1142 – Le retour sur l'investissement dans une solution logicielle de GID

Voici un article intéressant qui propose une méthode d’évaluation du retour sur l'investissement dans une solution logicielle de gestion des documents d’activité. Ce texte a récemment été publié sur le site Web d’InfoDSI. Il présente les principaux facteurs à prendre en compte ainsi que quelques exemples. L’article se termine avec l’énoncé de quelques conseils avec lesquels je suis particulièrement d’accord, plus particulièrement le troisième :

1) Choisir des composants de solution qui ne perturbent pas l’environnement existant.

2) Inclure la protection des données contre les pannes de composants et les incidents sur site dans l’analyse (et dans la solution).

3) Privilégier la simplicité.

985 - Un moteur de recherche n’est pas un logiciel de gestion intégrée des documents (GID) d’activité

La fonction d’un moteur de recherche consiste à repérer sur un serveur, dans une voûte documentaire ou dans une base de données un ou des documents électroniques à partir de leur contenu (texte) ou des métadonnées qui y sont associées. Il s’agit d’un outil technologique essentiel pour la recherche et l’exploitation des documents en tant qu’unité documentaire.

Une solution logicielle de GID d’activité est un outil technologique plus complet. Il sert à enregistrer, à décrire, à associer à des dossiers et à gérer le cycle de vie des documents d’une organisation. Un tel logiciel doit nécessairement prendre en charge un schéma de classification permettant la création de dossiers et un calendrier de conservation intimement lié à la structure classificatoire. Il comprend un éventail complet de métadonnées obligatoires ou facultatives alimentées manuellement ou automatiquement. Il doit permettre de prendre en charge la gestion des documents tant en format papier que technologiques. Les fonctions de repérage des dossiers et des documents sont assurées grâce à un moteur de recherche dans leurs métadonnées descriptives ainsi que dans le contenu des fichiers enregistrés dans la base de données.

Le moteur de recherche dans le contenu est donc une application informatique complémentaire à un logiciel de GID d’activité dont la fonction consiste à gérer les ensembles documentaires sur la base des dossiers, ensemble de documents ayant un lien logique ou physique avec une activité, une personne, une organisation…

Hors-série – Une solution abordable pour la gestion intégrée des documents (GID) d’activité en format papier et technologiques

Documentik® GID : http://documentik.com/

937 – Gestion intégrée des documents (GID) d’activité : logiciel libre ou propriétaire ?

Lorsque vient le temps de choisir une solution logicielle pour appuyer la gestion intégrée des documents (GID) d’activité dans une organisation, ce n’est certainement pas la première question à se poser. Deux critères priment à mon avis :

1.    Les fonctionnalités réelles, complètes et sans limitation pour la classification, l’enregistrement, le repérage, la consultation et la gestion effective du cycle de vie des documents tant en format papier que technologiques tant qu’utiles dans la réalisation des activités jusqu’à leur élimination ou leur stockage en permanence dans les archives en raison de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.

2.    La démonstration par l’éditeur de l’outil informatique de l’adéquation de sa vision de la GID avec celle de son client, de ses capacités de soutenir tant d’un point de vue technologique que professionnel (entendre valeur ajoutée en formation, en accompagnement et en soutien) des utilisateurs quant aux bonnes pratiques du métier et de démontrer sa rentabilité financière assurant la pérennité de son produit.

Ensuite, le choix d’une solution ouverte (attention, car certaines solutions ouvertes incomplètes débouchent parfois sur des frais important de soutien annuel, voire d’ajout de fonctionnalités) ou propriétaire (la remarque précédente peut aussi s’appliquer) entre en considération.

Les coûts d’acquisition et d’intégration d’une solution technologique sont parfois très importants dans le budget de la mise en place d’un système de GID. Il faut faire le bon choix en fonction de ses besoins et de ses objectifs pour ne pas avoir à tout recommencer… quelques années plus tard.

Michel Roberge

Point d'exclamation : comme si un logiciel (libre ou pas) fonctionnait en autarcie !

Lu sur le Web :

Parmi les points négatifs d'un logiciel libre 

« Des ressources humaines et financières sont tout de même requises et doivent être prévues »

Michel Roberge

842 – Déploiement d’un outil technologique pour la gestion des documents d’activité

Voici une présentation PowerPoint qui illustre la démarche du Conseil de l’Europe pour la sélection d’une solution technologique pour la gestion de ses documents :

Présentation de Benjamin Palermiti from AssociationAF

Quel que soit le produit sélectionné, la réflexion qui entoure le processus d’intégration d’une solution logicielle est inspirante.

Michel Roberge

762 - Cinq points clés pour choisir une solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité (GIDA)

Voici cinq des principales caractéristiques à considérer lorsque vient le temps de sélectionner une solution logicielle pour l’enregistrement, la description, le repérage, la consultation, l’utilisation et la gestion du cycle de vie des documents d’activité. Ces points clés sont énoncés dans un article publié sur le site Web lecercle.lesechos.fr :

POINT CLÉ N° 1 : UNE SOLUTION ‘‘PROGICIEL’’ : « applicatif, libre ou exclusif, ‘‘prêt-à-porter’’, standardisé et générique, prévu pour répondre à des besoins ordinaires. »

POINT CLÉ N° 2 : UN SYSTÈME ÉVOLUTIF : « s’assurer de la ‘‘paramétrabilité’’ de l’outil à tous les niveaux ».

POINT CLÉ N° 3 : UNE PLATEFORME UNIQUE POUR GÉRER LES ARCHIVES PAPIER, ÉLECTRONIQUES OU HYBRIDES : « capacité de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives, papier ou électroniques ».

POINT CLÉ N° 4 : UN PROGICIEL ORIENTÉ MÉTIER : « répondre aux exigences propres à la gestion des [documents d’activité] […] parfaitement intégrer le référentiel de gestion documentaire de l’entreprise. »

POINT CLÉ N° 5 : GARANTIR LA VALEUR PROBATOIRE DES DOCUMENTS : « proposer les fonctionnalités nécessaires pour garantir un archivage probant en cas de contentieux et par conséquent garantir la sécurité et l’intégrité dans le temps des documents archivés quel que soit leur support. »

On pourrait avantageusement y ajouter la gestion des versions des documents, le transfert de support, la signature électronique, les flux de travaux (workflows) et de gestion…

Il est essentiel de comparer les solutions disponibles et de faire un choix judicieux en se faisant accompagner par un conseiller neutre, spécialiste de la gestion documentaire, afin d’arrimer l’offre technologique aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Michel Roberge

757 – Les fonctionnalités d’une solution logicielle de GIDA (1) La génération du titre officiel des dossiers

Après avoir présenter les profils de métadonnées minimales requises dans une solution logicielle de gestion intégrée des documents d'activité - GIDA (voir mes billets 721, 726, 733, 739 et 747), j'aimerais maintenant m'attarder sur certaines fonctionnalités minimales. À commencer par la possibilité d'automatiser et de normaliser l’identification des dossiers.

En partant du principe que la métadonnée « Titre de la rubrique » du schéma de classification permet de rattacher le dossier à une activité, celle-ci fournit automatiquement la portion normalisée du titre du dossier dès que l’utilisateur le sélectionne ou inscrit le code de classification correspondant. De plus, au moyen de la métadonnée « Titre libre complémentaire » associée au dossier, une identification plus précise du dossier peut être ajoutée, au besoin, par l’utilisateur lors de son enregistrement dans le système :

Exemple lors de l’enregistrement d’un dossier :

Métadonnée saisie « Code de classification » :            G4-2050

Métadonnée automatique « Titre de la rubrique » :        Embauche du personnel

Métadonnée saisie « Titre libre complémentaire » :       Directrice générale

Dans le cas d’un dossier technologique, l’affichage à l’écran pourra être le suivant :

Code de classification :      G4-2050

Titre du dossier (affiché) :    Embauche du personnel

                                        Directrice générale

Dans le cas d’un dossier papier, l’étiquette d’identification du contenant (chemise de classement ou autre) contiendra, entre autres, les informations suivantes :

G4-2050

Embauche du personnel

Directrice générale

De cette manière, tous les dossiers enregistrés dans le système de gestion intégrée des documents d’activité se voient attribuer un titre normalisé généré automatiquement et non modifiable par les utilisateurs, facilitant ainsi leur repérage ultérieur.

Pour plus de détails concernant la génération automatisée des titres de dossiers, je vous invite à consulter le chapitre 5.5 de mon ouvrage portant sur Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs.

Dans un prochain billet, je parlerai de l’intégration potentielle de subdivisions normalisées (uniformes ou spécifiques) pour l’identification des dossiers.

Michel Roberge

726 - Métadonnées pour la gestion intégrée des documents d'activité (GIDA) 2 - Cycle de vie des documents

Dans mon billet 721, j’ai présenté une liste de métadonnées minimales pour l’enregistrement du schéma de classification dans la solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité (GIDA)

Afin d’assurer le calcul automatique de la durée de vie utile des dossiers et des documents tant en format papier que technologiques ainsi que leur sort final (destruction ou conservation permanente dans les archives, il est essentiel d’intégrer au minimum  les métadonnées énoncées dans le tableau ci-dessous. De sorte que lors de l’enregistrement d’un document ou d’un dossier, le profil de conservation des unités documentaire sera automatiquement défini sans intervention des utilisateurs des documents. C’est sur la base de ces informations de gestion qu’ultérieurement des opérations de déclassement, de transfert, de versement ou de destruction des entités documentaires pourront être lancées sur demande ou annoncées si le système permet la génération d’alertes.

	Saisie
Métadonnées	Obligatoire	Facultative	Calculée	Automatique
Lien avec la rubrique du schéma de classification	n
Numéro de la règle de conservation		n
Nom de la règle de conservation		n
Type de règle de conservation (principale/secondaire)	n
Unité de calcul de la durée de conservation (jour, semaine, mois, année)	n
Durée de conservation ouverte (oui/non)	n
Durée de conservation - État actif	n
Durée de conservation ouverte - État actif		n
Durée de conservation à la fin de la période ouverte - État actif		n
Durée de conservation ouverte - État actif - Commentaires		n
Durée de conservation - État semi-actif	n
Durée de conservation ouverte - État semi-actif - Commentaires		n
Sort final - État inactif	n
Critère de tri (si sort final = tri)	n
Mode de destruction	n
Commentaires généraux sur la règle de conservation		n
Justification légale de la règle de conservation		n
Justification administrative de la règle de conservation		n
Règle de conservation adoptée (oui/non)	n
Date d'adoption de la règle de conservation (si adoptée)	n
Type de déclassement (dossier/support/volume)	n
Modalité de transfert de support		n
Nombre de copies conseillé (si transfert de suppor)	n

Un prochain billet portera sur les métadonnées relatives aux dossiers (100% papier, 100% technologiques ou hybrides – partie papier et partie technologique) à enregistrer dans le système.

Michel Roberge

721 - Métadonnées pour la gestion intégrée des documents d'activité (GIDA) 1 - Schéma de classification

Au cours des vingt dernières années, dans une démarche de conception et de développement de solutions logicielles de GIDA, une réflexion sur les besoins pour l’identification des métadonnées d'enregistrement, de description, de repérage et de gestion des documents a toujours été au cœur de mes préoccupations. Avec comme objectif une saisie minimale de données par les utilisateurs des documents et une automatisation maximale de la génération ou du calcul des informations requises pour une gestion efficiente des documents.

La configuration de la solution logicielle exige l’intégration des outils de base de gestion documentaire : le ou les schémas de classification et les règles de gestion du cycle de vie des unités documentaires, quel que soit le support d’information. Un préalable qui exige la saisie d’une majorité de métadonnées obligatoires par la personne responsable du système de gestion documentaire.

Dans le cas du schéma de classification, le tableau qui suit présente une liste de métadonnées qui devraient être complétées au minimum pour permettre d’automatiser la saisie des données lors de l’enregistrement des dossiers et des documents.

	Saisie
Métadonnées	Obligatoire	Facultative	Calculée	Automatique
Caractéristiques générales du schéma
Fonds documentaire	n
Nom du schéma de classification	n
Statut du schéma (actif/inactif)	n
Règles de conservation intégrées (oui/non)	n
Subdivisions spécifiques® (oui/non)	n
Subdivisions uniformes® (oui/non)	n
Rubriques du schéma
Code de classification	n
Titre de la rubrique	n
Définitions et avertissements	n
Mots clés	n
Couleur des contenants en format papier		n
Contient des documents essentiels (oui/non)	n
Mesure de protection des documents essentiels*	n
Contient des documents confidentiels (oui/non)	n
Mesure de protection des documents confidentiels		n
Contient des renseignements personnels (oui/non)	n
Mesure de protection des renseignements personnels		n
Statut de la rubrique (actif/inactif)	n
Rubrique utilisable (oui/non)	n
Détenteur des exemplaires principaux de la rubrique	n
Détenu par des unités administratives multiples		n
Support(s) d'information des documents de la rubrique	n
Modalité de génération des titres des dossiers	n

*Obligatoire si la série documentaire contient des documents essentiels.

Un prochain billet portera sur les métadonnées relatives aux règles de conservation à associer à chaque rubrique du schéma de classification.

Michel Roberge

718 – Métadonnées et fonctionnalités d’un logiciel de gestion intégrée des documents d'activité

Pendant plus de vingt ans, j’ai contribué à la conception et au développement de solutions logicielles de gestion documentaire qui se sont progressivement adaptées aux bonnes pratiques et à l’évolution des moyens de stockage de l’information : du papier aux environnements de plus en plus technologiques. Le choix des métadonnées d’enregistrement, de description, de repérage et d’utilisation des unités documentaires (dossiers et documents) s’est progressivement imposé en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs. Il en fut de même pour la conception de fonctionnalités ayant pour but d’automatiser au maximum la saisie des données et d’offrir un système qui met en application le principe du KISS : Keep It Simple, Stupid. Le dernier qualificatif s'adressant au concepteur, bien évidemment.

Bien qu’elle continue de soutenir les utilisateurs de ses applications Documentik® FMP, e-Documentik® SQL et OmniDok®, mon entreprise a cessé d’éditer des solutions logicielles depuis juillet 2011 à la suite d’une réorientation de mission désormais axée sur l’appui des organisations dans la gouvernance efficiente de leurs documents. Aussi, dans la perspective de partager une expertise métier de plus d’une quarantaine d’années sur le terrain et d’adhérer au concept de données ouvertes, je publierai sur ce blogue, à compter du 10 mai et tous les vendredis, une série de billets portant d'abord sur les métadonnées minimales pour la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) et ensuite sur des fonctionnalités permettant d’optimiser une solution logicielle de GIDA.

Michel Roberge