698 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : B

Balayeur optique - Appareil doté de capteurs sensibles à la lumière qui permet de balayer, grâce à son système optique, la surface d’un document en format papier point par point (pixel) en les convertissant en données numériques exploitables par l’ordinateur.

Banque de données - Ensemble structuré d'éléments d'information, généralement agencés sous forme de tables, dans lesquels les données sont organisées selon certains critères en vue de permettre leur exploitation. [OQLF]

Est « assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. » Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Blu-ray - Format de dévédé vidéo haute définition, évolutif, basé sur l'utilisation d'un laser bleu d'une longueur d'onde de 405 nm, qui possède une couche de protection transparente de 0,1 mm d'épaisseur, offre une capacité de stockage de 25 Go par couche et garantit une meilleure qualité d'image sur les téléviseurs à haute définition. [OQLF]

Boîte (carton) - Contenant normalisé servant au rangement des chemises de classement, des pochettes extensibles et des documents semi-actifs ou des documents d’archives de conservation permanente.

Bordereau de transfert des documents semi-actifs - Liste des chemises de classement, des pochettes-classeurs et des documents transférés au dépôt des documents semi-actifs.

Bordereau de versement des documents d’archives de conservation permanente - Liste des chemises de classement, des pochettes-classeurs et des documents versés en tout ou en partie au centre ou au service d'archives.

OQLF : Grand dictionnaire terminologique de l'Office québécois de la langue française

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

 

695 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : A

Accès - Possibilité de consulter un document ou un dossier ou d'obtenir l'information contenue qui s’y trouve.

Action - Élément d’une rubrique dans un schéma de classification qui porte sur un objet.

Activité - Action sur un ou plusieurs objets  en lien avec une fonction des domaines d’affaires ou de gestion interne d’une organisation. Exemple d’activité : Embauche (action) du personnel (objet).

Administration - Processus de suivi du déroulement des activités et de l’utilisation des ressources en vue de la réalisation optimale des objectifs et de l’accomplissement de la mission d’une organisation.

Analyste auditeur - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est de procéder à l’évaluation à la suite du déploiement d’un système de GIDA et à vérifier périodiquement la conformité et la mise à niveau des outils de GIDA, de la solution logicielle et de son application, voire de produire des certifications ISO 15489 et ISO 3030X.

Analyste en gouvernance documentaire - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est de réaliser des plans de gouvernance documentaire, d’évaluer les processus et les systèmes existants, d’analyser la faisabilité de projets de transfert de support d’information (numérisation), d’évaluer les besoins en gestion de la documentation de référence, en gestion des documents technologiques, de recommander les solutions logicielles appropriées.

Architecte documentaire - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est d’établir, à partir de principes directeurs,  des structures d’organisation des documents en format papier et technologiques (schémas de classification) et des plans de gestion de leur cycle de vie (calendriers de conservation), des arborescences de répertoires pour les serveurs de fichiers, les sites Web, les intranets et les extranets, de rédiger des politiques, des normes, des directives et des procédures qui encadrent le déploiement et la maintenance des systèmes.

Archiviste  - Professionnel responsable de la cueillette, de la garde, de l’organisation, de l’enregistrement et de la description, de la protection, de la restauration s’il y a lieu et de la disponibilité auprès des chercheurs des documents d’archives de conservation permanente. 

Autorité archivistique - Institution ou service d’archives qui coordonne la destruction des documents inactifs et l’identification, la préservation et la gestion des documents d’archives de conservation permanente pour une ou plusieurs organisations. Au Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et au Canada, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) sont des autorités archivistiques nationales.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.

484 – Les documents d’activités

Les premières normes ISO de la série 30000 (30300 et 30301) sont maintenant publiées. Elles portent sur la « gestion des documents d’activité » expression retenue par les collègues européens en lieu et place de « Records Management ». Je considère que cela a plein de sens puisque les documents qui nous intéressent, nous du métier, sont créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités de gestion interne ou de mission d’un organisme sur lesquelles repose la logique hiérarchique des rubriques d’un schéma de classification.

J’utiliserai désormais cette dénomination (en remplacement de « gestion des documents administratifs »). Il en sera ainsi dans mon entreprise dans nos documents de marketing, nos propositions d’affaires et nos livrables en conformité avec ces documents normatifs.

Michel Roberge

448 - Une vision cauchemardesque

Paraît-il qu’il est « crucial d’intervenir […] dès la création des systèmes de gestion de l’information archivistique »! J’ai beau me répéter en boucle dans un espace-temps hors de mon contrôle cette portion de phrase qui m'est soudainement apparue sur l'écran tactile de mon téléphone dit intelligent de dernière génération : je ne réussis pas à en cerner la signification réelle. Et si je glissais subrepticement cet enchevêtrement de mots dans une conversation avec un décideur pour lui offrir mes services professionnels? J'anticipe déjà son air hagard et son refus d'en entendre davantage. Quel cauchemar!

Providentiellement, au bord d'une crise d'angoisse existentielle, mon réveille-matin vient m'arracher des bras de Morphée et me libérer de ce mauvais rêve. Une autre journée du court été québécois s'amorce. Heureusement, la mémoire est une faculté qui a intérêt à oublier ce qui ne mérite pas d'être intégré dans les conversations futures. De toute manière, la réalité du terrain l'emportera toujours sur un imaginaire débridé.

Michel Roberge

384 - De l’usage de l’expression « dématérialisation »

À toutes celles et tous ceux qui utilisent encore les expressions « dématérialisation », « virtualisation » et « dématérialiser » les documents par leur numérisation, voici un argumentaire intéressant à considérer. Il n’y a pas plus matériel qu’un document électronique. Celui-ci n’existe et a une certaine pérennité que grâce à la combinaison obligatoire des trois éléments suivants : des données binaires, un logiciel pour interpréter les données et agir sur un support qui ne peut être que matériel.

Lorsqu’on numérise des documents, on transfert l’information consignée sur papier sur un support technologique en la transformant en données binaires avec comme résultat la création au moment de sa sauvegarde d’une copie sous forme de document électronique. En cours de processus, l’information virtuelle et dématérialisée flotte dans la mémoire vive de l’ordinateur avant son enregistrement sur le disque dur. C’est seulement dans le court laps de temps que la dématérialisation et la virtualisation constituent une réalité virtuelle qui se volatilise dès qu’on éteint la machine.

En tant que spécialistes, nous apportons donc notre soutien aux organisations dans la gestion d’unités documentaires 100% matérielles. À défaut de quoi on risquerait peut-être d’être qualifiés de « pelleteur de nuages »… numériques.

Cette réflexion m’a été inspirée à partir de la lecture de l’ouvrage de Mark Phillips, La preuve électronique au Québec, partie I : Les technologies de l’information, dont j’ai déjà parlé dans un billet précédent.

Michel Roberge

112 – La France traduit l’expression Records Management (2)

J’ai reçu quelques courriels de personnes qui ne souhaitent pas publier leurs commentaires (ce que je respecte) et qui ne sont pas d’accord avec l’opinion que j’ai émise dans mon Billet 109 concernant la traduction par le gouvernement français de l’expression « Records Management » par « Gestion de l’archivage ».

Je persiste et signe : je rappelle que le « Records Management » a pour origine les États-Unis d’Amérique et ce concept a été énoncé au lendemain de la Deuxième Guerre mondiale. L’État américain en pleine croissance, entre autres aux prises avec une augmentation considérable de la masse de ses dossiers, particulièrement ceux des services sociaux offerts aux militaires blessés de retour au pays et aux veuves de guerre, a développé une démarche structurée de gestion de ses documents. Un des ouvrages phares sur le sujet a sans nul doute été celui de William Benedon publié en 1969 et intitulé Records Management. Un manuel qui m’a personnellement sensibilisé à la gestion des documents « administratifs » (je sais que cette expression n’a pas, en France, le sens que je lui donne : documents de gestion interne et des domaines d’affaires d’une organisation) et auteur que j’ai eu l’honneur de rencontrer, à Montréal, au début des années 90.

Et je demeure convaincu que le « Records Management », système et processus en amont de la gestion des documents d’archives de conservation permanente (« Archives Management ») constitués d’une portion des documents pris en charge par le « Records Management » a le même sens en anglais, entre autres, en Australie et en Grande-Bretagne. C’est aussi le cas au Canada (gouvernement fédéral) et dans les provinces anglophones.

Il reste à espérer que la norme ISO 15489-1 Information et documentation – « Records Management » ne sera pas renommée ISO 15489-1 Information et documentation – « Gestion de l’archivage », elle qui affirme, à l’article 1, note 1 en pied de page, que « les archives historiques ne sont pas couvertes par la présente partie de l’ISO 15489 ». On nagerait alors dans la plus grande confusion, déjà que le texte lui-même de la norme n’a pas la limpidité qu’on s’attendrait à retrouver dans un tel document!

Michel Roberge

60 – Pourquoi pas dévédé en lieu et place de DVD?

C’est en 1985 que sont apparus sur le marché les CD-ROM (sigle d'origine anglaise de Compact Disc Read-Only Memory) qui ont créé une révolution dans le monde du stockage informatique. À la fin des années 90, le sigle francisé cédérom est devenu nom d’usage commun et a fait son entrée dans les dictionnaires. Rappelons que ce fut aussi le cas du terme courriel comme équivalent français au mot e-mail.

En 1994, les besoins d’un support de stockage encore plus fiable et de plus grande capacité ont amené les grands industriels de produits informatiques à offrir un nouveau format de disque. C’est ainsi que sont nés, à la fin de l’année 1995, les DVD (Digital Versatile Disc).

Depuis 2002, j’utilise le terme dévédé en lieu et place du sigle anglais. Mon bouquin sur L’essentiel de la gestion documentaire, réédité ensuite en 2004, y fait référence. Il en sera également question dans mon prochain livre, La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques qui devrait paraître vers la fin du printemps 2009. De plus, mon entreprise emploie aussi le terme dévédé sur son site Web, dans ses propositions de services, dans sa méthodologie DocumentFaire™ (ses bonnes pratiques en Gestion intégrée des documents - GID) ainsi que dans le contenu de ses livrables. À ce jour, je n’ai jamais reçu de commentaires négatifs sur l’utilisation de ce néologisme.

Dernièrement, j’ai fait la proposition à l’Office québécois de la langue française (OQLF) de l’intégrer dans son Grand dictionnaire terminologique. J’attends leur réponse. Si vous souhaitez appuyer cette démarche, je vous incite à le faire savoir à transmettant un courriel à l’OQLF.

Michel Roberge

58 - Gestion de l’information ou Gestion des documents?

Dernièrement, je recevais une invitation à participer à une rencontre de réseautage devant regrouper des "gestionnaires de l’information" actuels et futurs. J’ai souvent l’impression que pour se donner une image plus dynamique, certains intervenants du métier cherchent à utiliser des expressions qui vont dans ce sens. Mais des expressions comme Gestion de l’information ou Gestionnaire de l’information ont-elles vraiment un sens? En soi, les mots "gestion" ou "gestionnaire" ne font pas problème. Du moins dans les deux expressions mentionnées précédemment. Je reviendrai dans un autre billet sur l’à propos du mot "gestionnaire".

De l’information, c’est quelque chose d’intangible : des renseignements, des connaissances, du savoir, du savoir-faire, de l’expertise. Un peu comme une impulsion électrique dans le cerveau des acteurs dans une organisation. Mais peut-on gérer de l’intangible? On peut recevoir de l’information. On peut en transmettre. On peut la garder pour soi ou la partager. On peut la stocker dans notre mémoire humaine. Il n’y a de trace d’information que lorsque celle-ci est consignée de façon tangible. C’est alors que l’on crée des documents, de l’information fixée sur un support traditionnel, le papier, ou technologique. N'est-il pas vrai que le jour où l’être humain a commencé à reporter sur un support quelconque ses connaissances, son savoir… (dessin, écriture, son, image fixe puis animée…), les documents qui en ont résulté se sont accumulés et ce sont les documents qui ont pu être gérés? Et l’évolution accélérée des sociétés humaines a été rendue possible.

Vous conviendrez avec moi qu’un support sans information (par exemple un formulaire vierge) n’a aucun intérêt, encore que ce formulaire peut nous renseigner sur certaines pratiques administratives. Mais une idée, une analyse, une opinion, une réponse à une question ou à une demande d’un client qui ne ne sont pas consignées sous une forme physique quelconque n’ont pas d’existence.

Alors peut-on vraiment déclarer que l’on gère de l’information? Gère-t-on plutôt des documents, des éléments tangibles, quels que soient les supports utilisés? Ce qu’on appelle maintenant la Gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Pourquoi ne pas utiliser une expression qui décrit davantage l’objet géré? Comme si le mot « document » était péjoratif, réducteur, dans un métier qui cherche à s’imposer dans l’océan technologique qui inonde les administrations.

Michel Roberge

39 – Archiviste, Gestionnaire de documents ou... Documestre™

Depuis quelques années, nous utilisons chez GESTAR un néologisme épicène pour identifier la personne qui, dans une organisation, assure la coordination de la gestion des documents, et ce, pour la distinguer de celles qui ont pour tâche, entre autres, de gérer effectivement les documents : Documestre™ (terme apparenté à webmestre, bourgmestre, vaguemestre...). Nous en avons fait une marque de commerce.

Si ces personnes ont une formation générale dans le domaine, elles ont pour tâches la conception et le développement d'un système de Gestion intrégrée des documents (GID); sinon, elles participent activement à sa conception et à son développement en lien avec des spécialistes externes. Elles ont aussi la responsabilité de coordonner le déploiement, l'évaluation et la maintenance du système. Quant aux gestionnaires de documents, ceux et celles qui gèrent leurs documents, clients et les clientes du système de Gestion intégrée des documents (GID), ce en fait sont toutes les personnes (personnel d'encadrement, professionnel, technique, de secrétariat et de soutien...) qui oeuvrent dans l'organisation.

D'ailleurs, à mon avis, la tâche de gérer les documents sous sa responsabilité en conformité avec les règles corporatives de gestion documentaire devrait faire partie de la description d'emploi, de la description de tâches ou de la description de fonction de tout le personnel d'une organisation.

Étant donné que le mot document dans l'expression Gestion intégrée des documents (GID) signifie « information portée sur un support », le terme « Documestre™ » peut facilement être associé à la personne à qui on confie à la fois la coordination de la gestion des documents administratifs, celle des documents d'archives et celle de la documentation de référence.

Dans certaines organisations, une seule personne Documestre™ suffira à la tâche. Dans d'autres cas, on pourra compter sur un ou une Documestre™ au niveau corporatif pour la coordination générale et autant de Documestres™ au niveau sectoriel pour la coordination dans chaque direction générale ou dans chaque direction.

Michel Roberge

19 - GID ou GÉD?

Je considère que la GÉD (Gestion Électronique des Documents) ou la GÉIDE (Gestion Électronique de l'Information et des Documents d'Entreprise - en Europe) est une des composantes d'un système de Gestion Intégrée des Documents (GID).

Celle-ci, la GID, est centrée sur les processus (le comment faire) et l'intégration des systèmes administratifs requis (politique de gestion GID, schéma de classification, calendrier de conservation, normes et procédures...) et des solutions technologiques.

Quant à la GÉD, une appellation plus moderne du concept d'archivage électronique, elle s'intéresse davantage à l'aspect purement technologique de la chose. L'équation GÉD et logiciel de GÉD est rapidement établie. En fait, la GÉD a pour objectif la Gestion des Documents Électroniques. On devrait d'ailleurs parler de GDÉ.

Quant à la GID, son champ d'action est beaucoup plus vaste : elle intègre la gestion des documents utiles à des fins administratives, la gestion des documents d'archives à conservation permanente et la gestion de la documentation de référence, quels que soient la forme et le format (texte, image, son) ou le support de conservation de l’information (papier, microforme, support magnétique, cédérom, dévédé…).

Michel Roberge