1134 – Les juges et la Loi concernant le cadre juridique des TI du Québec

À lire, cet intéressant billet publié sur le site Web LCCJTI.ca par Vincent Gautrais et intitulé Lccjti et juges et relatif à l’interprétation de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qu’en font les tribunaux. Et dans le cas qui intéresse l’auteur : « la Cour du Québec dans la décision Directeur des poursuites criminelles et pénales c. 3341003 Canada inc. (Restaurant Pizzédélic), 2015 QCCQ 8159… » et sur l’interprétation, entre autres, de l’article 7 :

« Il n'y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d'un document permettent d'assurer son intégrité, à moins que celui qui conteste l'admission du document n'établisse, par prépondérance de preuve, qu'il y a eu atteinte à l'intégrité du document. »

Je vous laisse prendre connaissance de cette réflexion d’un académicien qui considère que le texte de cette pièce législative « irrite tant sa facture est particulière et tant l'incompréhension des praticiens, des académiques, des juges inhibe son application; un texte qui détient pourtant plusieurs dispositions fort intéressantes, innovantes que l'on ne revendique pas assez. »

962 - Loi sur la transparence et l’accès à l’information publique de l’État de Puebla

À la suite de ma participation à la Ve Convención Internacional de Archivistas et au IV Foro Nacional de Legislación Archivística  qui se tenait à Puebla, México, du 12 au 14 novembre 2014, j’ai rapporté un exemplaire de la Ley de Transparencia y Accesso a la Información Pública del Estado de Puebla. Il est toujours intéressant de comparer le cadre juridique appliqué dans différents pays en matière de gestion des documents d’activité. J’ai le plaisir de partager avec vous la structure de cette loi en vigueur depuis le 31 décembre 2011.

SECTION I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Chapitre I - Organismes visés, principes et objectifs

La loi vise les organismes des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire, les tribunaux administratifs, les municipalités et organismes qui en dépendent, les organismes constitutionnels ou légalement autonomes et les partis politiques.

Chapitre II - Information publique administrative

Cette section présente les différents types d’informations administratives visés et dresse la listesdes documents qui doivent être diffusés sur les sites Web des différents organismes.

Chapitre III -  Promotion du droit d’accès à l’information publique

Cette section explique comment les organismes et leur personnel doivent être proactifs dans la promotion du droit d’accès à l’information

Chapitre IV – Restrictions au droit d’accès

Cette section présente la liste des informations et des documents qui ne peuvent être rendus publics en raison de leur nature (documents confidentiels, renseignements personnels)

SECTION II - ACCÈS À L’INFORMATION PUBLIQUE

Chapitre I - Procédure pour exercer le droit d’accès à l’information publique

Cette section décrit le processus de demande, de consultation et, au besoin, reproduction des documents public.

Chapitre II - Les obligations des unités administratives

Cette section présente les obligations des unités administratives dans le processus d’accès à l’information publique.

SECTION III - COMMISSION POUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DE L’ÉTAT

Chapitre I - Composition et rôles

Cette section présente la composition de la Commission, la durée des mandats des membres ainsi que leurs responsabilités et obligations.

Chapitre II - Recours de révision

Cette section présente le processus de demande de révision de la décision d’un organisme à la suite d’un refus d’accès à l’information signifié à un citoyen.

SECTION IV - RESPONSABILITÉS ET CONTRÔLE DE LA COMMISSION

Chapitre I – Responsabilités

Cette section décrit les responsabilités de la Commission.

Chapitre II - Contrôle de la Commission

Cette section décrit les contrôles exercés sur la Commission.

On peut consulter le texte de la loi (en espagnol) sur le site Web de la ville de Puebla.

901 - En France : une loi pour fermer les archives ?

Intéressant ce billet de Jordi Navarro sur le blogue papiers-poussières.fr qui traite à la fois de l’accès aux documents d’archives (documents pérennes, de conservation permanente) que des documents d’activité (documents administratifs) à la lumière d’un avant-projet de loi sur le patrimoine dans le quel on y lit :

« Les archives publiques sont […] communicables de plein droit et sans délai.

L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 [...] jusqu’à leur transfert dans les services publics d’archives compétents.

Après transfert dans ces services, l’accès aux archives s’exerce par consultation gratuite sur place.

Par dérogation à l’alinéa précédent, l’accès aux archives continue de s’exercer dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 précitée quand il est motivé par les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques et des personnes morales.

Les services publics d’archives peuvent également déterminer d’autres modalités d’accès aux archives. »

L’auteur en conclut que « dès lors que les documents seront dans un service d’archives, ils ne seront plus librement communicables. À moins d’en avoir besoin pour des raisons administratives, il ne sera plus question pour l’usager d’exiger la communication à distance d’un document. La consultation sur place sera l’unique garantie apportée par la loi, charge aux services d’archives d’être plus généreux s’ils le souhaitent.

Pour la première fois, les documents seront moins accessibles dans les services d’archives que dans les administrations. Un comble. »

815 – La révision de la loi québécoise sur les archives

Dans un contexte de gestion intégrée des documents (GID) d’activité, de gouvernance et de gestion des ressources informationnelles, degouvernance des documents de plus en plus majoritairement en formats technologiques (fichiers informatiques, courriels, données, pages Web, des communications sur les réseaux sociaux…) de la gestion et de l'exploitation des  contenus, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a présenté sur son blogue les orientations retenues qui détermineront le contenu de la loi révisée sur les archives.

À la mi-octobre, une « journée de réflexion sur les éléments terminologiques à utiliser dans le cadre de la refonte de la Loi sur les archives [a été organisée par] l’Association des archivistes du Québec (AAQ), le Réseau des archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ».

Comme on peut le lire sur le blogue de BAnQ, cette rencontre visait à « donner à l’ensemble de la communauté, une Loi respectant les principes de notre profession » et déboucher « sur une proposition de terminologie comprise et partagée autant par notre communauté que par les décideurs et les citoyens et qui soit conforme aux spécificités de notre pratique ».

Les 11 participants à cette rencontre ont recommandé à BAnQ (qui s’est engagée à prendre en considération cette proposition) de modifier le nom de la Loi sur les archives pour « un titre plus dynamique correspondant mieux aux pratiques tout en permettant de mieux comprendre que cette loi renouvelée, avec ce titre, marque une évolution entre la loi adoptée en 1983 et la prochaine » : Loi sur la gestion des archives.

Michel Roberge

808 - Principes régissant la protection des renseignements personnels

On trouve sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada les dix principes suivants à respecter afin de protéger les renseignements personnels détenus par une organisation :

1. La responsabilité du respect des règles de protection
2. La détermination des fins de la collecte des renseignements
3. Le consentement des personnes visées
4. La limitation de la collecte des renseignements
5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements
6. L’exactitude des renseignements conservés
7. Les mesures de sécurité pour protéger les renseignements
8. La transparence de la gestion des renseignements
9. Le processus d’accès aux renseignements personnels
10. La possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Michel Roberge

Info Flash : Les données personnelles des Québécois sont-elles déjà scrutées par les Américains ?

Lu sur le blogue de Michelle Blanc :

« […] Le Patriot Act […] permet aux services gouvernementaux américains de « pomper toutesles données » se trouvant sur un serveur, quel qu’il soit, en territoire américain.

[…] un des fournisseurs préféré du gouvernement du Québec, CGI, héberge de nombreux centres de données en sol américain […] (et ailleurs de par le monde… [et] il semble que personne au gouvernement ne soit au courant exactement de l’endroit ou des endroits physiques spécifiques ou logent nos données ».

Pas très rassurant l’infonuagique et les coffres-forts virtuels !

Michel Roberge

736 – Un coffre-fort numérique pour les citoyens de la Ville de Québec (3) : la valeur probante des documents numérisés

En procédant à mon pré abonnement pour l’utilisation et l’évaluation du nouveau coffre-fort numérique de la Ville de Québec, j’ai tiqué en lisant les deux paragraphes suivants sur la page Vitrine technologique :

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Des mécanismes de sécurité élevés

Saviez-vous que des documents numérisés ont juridiquement la valeur d’une copie et non d’un original? Ils sont donc légalement contestables, à moins d’avoir été gardés dans un coffre-fort virtuel. C'est pourquoi la plateforme eBeeOffice met en œuvre des mécanismes de sécurité élevés (horodatage, empreinte cryptée, signature numérique, etc.), effectués par un tiers de confiance (Asentri).

Ces mécanismes sont définis en s'appuyant sur les cadres juridiques adéquats et permettent de préserver l’intégrité des documents et de leur conférer une valeur légale.

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J’essaie de me mettre à la place du simple citoyen qui ne doit ignorer les lois, mais qui n’est pas toujours en mesure de porter un jugement éclairé sur cet énoncé quelque peu « marketing ».

Si je comprends bien, on parle ici de documents numérisés, « scannés », de transfert de support depuis le papier vers un format numérique. S’il était question de documents natifs numériques, j’imagine qu’on parlerait de documents technologiques, numériques, électroniques, de fichiers informatiques, de courriels.

Comment des néophytes interprètent cet énoncé ? J’en ai interrogé quelques-uns. La majorité m’a dit que si on numérise un document (facture, contrat, bail…) pour en faire un fichier numérique et qu’on détruit le papier, les images numériques qui en résultent ne pourront être contestées en cours de justice parce qu’elles auront été gardées dans le coffre-fort virtuel de la ville.

Je ne suis pas juriste, mais il me semble que cette affirmation telle qu'énoncée ne répond pas aux exigences des articles 17 et suivants de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information.

Un peu plus de précision sur ces questions de la valeur probante des documents numérisés serait plus rassurant. Il ne faut pas oublier que ce service s'adresse à de simples citoyens non spécialistes de la gestion documentaire. D'ailleurs, toujours selon la loi québécoise dont un des objets est d’assurer « l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels que soient les supports des documents, ainsi que l'interchangeabilité des supports et des technologies qui les portent », il me semble qu’il faudrait nuancer le fait que « des documents numérisés ont juridiquement la valeur d’une copie et non d’un original ».

Mais bon, je suis peut-être trop exigeant ou dans l'erreur.

Dans un prochain billet, je commenterai le contrat que les citoyens doivent « signer » avec le fournisseur de la technologie.

Michel Roberge

648 - Un outil 2.0 pour maîtriser la loi québécoise concernant le cadre juridique des TI

Si vous souhaitez une meilleure compréhension de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec, je vous invite à consulter le site lccjti.ca.

Comme l’indique la notice de présentation, cette « plateforme 2.0 est une initiative de Vincent GAUTRAIS, professeur titulaire à la Faculté de droit de l’Université de Montréal, qui fut présentée au Conseil du Trésor puis au Ministère de la Justice afin d’assurer un dialogue autour de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LRQ, c C-1.1).

[…]

De par sa structure même, ce site entend valoriser au maximum l’interaction avec autrui afin de connaître les points de vue de tout intéressé. Aussi, nous vous invitons à :

·         passer des commentaires

·         proposer une jurisprudence, une doctrine, une question

·         proposer un blogue »

Un grand nombre d’intervenants sont impliqués dans le développement de cette initiative : le Gouvernement du Québec, Fondation du Barreau du Québec ainsi qu’un comité consultatif et un groupe d’assistants de recherche.

Un incontournable pour quiconque accompagne les organisations publiques et les entreprises dans la mise en place d’un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Michel Roberge

Info flash : Redonner son sens à la Loi sur l’accès aux documents…

Dans un entrefilet publié dans le journal Le Soleil de Québec sous la plume du journaliste Jean-Marc Salvet, on apprend que le ministre responsable de l'Administration gouvernementale et président du Conseil du trésor a l’intention de « redonner un sens à la loi québécoise sur l’accès aux documents » des organismes publics…

« Il estime que l’accès aux informations est devenu l’exception et leur rétention, la règle de base. Il dit vouloir inverser les termes de l’équation ».

À suivre avec grand intérêt.

Michel Roberge

623 – Les dix ans de la loi québécoise concernant le cadre juridique des TI

C’est en 2001 que le Québec s’est doté d’une Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chapitre C-1.1). Elle  a pour objet d'assurer notamment la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents, l'équivalence fonctionnelle des documents et la reconnaissance de leur valeur juridique, quels qu'en soient les supports, ainsi que l'interchangeabilité de ces derniers. Elle a établi d’ailleurs une nouvelle définition du document, qui a remplacé celle énoncée dans la Loi sur les archives. Elle vise également à assurer la concertation en vue d'harmoniser les systèmes et les normes techniques permettant la communication au moyen de documents technologiques.

À ces fins, la loi énonce d'abord que, sauf exigence contraire de la loi, un document peut être sur tout support. Puis, elle édicte que la fiabilité d'un document repose sur son intégrité et que celle-ci doit être maintenue au cours de tout son cycle de vie pour en préserver la valeur juridique. En conséquence, la loi reconnaît maintenant qu'un document a pleine valeur juridique, quel qu'en soit le support, et explicite les règles de preuve applicables et celles relatives au transfert de l'information, à la conservation, à la consultation et à la transmission du document ainsi que les principes de la responsabilité des différents intermédiaires offrant des services sur les réseaux de communication.

Cette loi reconnaît également la possibilité d'utiliser divers modes d'authentification de l'identité d'une personne qui communique au moyen d'un document technologique et, dans ce contexte, elle contient des mesures de protection de la vie privée. De plus, elle affirme la nécessité et prévoit des moyens de faire le lien entre une personne et le document par lequel elle exprime sa volonté. À cet égard, elle contient des dispositions pour baliser la prestation de services de certification et de répertoire et offre à tout prestataire de services de certification, qu'il soit du Québec ou d'ailleurs, de se faire accréditer par une personne ou un organisme déterminé par le gouvernement.

Cette loi prévoit de plus, afin de favoriser l'harmonisation des systèmes, des normes et des standards techniques mis en place, la constitution par le gouvernement d'un comité multidisciplinaire.

Elle a modifié, entre autres, le Code civil du Québec, la Loi sur l'accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les archives.

Elle a aussi remplacé l'ancienne Loi sur la preuve photographique des documents (L.R.Q., chapitre P-22 – 1964) abrogée en 1992 en ce qui a trait à la reconnaissance de la valeur juridique du transfert de support. Les articles 17 à 37 portent entre autres sur le maintien de l’intégrité des documents au cours de leur cycle de vie et présente les modalités de production de la documentation du processus de transfert de support pour la reconnaissance juridique des images numériques.

Michel Roberge

Flash Info - Consultation sur la loi canadienne sur l’accès à l’information

La Commissaire à l’information du Canada, Suzanne Legault qui croit en la nécessité de moderniser la Loi sur l’accès à l’information et de l’harmoniser avec des normes nationales et internationales progressistes invite la population à prendre part, d’ici le 21 décembre 2012, à une consultation en ligne sur « la manière de maintenir la pertinence et l'efficacité du régime d'accès à l'information au Canada ».

« Les renseignements obtenus dans le cadre du processus de consultation me permettront de présenter des conseils éclairés au Parlement sur des changements potentiels pour garder la Loi pertinente et efficace et d’assurer qu’elle continue de refléter les valeurs des Canadiennes et des Canadiens », a expliqué la commissaire qui entend faire rapport au Parlement canadien à l’automne 2013.

Michel Roberge

Flash info – La loi canadienne d'accès à l'information : qu'en est-il 25 ans plus tard?

À lire :  l’article d’Anne-Marie Gingras « Access to Information: An Asset for Democracy or Ammunition for Political Conflict, or Both? », publié dans Canadian Public Administration/Administration publique du Canada, vol. 55, no 2, 2012, p. 221-246, disponible à partir du site Web de Wiley Online Library qui résume ainsi ce texte :

« Plus de vingt-cinq ans après son adoption, la Loi sur l'accès à l'information constitue une source croissante d'inquiétude pour la fonction publique, les experts, les scientifiques et les médias. Cet article évalue les problèmes liés à l'accès à l'information depuis les années 1980, la portée politique de l'information en démocratie et la tension constante entre son objectif démocratique et sa valeur stratégique. Il se penche aussi sur les questions de centralisation, de contrôle et de secret gouvernemental au sein de l'appareil d'État dans un contexte d'exigences accrues de transparence. Avec l'arrivée au pouvoir des conservateurs en 2006, le contrôle et les conflits au sujet de la divulgation d'information se sont étendus à une plus grande partie de l'appareil gouvernemental. De nouvelles questions ont surgi et parmi ceux qui sont en conflit avec le Bureau du Premier ministre se trouvent les députés, les agents du Parlement et les comités parlementaires. »
Michel Roberge

597 - Les 30 ans de la loi québécoise sur l’accès aux documents des organismes publics

En 1982, l’Assemblée nationale du Québec adoptait la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1).

Comme son nom l'indique, cette loi a pour objectif de déterminer les conditions générales du droit d'accès aux documents détenus par les organismes publics québécois et de fixer les modalités de restriction de ce droit à certains renseignements ayant des incidences sur les activités administratives, politiques ou économiques. Y sont assujettis l’Assemblée nationale du Québec  et les organismes qui en dépendent, le bureau du Lieutenant-gouverneur, les ministères et organismes du gouvernement (à l’exception des tribunaux judiciaires), les organismes des réseaux municipaux, de la santé et des services sociaux et de l’éducation et, depuis 2006, les Conférences régionales des élus (CRÉ), les Centres locaux de développement (CLD) ainsi que, pour certains documents considérés comme publics, les ordres professionnels.

La loi vise aussi à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels conservés par ces mêmes organismes.

L'article 16 de cette loi mentionne l'obligation, pour les organismes visés, de classer leurs documents pour en permettre le repérage et de tenir à jour une liste de classement facilitant l'exercice du droit d'accès. Depuis 2006, le « plan de classification » fait office de liste de classement dans les ministères et les organismes du gouvernement. Dans les autres organismes publics, la liste de classement peut être associée au schéma de classification, au calendrier de conservation ou au répertoire des dossiers et documents.

En 2007, un Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels a été adopté en 2007. Il a pour objectif de favoriser l’accès à l’information détenue par certains organismes publics et d’établir des mesures particulières de protection de renseignements personnels. Il identifie les documents ou les renseignements accessibles en vertu de la Loi sur l'accès… que doivent diffuser, dans un site Web, les organismes publics assujettis, dont, entre autres, la liste de classement et, pour les ministères et organismes (MO) du gouvernement, le plan de classification. Il précise également les mesures de protection de renseignements personnels visant particulièrement les systèmes d’information ou de prestation électronique de services, les sondages et la vidéosurveillance. Enfin, ce règlement identifie les personnes responsables de la mise en œuvre de ces obligations.

Michel Roberge

543 - La gestion effective des documents

Ne devrait-on pas s'imposer une réflexion sérieuse afin d’évaluer les impacts réels sur les organismes publics des législations québécoises sur les archives (gestion du cycle de vie des documents) et sur l’accès aux documents (obligation de classer leurs documents « de manière à en permettre le repérage »)? Jusqu’à quel point ces organismes gèrent effectivement et efficacement l'ensemble de leurs documents selon les exigences légales et réglementaires, les normes et les bonnes pratiques du métier?

Combien d'organisations n'ont pas de politique de gestion documentaire? Combien se sont dotés à grands frais des outils techniques (schéma de classification et règles pour la gestion du cycle de vie des documents) et technologiques (plusieurs générations de solutions logicielles) dont la conformité de la mise en application et la pérennité n'ont pas été assurées? Que dire des organismes qui se prémunissent de ces outils pour être en règle avec la législation?

Une réalité qu'on se refuse d'admettre dans beaucoup trop de cas!

Michel Roberge

535 – Refonte de la Loi sur les archives du Québec : quelques suggestions

Au Congrès 2012 de l’Association des archivistes du Québec (AAQ), Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) présentera, entre autres, « Les travaux sur le refonte de la Loi sur les archives ». Je ne suis pas dans le secret des dieux, ce qui me donne entière liberté pour exprimer mon point de vue sur une des lois qui encadrent mes interventions professionnelles auprès des organismes publics québécois. Grosso modo, voici neuf suggestions :

1. Dénomination de la loi : La Loi sur les archives qui date de 1983, à l’époque où le papier régnait en maître, devrait être remplacée par une Loi sur la gouvernance des documents (d’activité) des organismes publics. D’entrée de jeu, elle devrait mettre en évidence son application dans un contexte de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

2. Gestion du cycle de vie : Dans le contexte d’hybridité des supports d’information, on devrait en profiter pour remettre en question la théorie des trois âges : remplacer les concepts de documents actifs et semi-actifs par la notion d’utilité à des fins de management, légales ou de mission (domaines d'affaires) comme prémisses à leur durée de vie.

3. Politique gouvernementale : Conséquemment, les anciennes politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs applicables aux ministères et organismes du gouvernement québécois devraient être remplacées par une Politique gouvernementale de gestion intégrée des documents (GID). Celle-ci devrait couvrir l’ensemble du cycle de vie des documents depuis leur création ou leur réception, leur utilisation pour la réalisation des activités qu’ils documentent et leur disposition (sort final). De plus, elle devrait confirmer l’obligation d’appliquer un schéma de classification organisationnelle pour structurer l’ensemble des séries documentaires et des règles de conservation officielles. Dans un contexte de gestion des risques, la politique devrait aussi obliger les organismes visés à identifier leurs séries de documents essentiels et à les protéger en cas de sinistres. Ceux-ci devraient également être dans l’obligation d’identifier les ensembles documentaires qui contiennent des renseignements personnels, des informations sensibles ou confidentielles.

4. Champ d’application : La nouvelle loi devrait être très explicite quant aux personnes et aux parties prenantes visée par son application : le personnel régulier de l’organisme, le personnel temporaire, les bénévoles, les firmes externes de consultation, d’ingénierie, de mandataires… qui créent ou reçoivent, conservent et utilisent des documents en lien avec les activités qu’ils doivent accomplir dans ou à l’extérieur de l’organisme. Il serait aussi important de statuer sur l’applicabilité des systèmes de classification et de conservation, y compris d’accès aux documents, particulièrement chez des prestataires externes de services.

5. Calendrier de conservation : La nouvelle loi devrait définir un nouveau processus pour l’officialisation des calendriers de conservation des organismes publics. Elle devrait mettre en place un mécanisme et des outils de partage de l’ensemble des règles de conservation acceptées par BAnQ (données accumulées à ce jour et non accessibles, sinon en partie dans les recueils sectoriels de règles de conservation. Cette approche innovatrice simplifierait les démarches des milliers d’organismes publics pour constituer la liste des règles à appliquer qui n’auraient désormais qu’à se référer à cette base de connaissance. Ce qui réduirait à la fois les efforts et les coûts exigés à ce jour pour constituer des calendriers de conservation qui, somme toute, sont plus que comparables, particulièrement en ce qui a trait aux documents de gestion interne.

6. Infonuagique : La nouvelle loi devrait encadrer la nouvelle problématique de la conservation, par des tiers hébergeurs, d’information à l’extérieur du Québec et du Canada, particulièrement aux droits de propriété des documents et aux mesures de protection de la confidentialité dans un contexte légal et réglementaire étranger.

7. Sécurité des documents : La nouvelle loi devrait inclure des règles concernant le vol ou la diffusion externe non autorisée de documents (fuites d'informations) appartenant aux organismes par le personnel régulier ou temporaire avec amendes en cas de non respect des obligations.

8. Documents d’archives : La nouvelle loi devrait abolir l’expression « documents inactifs » pour intégrer celle utilisée dans les Règles de description des documents d’archives (RDDA) : « documents d’archives » de conservation perpétuelle. Il s’ensuivrait donc la rédaction d’une nouvelle Politique de gestion des documents d’archives des organismes publics.

9. Archives privées : Pour ce qui est de la gestion des documents d’archives privées (autres que les documents publics), des amendements devraient être apportés à la nouvelle Loi sur le patrimoine culturel qui inclut déjà les archives dans la définition de « document patrimonial » pour y intégrer les responsabilités des propriétaires de documents et de BAnQ.

Michel Roberge

439 - Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux?

En 2006, le gouvernement du Québec modifiait sa Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Depuis décembre 2009, pour les ministères et les organismes, le plan de classification tient désormais lieu de liste de classement, outil obligatoire pour faciliter l’exercice du droit d’accès par les citoyens : l’article 16 de la loi mentionne en effet que cette liste « doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ».

Or la majorité des ministères et organismes du gouvernement semblent s’être concertés pour diffuser des plans de classification tronqués, limités souvent à 3 ou 4 niveaux hiérarchiques de précision, parfois moins. L’expression « suffisamment précise » aurait-elle orienté ce choix qui semble ne pas respecter l’esprit de la loi? Ou bien l’objectif non avoué publiquement n’est-il pas de restreindre le nombre de demandes potentielles du public ou des médias?

N’est-il pas légitime de s’interroger sur le réel désir de transparence de l’administration gouvernementale? À moins que cette législation n’ait qu’une portée théorique que seuls des spécialistes du métier sont en mesure d’évaluer la praticabilité? Qu’on élimine de l’arborescence publiée la mention des séries documents non accessibles en vertu des restrictions d’accès énoncées aux articles 18 à 41 va de soi. Cependant, si on ne rend pas public l’énoncé de l’ensemble des séries de dossiers et de documents potentiellement accessibles en vertu de la loi que doit afficher le plan de classification d’une organisation, le citoyen est définitivement limité dans son droit de repérer une information qu’il souhaiterait consulter.

Et que dire de certaines de ces organisations gouvernementales qui, encore dernièrement, avaient mis en ligne des structures de classification qui n’étaient même pas les leurs ou qui ne sont plus ou pas utilisées?

De plus, l’article 16 de la loi indique qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés ». La loi dit bien « sont classés », pas « peuvent être classés ».

La question qui tue : les documents des ministères et des organismes du gouvernement sont-ils tous vraiment classés (rangés, ordonnancés…) selon le plan de classification diffusé? La réponse risque-t-elle d’illustrer l’inapplicabilité effective de cet article? Si c’est le cas, voilà une exigence légale peu crédible!

Michel Roberge

391 - Projet de loi sur la gestion des ressources informationnelles

Dans les derniers mois de 2010, le gouvernement du Québec déposait, par la voix de sa Ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor le projet de loi 133 : Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement. À aucun endroit, dans ce document composé d’à peine 46 articles, n’est défini le concept de « ressources informationnelles ». Inclut-il les documents administratifs et les documents d’archives des organismes publics? Ou se limite-t-il aux technologies de l’information?

Michel Roberge

389 - De l’écrit audio ou audiovisuel

Cette réflexion m’est inspirée de la lecture de l’excellent ouvrage de Mark Phillips, La preuve électronique au Québec (LexisNexis, 2010).

Dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, on y lit, à l’article 2, que « l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une technologie spécifique. »

À première vue, un écrit laisse est un document contenant du texte composé de lettres d’un alphabet quelconque. Or dans cette loi, le législateur québécois a fait une distinction entre l’écrit et le document, celui-ci pouvant contenir des informations non seulement sous forme de textes mais aussi d’images et de sons. « L’écrit, c’est la représentation graphique de la parole » nous dit Mark Phillips. « L’écrit est un document, plus particulièrement un document où les informations consignées prennent la forme de mots ». Et il ajoute : « Si l’écrit consiste en la représentation graphique de la parole, c'est-à-dire par l’écriture, le document, notion plus large, peut aussi représenter des mots de manière sonore. »

Ce qui lui permet de conclure que dans le contexte juridique du Québec, « un enregistrement audio ou audiovisuel où on entendrait les deux parties contractantes exprimer oralement leur accord, serait suffisant pour respecter l’exigence d’une preuve écrite d’un contrat ».

Michel Roberge

357 - Une loi sur la gouvernance des ressources informationnelles

La ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor du Gouvernement du Québec a déposé, le 8 décembre 2010, un projet de Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.

« Le projet de loi établit un cadre de gouvernance et de gestion en matière de ressources informationnelles applicable aux ministères et à la plupart des organismes publics, y compris à ceux du réseau de l’éducation et à ceux du réseau de la santé et des services sociaux.

« Le projet de loi prévoit la nomination d’un dirigeant principal de l’information et détermine ses principales fonctions. […]

Le projet de loi prévoit également la désignation de dirigeants réseau de l’information et de dirigeants sectoriels de l’information et en précise les fonctions.
Il détermine les outils de gestion qu’un organisme public doit établir aux fins de la gouvernance et de la gestion de ses ressources informationnelles. […]

Le projet de loi oblige les organismes publics à faire approuver leur programmation annuelle et à faire autoriser leurs projets […].

Le projet de loi octroie également au Conseil du trésor le pouvoir de confier à un autre organisme public dont le Centre de services partagés du Québec, sur recommandation du dirigeant principal de l’information et aux conditions que le Conseil du trésor détermine, la réalisation, en tout ou en partie, d’un projet d’un organisme public en matière de ressources informationnelles. »

Avec ce projet de loi, l'État québécois aura-t-il le courage politique de donner enfin un solide coup de barre afin de rationaliser la gestion documentaire dans les organismes visés? Et faire cesser les actions récurrentes qui pourraient être unifiées dans des outils communs? Car l’administration publique québécoise, au nom de la sacro-sainte autonomie organisationnelle, constitue certainement le meilleur exemple de gaspillage des ressources et des fonds publics, obligée qu’elle est par des lois mal adaptées à la réalité d’aujourd’hui de réinventer la roue et les boutons à quatre trous. Car la gouvernance efficiente des ressources informationnelles inclut celle des documents administratifs et des documents d’archives de conservation permanente.

Un dossier à suivre.

Michel Roberge

263 – L’ordre de classement des documents technologiques

L’article 16 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Québec, 1982) stipule qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit [une obligation] établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont [une affirmation] classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ». De plus, depuis 2006, « pour [les ministères et les organismes du gouvernement du Québec], le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement ».

Ce texte laisse sous entendre que les documents doivent être classés selon l'ordre suggéré par le plan de classification. Or, en 2010, les moyens technologiques maintenant disponibles n’exigent plus, dans le cas des fichiers informatiques et des courriels, que ces documents soient ainsi classés (rangés, sauvegardés, stockés) pour en faciliter le repérage. La contrainte de l’arborescence de répertoire calquée sur cette composante de gestion documentaire peut effectivement tomber et la liste de classement dont il est question dans la loi n’indique plus nécessairement l’ordre selon lequel les documents sont classés, si ce n’est pour les documents en format papier.

Il faudrait donc nuancer afin de ne pas influencer les pratiques de gestion documentaires en se confortant sur des façons de faire d’une époque de plus en plus révolue.

D’ailleurs, j’aimerais bien savoir combien de ministères et d’organismes gouvernementaux classent effectivement leurs documents sur la base du plan de classification qu’ils diffusent sur leur site Web. Dans le fond, cet article de loi n’est-il qu’un vœu pieux?

Michel Roberge