On lit dans le Journal officiel de la République française (JORF nº 0094 du 22 avril 2009, page 6949, texte nº 83) que la France utilisera désormais l’expression « Gestion de l’archivage » en lieu et place de « Records Management ». Qui plus est, on définira la gestion de l’archivage comme suit : « Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme. » Plutôt surprenant comme décision quand on connaît le sens états-unien donné au « Records Management » par rapport à l’« Archives Management ». D’autant plus que le mot « destination » dans la définition adoptée par la France laisse sous-entendre le passage (versement) vers un autre lieu de conservation et vers une responsabilité de gestion distincte.Dans son sens nord-américain et depuis des décennies, le « Records Management » regroupe l’ensemble des processus et des activités normalisés relatifs à l’organisation, à l’enregistrement et à l’utilisation des documents et des dossiers d’une organisation depuis leur création ou leur réception jusqu’à leur sort final (à détruire, à trier ou à archiver). Quant à l’« Archives Management », il concerne les processus et les activités de protection et de mise en valeur des documents d’archives de conservation permanente d’une organisation.
Le « Records Management » ou « Records Administration » se situe en amont de l’ « Archives Management », le mot « Archives » étant associé à la portion des documents qui, après avoir eu une utilité administrative, financière ou juridique, sont destinés à être conservés pour leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale. L’institution américaine porte d’ailleurs le nom de National Archives and Records Administration (NARA). La distinction est faite entre « Records » et « Archives ». Autre distinction également est aussi établie entre « Records Managers » et « Archivists ».
Au Québec, il serait impensable d’utiliser l’expression « Gestion de l’archivage » pour désigner la gestion des documents d’utilité administrative courante (documents actifs) et occasionnelle (documents semi-actifs ou semi-courants) d’une organisation. Les mots « Archivage » et « Archives » sont souvent utilisés de manière confuse alors que les grands dictionnaires terminologiques font surtout référence aux documents que l’on nomme souvent à tort les « Archives historiques ». Et qui plus est, le mot « Archives » désigne aussi le lieu où sont gardés les documents de conservation permanente.
L’expression englobante « Gestion intégrée des documents (GID) » utilisée par le gouvernement du Québec (qui n’emploie d’ailleurs pas les expressions « Archives », « Archivistique » et « Archiviste » dans la gestion courante de ses documents et de ses dossiers) et qui fait de plus en plus consensus dans la profession au Québec depuis quelques années me semble définitivement plus appropriée : elle « intègre » à la fois la gestion des documents administratifs (« Records Management ») et la gestion des documents d’archives (« Archives management »), deux fonctions qui répondent à des besoins et des clientèles distinctes : l’administration d’une part et les chercheurs de l’autre. Quant à l'expression « Archivage », elle est plutôt employée comme synonyme à « Versement aux archives ou dans les archives ».
Depuis que je pratique ce métier (bientôt 35 ans), la gestion des « Archives » par des « Archivistes », portion des documents de l’administration gouvernementale québécoise « archivés » au terme de leur vie administrative utile, a toujours et est encore sous la responsabilité des Archives nationales du Québec fusionnées depuis 2004 avec la Bibliothèque nationale pour devenir Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Il en est ainsi pour la majorité des organismes publics des réseaux des villes et des municipalités, de la santé et des services sociaux et de l’éducation qui possèdent, dans leur structure organisationnelle, une entité administrative responsable de la garde des « Archives », les documents de conservation permanente. Les documents administratifs (les « Records ») étant sous la responsabilité de chacune des unités de travail.
Michel Roberge
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