757 – Les fonctionnalités d’une solution logicielle de GIDA (1) La génération du titre officiel des dossiers

Après avoir présenter les profils de métadonnées minimales requises dans une solution logicielle de gestion intégrée des documents d'activité - GIDA (voir mes billets 721, 726, 733, 739 et 747), j'aimerais maintenant m'attarder sur certaines fonctionnalités minimales. À commencer par la possibilité d'automatiser et de normaliser l’identification des dossiers.

En partant du principe que la métadonnée « Titre de la rubrique » du schéma de classification permet de rattacher le dossier à une activité, celle-ci fournit automatiquement la portion normalisée du titre du dossier dès que l’utilisateur le sélectionne ou inscrit le code de classification correspondant. De plus, au moyen de la métadonnée « Titre libre complémentaire » associée au dossier, une identification plus précise du dossier peut être ajoutée, au besoin, par l’utilisateur lors de son enregistrement dans le système :

Exemple lors de l’enregistrement d’un dossier :

Métadonnée saisie « Code de classification » :            G4-2050

Métadonnée automatique « Titre de la rubrique » :        Embauche du personnel

Métadonnée saisie « Titre libre complémentaire » :       Directrice générale

Dans le cas d’un dossier technologique, l’affichage à l’écran pourra être le suivant :

Code de classification :      G4-2050

Titre du dossier (affiché) :    Embauche du personnel

                                        Directrice générale

Dans le cas d’un dossier papier, l’étiquette d’identification du contenant (chemise de classement ou autre) contiendra, entre autres, les informations suivantes :

G4-2050

Embauche du personnel

Directrice générale

De cette manière, tous les dossiers enregistrés dans le système de gestion intégrée des documents d’activité se voient attribuer un titre normalisé généré automatiquement et non modifiable par les utilisateurs, facilitant ainsi leur repérage ultérieur.

Pour plus de détails concernant la génération automatisée des titres de dossiers, je vous invite à consulter le chapitre 5.5 de mon ouvrage portant sur Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs.

Dans un prochain billet, je parlerai de l’intégration potentielle de subdivisions normalisées (uniformes ou spécifiques) pour l’identification des dossiers.

Michel Roberge