de paraître :

Livre Blanc : Archivage électronique & marque NF 461
Guide pratique de la certification & fonctionnalités clés d’un progiciel adapté
Septembre 2013 - Par Christian Dubourg, Directeur EVER TEAM, Laurent Prevel, Président de l'APROGED et expert en certification des solutions SAE, et Maitre Olivier Iteanu, Avocat à la Cour de Paris.

« Depuis la fin de l’année 2012, les systèmes d’archivage électronique basés sur la norme ISO 14641-1 ou NF Z42-013 peuvent être certifiés par AFNOR Certification et obtenir la marque NF 461.
Ce guide pratique s’adresse à tous les responsables de projet Archives au sein des entreprises, qu’ils soient issus des métiers de l’archivistique (archivistes, records managers,…), du monde de l’informatique (DSI, assistance à maîtrise d’ouvrage…), de celui de la qualité ou de l’audit interne. Il n’a pas vocation d’être un guide méthodologique sur la conduite d’un projet d’archivage mais un outil pratique pour aider les décideurs et responsables de projets à comprendre le processus de certification et à choisir un progiciel de gestion des archives en vue d’une certification NF 461.

• Au sommaire : 
• Enjeux d’un système d’archivage électronique certifié
• Contexte normatif
• Certification NF 461
• Processus de certification
• Valeur de la certification au regard du droit français
• Points clés de l’audit de certification
• Fonctionnalités nécessaires d'un SAE en vue d’une certification NF 461 »

Cette publication peut être téléchargée en cliquant ici.

Bonne lecture

Michel Roberge

788 - Une nouvelle loi québécoise pour la gestion des documents

On apprend sur le blogue Instantanés de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) qu’un projet de révision de la législation et des documents afférents relatifs à la gestion documentaire. L’occasion est idéale pour transformer la vieille Loi sur les archives de 1983 en une nouvelle Loi sur la gestion des documents d’activité des organismes publics.

Une loi moderne qui repose sur les bonnes pratiques internationales véhiculées, entre autres, dans les normes ISO : la 15489 « Records Management » en cours de révision et celles de la série 3030X sur les « Systèmes de gestion des documents d’activité ».

Une loi qui encadre la gestion intégrée des documents dont l’information est consignée sur tout type de supports actuels et futurs.

Une loi qui met en place les conditions gagnantes pour la conception, le développement, la mise en œuvre et la maintenance d’un système gouvernemental de gestion des documents d’activité en lieu et place de systèmes sectoriels, ministériels.

Une loi qui identifie une entité administrative assumant le leadership dans la gestion des documents des organismes publics tant gouvernementaux que des secteurs municipal, de la santé et des services sociaux et de l’éducation.

Une loi qui élimine les redondances dans la production des outils de gestion documentaire, particulièrement en ce qui a trait aux règles de gestion du cycle de vie des documents tans dans les ministères que dans les organismes municipaux, de santé et de services sociaux et ceux de l’éducation.

Une loi, bien sûr, qui rend obligatoire la reddition de compte afin d’assurer une gouvernance documentaire effective et efficace et une maintenance des systèmes mis en place.

Une loi qui sensibilise les dirigeants, les gestionnaires et l’ensemble du personnel des organismes publics non pas à l’importance du patrimoine (rôle qui incombe à BAnQ) mais plutôt à celle de la gestion des ressources documentaires utiles au quotidien, au même titre que les ressources humaines, financières, matérielles et physiques.

Une loi qui sort le Québec des ornières archivistiques traditionnelles pour le propulser vers une gouvernance documentaire qui répond aux besoins fondamentaux des administrations publiques en évolution constante.

Une loi qui fera du Québec un leader inspirant pour le métier, ici comme à l’étranger.

Michel Roberge

738 – Normes ISO 30300-30301 - Livre blanc 4 : métadonnées pour les documents d’activité

L’AFNOR vient de publier le quatrième livre blanc relatif aux normes ISO 3030X sur les systèmes de gestion des documents d’activité intitulé « métadonnées pour les documents d'activité. Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités »

Ce document est le fruit des réflexions du  comité français CN11 qui réunit des professionnels et des experts de tous horizons. Il servira à préparer la réunion du comité ISO TC46/SC11 qui se tiendra à Paris en juin 2013 et qui portera sur la question des métadonnées qui « occupe une place de plus en plus centrale dans le contexte de gestion et de protection des données ». Le tout dans le cadre de la révision des normes 15489 "Records Management" et 23081 "Gestion des métadonnées pour l’information et les documents" ».

Afin de vous donner le goût de lire ce document téléchargeable à partir du site Web de l’AFNOR, voici la liste des thèmes qui y sont traités.

Après avoir présenté l’à propos de ce livre blanc et le contexte normatif actuel, les auteurs proposent des définitions et présentent les fonctions et les spécificités des métadonnées. Suivent la liste des normes existantes, leurs limites et leur pertinence.

Une section est ensuite consacrée aux exigences de réversibilité et de sécurité ainsi qu’un ensemble de commentaires sur l’infonuagique que nos collègues européens appellent encore le « cloud storage ».

Enfin, la dernière partie du livre blanc présente des études de cas (cabinet d’avocat et métadonnées en entreprise au Luxembourg, l’expérience de la Commission européenne en matière de métadonnées dans la GÉD et la mise en œuvre de la norme ISIO 2381 dans le contexte du gouvernement du Canada). Suit un point de vue sur l’infonuagique.

Petit commentaire personnel : parmi les études de cas, il eut été intéressant de présenter l’application des profils de métadonnées gouvernementaux (2009) développés au gouvernement du Québec.

Un document à lire et à relire. Bravo à toute l’équipe et à Gérard Dupoirier qui en a assuré la coordination éditoriale.

Michel Roberge

Brève - Des normes et des standards autour de la gouvernance de l’information

À lire sur le site Web de La communauté de l’Info ce texte signé Jean-Pascal Perrein.

 

Michel Roberge

717 – Gestion des documents d’activité : paysage normatif

Le domaine de la gestion intégrée des documents d’activité (Records Management) s’appuie de plus en plus sur un ensemble de normes et de standards reconnus sur la scène internationale.

Dans son billet intitulé « Archivage : Aperçu du paysage normatif » et publié sur le site Web de Smalsrech, Arnaud Hulstaert propose une classification de ces documents normatifs à laquelle j’adhère pleinement. L’auteur propose une catégorisation « davantage basée sur le scope et le domaine d’utilité que sur leur provenance », ce qui me semble très logique :

 

·         Normes managériales

·         Normes conceptuelles et organisationnelles

·         Standards fonctionnels

·         Normes et standards pour les métadonnées

 

Pour plus de détails, consulter l’article.

Michel Roberge

683 – Records Management - Gestion efficace des documents de l'entreprise

Je vous invite à lire cette entrevue qu’une « informatiste » à la Caisse de dépôt et de gestion (CDG) du Maroc à Rabat a accordé au journal Le Matin qui fait un portrait réaliste du rôle des « Records Managers », des principales fonctions et des finalités de la gestion des documents d’activité :

·         Pouvez-vous nous dresser le profil du Records Manager et ses principales missions ?

·         Pourriez-vous nous exposer les avantages et les limites du RM ?

·         Existe-t-il des normes qui régissent le métier du Records Manager ?

·         Pensez-vous que les organisations marocaines sont conscientes du rôle éminent du RM ?

 

L’article se termine sur les nouveaux plans de formation mis en place par l’École des sciences de l’information (ESI) de Rabat.

Michel Roberge

Info Flash – Une journée de réflexion sur le Records Management… à Paris

Voici un autre bel exemple qui illustre le bouillonnement créatif d’idées sur la gestion des documents d’activités en France.

 

Une activité de l’Association  des archivistes français (AAF) en décembre 2012 où il sera question de Gestion des documents d’activités électroniques - GDAE (présentation de la synthèse sur les DAE, des standards d’échange (SEDA) et de retours d’expériences et de témoignages oraux pour documenter l’archivage d’applications informatiques. Il y sera aussi question des enjeux du Cloud Computing pour la GDAE, de procédures, de modélisation et de partage des documents technologiques, de formation. On y présentera également une synthèse des travaux normatifs ISO (nouvelles normes de la série 30300 et révision de la 15489, entre autres).

Michel Roberge

581 – Deux conférences magistrales aux XII Jornadas Archivisticas de Guanajuato

Les Journées archivistiques organisées à l’Universidad de Guanajuato par le Red nacional de archivos de instituciones de educación superior (RENAIES) du Mexique ont permis d’échanger sur différents aspects du métier d’archiviste. Ainsi trois tables portaient sur « Los sistemas integrales de archivo en la aplicación del ciclo vital de los documentos », sur la « Calidad, certificación y normatividad aplicados en los archivos de las IES » et sur « Los sistemas de admninistración de documentos ».

Deux « Conferiancia magistral » ont aussi marqué l’événement. Une première portant sur « La implantación de un sistema de gestión de la calidad en el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México » prononcée par Mtro. Francisco José Zamora Briseño de l’Universidad de Guadalajara. Une première au Mexique d’intégration globale de la norme ISO 9001 à l’ensemble des activités de gestion d’un centre d’archives.

La seconde conférence magistrale portait sur « La importancia de la gestión documental en las organizaciones » (et non pas de la « gestión de archivo ») prononcée par Mtro. Alfonso Díaz Rodríguez du Gobierno de Asturias (España). Une intervention visant à recadrer les interventions professionnelles à partir de la vie administrative des documents en dotant les organisations d’une politique de gestion des documents, de schémas de classification et de règles de conservation  et à mettre en place des systèmes de gestion qui intègrent les documents technologiques. Cette dernière intervention, à la toute fin de ces deux journées de travail, bouclait la boucle ouverte par ma conférence initiale qui portait sur l'importance, pour les professionnels des archives du RENAIES, de prendre le virage de la gestion des documents administratifs, voire celui de la gouvernance documentaire.

Sur la photo qui accompagne ce billet (de gauche à droite) : Mtro, Gustavo Villanueva Bazán (Universidad Nacional Autónoma de México y Presidente de la RENAIES, Mtro. Alfonso Díaz Rodríguez et Mtro. Francisco José Zamora Briseño lors de la Comida de clausura.

Michel Roberge

552 – ISO 30300 / 30301 Livre blanc 3 – Système de gestion des documents d’activité (SGDA)

Je vous invite à consulter le troisième livre blanc publié en lien avec l’introduction des nouvelles normes ISO 30300 et 30301. Celui-ci traite de différents aspects liés au Système de gestion des documents d’activité (SGDA) : définition, modélisations, intégration aux autres normes de système de management.

Vous y retrouverez en avant-propos une justification du livre blanc complétée par une présentation du contexte normatif actuel.

Une première section présente les caractéristiques d’un SGDA : commentaires terminologiques, définition, grands principes et différentes modélisations d’un SGDA. Suit un chapitre sur l’interopérabilité des normes en systèmes de management (NSM) et de celles de la série ISO 30300. On y traite du système de management de la qualité, de management environnemental, de sécurité de l’information ainsi que du management du risque.

La section suivante du livre blanc présente des réflexions sur le cycle de vie des documents à laquelle j’ai eu le plaisir de collaborer avec deux collègues français : Arnaud Jules (France Télécom – Orange) et Aurélien Conraux (Bibliothèque nationale de France). Il y est question du calendrier de conservation ou tableau de gestion, de la représentation historique du cycle de vie lié au papier, de l’impact aujourd’hui des technologies de l’information, de l’applicabilité des règles de conservation et de la gestion des risques. Ce chapitre comprend également un questionnement sur la théorie des trois âges « à l’aune des possibilités de représentation et de traitement des documents sous forme numérique » en suggérant une nouvelle approche reposant sur les deux usages des documents d’activité.

Je vous laisse en prendre connaissance et je serai heureux d’échanger avec vous sur le contenu de ce livre blanc qui est complété par un partage d’expériences.

Vous pouvez également consulter les livres blancs 1 et 2 à partir de mes billets 398 et 479.

Michel Roberge

484 – Les documents d’activités

Les premières normes ISO de la série 30000 (30300 et 30301) sont maintenant publiées. Elles portent sur la « gestion des documents d’activité » expression retenue par les collègues européens en lieu et place de « Records Management ». Je considère que cela a plein de sens puisque les documents qui nous intéressent, nous du métier, sont créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités de gestion interne ou de mission d’un organisme sur lesquelles repose la logique hiérarchique des rubriques d’un schéma de classification.

J’utiliserai désormais cette dénomination (en remplacement de « gestion des documents administratifs »). Il en sera ainsi dans mon entreprise dans nos documents de marketing, nos propositions d’affaires et nos livrables en conformité avec ces documents normatifs.

Michel Roberge

479 - Livre blanc.2 : les normes ISO 30300

La version 2 du Livre blanc « Introduction à la série de normes ISO 30300 – Système de gestion des documents d’activité : intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 CN11 » [ouf!!!] est maintenant disponible.

On y apprend entre autres que le 15 octobre 2011, « les normes 30300 (Principes essentiels et vocabulaire) et 30301 (Exigences) ont fait l’objet d’un vote positif à 100%, y compris pour la version française ». Le document confirme l’expression « documents d’activité » pour traduire en français le mot « records ».

J’appuie ce choix judicieux puisque les documents dont il est question documentent les activités d’une organisation.

Michel Roberge