Il y a des offres qui nous arrivent sur un plateau d’argent, tel un cadeau du Ciel! En voici une que je ne pouvais décliner.Tout a commencé l’après-midi du lancement de mon livre, La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, le 1er décembre 2009. J’ai reçu un courriel provenant de Rovaniemi, au nord de la Finlande, m’enjoignant d’en expédier un exemplaire par les voies les plus rapides. Un paiement électronique accompagnait la commande. Puis, le jeudi 10 décembre, un appel téléphonique m’enjoignait de me rendre de toute urgence, en Scandinavie, le 23. Je recevais quelques minutes plus tard, par télécopieur, un projet de contrat accompagné de billets d’avion électroniques ainsi que d’une déclaration de confidentialité avec un embargo pour ne rien dévoiler avant cette date.
Au moment de la publication de ce billet, le 23 décembre à 8 h (heure du Québec), je suis en route vers la Laponie pour réaliser un mandat rêvé : concevoir, développer et amorcer le déploiement du système de gestion intégrée des documents (GID) d’une multinationale qui croule depuis plusieurs centaines d’années sous une quantité phénoménale de documents et de dossiers en format papier. Et qui est confrontée, depuis la dernière décennie à des millions de documents technologiques. Très classique comme situation.
Mon mandat consiste, dans un premier temps, à procéder, dès mon arrivée, à la définition avec le dirigeant et ses gestionnaires d’une approche conceptuelle et opérationnelle du système de gestion documentaire souhaité. Puis à traduire le tout dans une politique qui devra être adoptée au plus tard le 24 décembre, quelques heures avant les activités festives de Noël. Le délai est court, mais la volonté du dirigeant étant déjà affirmée, je profiterai donc de cette rare opportunité.
Je logerai à l’Hotelli Pohjanhovi Rantasipi (4 étoiles) et je célébrerai Noël dans un décor mythique. Je pourrai visiter la région pendant le week-end. Mon contrat prévoit que dès le 28 décembre, je devrai proposer un projet de schéma de classification à partir des informations que j’ai demandées et que j’ai déjà en main depuis le 15 décembre. À ma demande express, un groupe de validation a déjà été formé et la seule et unique rencontre avec les représentants des principaux secteurs de l’entreprise est prévue pour le 30 au matin. L’avant-projet de schéma leur a déjà été transmis par voies électroniques le 19 décembre. Ce schéma permettra de structurer et de normaliser l’identification des dossiers du domaine d’affaires (commandes, inventaire, production, distribution…) et de ceux de la gestion interne (gestion administrative et des ressources). Il faut absolument respecter les délais très courts imposés par le dirigeant qui doit quitter Rovaniemi, dans la première semaine de janvier, pour se rendre à sa résidence secondaire de Kiritimati, un atoll du Pacifique. Avec des principes directeurs clairement énoncés, des outils de développement performants et une méthodologie structurée et efficace, les résultats seront au rendez-vous. Je ne peux décevoir cet entrepreneur très exigeant.
Une fois le schéma de classification approuvé, le 31 décembre, je devrai y intégrer des règles de conservation pour la gestion du cycle de vie des dossiers et des documents en prenant bien soin d’identifier les unités administratives détentrices des exemplaires principaux ainsi que les séries documentaires essentielles à protéger en cas de sinistre ou confidentielles (particulièrement celles relatives aux secrets de fabrications des produits livrés chaque année et à ceux qui concernent la réalisation des activités exclusives de cette entreprise). Une grande partie de la recherche par les services juridiques de l’entreprise a déjà été réalisée à ma demande. Je n’aurai cependant pas le choix de travailler le 1er l’An, mais on me promet un passage inoubliable à l’année 2010. Les durées de conservation ainsi que le sort final de l’ensemble des séries documentaires doivent être approuvés par la direction le 2 janvier, la veille du départ du dirigeant pour le Sud.
Les quelques jours qui me resteront avant mon retour au Québec seront consacrés à la formation d’un premier groupe d’employés de l’organisation et à amorcer le démarrage du déploiement du système. Le défi est de taille : la réorganisation des documents et des dossiers utiles pour la réalisation des activités qui culmineront en décembre 2010 et le traitement de centaines de milliers de boîtes de dossiers semi-actifs et inactifs entreposées dans différents sites : à Rovaniemi d’abord, ensuite sur l’île de Kiritimati, mais aussi, entre autres, à Korvatunturi (Finlande), à Stockholm, au Groenland, en Turquie (dans la région d'Antalya), en Alaska et même au Canada (dans les Territoires du Nord-Ouest et au Québec, au nord de Montréal). Un meilleur système de suivi des projets de production et de livraison ainsi que des commandes qui sont, en grande partie, acheminées par courrier traditionnel, mais de plus en plus par courriel, sera lié à la solution logicielle de GID. Après mon départ, grâce à l’utilisation d’un système de téléconférences, je serai en mesure de superviser à distance l’ensemble du déploiement des nouveaux processus d’affaires.
Toutefois, quelques minutes avant mon départ ce matin de l’Aéroport international Jean-Lesage de Québec, j’ai reçu un appel sur mon téléphone cellulaire : pour me remercier pour ma disponibilité pendant la période de Fêtes, l’entreprise m’annonce qu’elle met à ma disposition une résidence sur l’île de Kirimati jusqu’à la fin de l’hiver, si je le souhaite, à partir de laquelle je pourrai compléter mon mandat. Si je réussis à respecter l’échéancier qui m’est imposé à Rovaniemi, il me sera très difficile de décliner l’invitation de ce dirigeant d'entreprise qui rayonne à l'échelle planétaire et dont la biographie est imposante.
Au moment où je m’apprêtais à franchir la guérite pour prendre place dans le Dash 8-300 d’Air Canada Jazz, mon radio-réveil m’a brusquement ramené à la réalisé avec les paroles fort à propos du groupe québécois Beau Dommage : « 23 décembre, Joyeux Noël! Monsieur Côté, Salut Ti-cul, on se reverra le 7 janvier. »
Je vous souhaite de très Joyeuses Fêtes à toutes et à tous et vous prie de recevoir mes meilleurs vœux pour la nouvelle année. Où que je sois sur la planète ;-), mon 201e billet sera publié le 8 janvier.
Michel Roberge
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