494 - Faut-il en rire ou en pleurer?

Lu récemment sur le Web :

- La GED est « un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document ».
- La reconnaissance optique des caractères « réalise beaucoup moins que l'être humain qui, lui, exécute, en plus de la reconnaissance, la compréhension du message, sa mémorisation, voire son analyse critique dans un seul temps ».
- Un progiciel de gestion documentaire « doit être manipulé de manière à répondre aux besoins de l’organisation ».
- Un calendrier de conservation permet « d’augmenter le contrôle sur les documents en maximisant les informations de repérage ».

Comme disait Nicolas Boileau, dans L'Art poétique, en 1674 : « Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément »!

Michel Roberge

204 – La solution à l’infobésité

Dans un article intitulé « Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations » et publié dans le journal Les affaires du 19 décembre 2009 au 8 janvier 2010, le journaliste Alain McKenna affirme que « Regrouper des informations en une base de données unique réduit le risque de sombrer dans l’infobésité ». Pour appuyer ses propos d’un point de vue de TI, l’auteur cite des statistiques qui ont une influence sur la productivité dans les organisations :

· 28 % du temps des employés de bureau est consacré à « ouvrir des courriels, à surveiller leur messagerie instantanée et à consulter leur téléphone cellulaire ».
· 20 % du temps de travail est consacré « à éliminer l’information inutile » [à condition évidemment de savoir qu’est-ce qui est vraiment inutile].
· « En 2011, l’information numérique sera dix fois plus importante qu’en 2006 ».
· « En 2007, pour la première fois, on a généré plus d’information qu’il était possible d’en stocker ».

Une des solutions « miracles » proposées est l’utilisation de moteurs de recherche présentés comme une option pour structurer et regrouper les données et pour en indexer le contenu « dans une base de données unique où il sera plus facile de les retracer ».

À moins que je ne me trompe, mais il me semble qu’un moteur de recherche n’est pas un outil de structuration de l’information comme peut l’être une véritable solution logicielle de Gestion intégrée des documents (GID). Les moteurs de recherche indexent les contenus et permettent de générer certaines facettes d’identification et de repérage des fichiers informatiques à partir du texte ou des métadonnées. Et à ce titre, ce sont des outils puissants pour dynamiser une accumulation non structurée et non normalisée de documents électroniques.

Mais ils ne permettent pas de faire de liens entre les différents documents pour la constitution de dossiers, fondement même de la gestion des affaires dans une organisation. Et surtout, ils ne font pas le pont entre la portion en format papier qu’on voudrait peut-être bien faire disparaître, mais qui est encore omniprésente, quoi qu’en disent certains intervenants en TI. Pas possible non plus de gérer le cycle de vie avec de tels engins.

Alors, d’un point de vue de GID, il faut promouvoir effectivement le regroupement des documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) dans une même base de données organisationnelle dont la gestion est assurée par une solution logicielle de GID qui intègre les outils conçus spécifiquement pour structurer et gérer le cycle de vie de ces documents. Dans le langage du métier : un ou des schémas de classification sur la base duquel ou desquels peuvent se constituer les dossiers (physiques ou virtuels) et un calendrier de conservation qui calcule lors de l’enregistrement des unités documentaires leur durée de vie utile et qui fixe leur sort final lorsqu’ils deviennent inutiles à des fins de gouvernance.

Michel Roberge

123 – Laissons passer les clowns

Dans le billet précédent, je m’insurgeais contre certaines déclarations à l'emporte-pièce d’un blogueur soi-disant spécialiste en GÉD (Gestion Électronique de Documents) sur la valeur juridique des images numériques issues du transfert de support de documents en format papier. Je récidive pour vous faire partager encore une fois de ses talents d’improvisateur humoriste. Attachez bien votre ceinture : c’est un départ :

« … il faut différencier la gestion documentaire de la gestion électronique » [Ça commence bien].

« Plusieurs firmes s’identifient comme faisant de la GED alors qu’en fait, ils [sic] fournissent un logiciel électronique [Je ne savais pas qu’il y avait des logiciels non électroniques!] pour effectuer votre gestion documentaire. Le logiciel est alors un genre de bible [Un genre de bible…!] sur lequel nous pouvons effectuer toutes sortes de recherches par mots pour ainsi savoir où se situe le document en questions [sic] dans nos archives [Énoncé de cette manière, il me semble qu'un GPS serait plus utile], tel le fonctionnement d’une bibliothèque municipale [Ah bon! Si vous le dites.] ».

Toujours selon l’auteur qui partage ses connaissances, son expertise et certainement son savoir-faire, saviez-vous que la GÉD « apporte un changement majeur à la gestion documentaire » ? Car « on ne conserve plus les documents physiquement. Ils sont numérisés, indexés le plus précisément possible et par la suite, respectant certaines normes de sécurité et d’accès à l’information [Mais qu’est-ce que l’accès à l’information a à voir avec la destruction des documents?], ils peuvent être complètement détruits » [Pour être aussi catégorique, il doit être certain de son coup. Mais dans ce concept de GÉD, qu'en est-il des autres fichiers informatiques et des courriels? Oups, petit oubli!].

Et ça continue : la GÉD a pour avantages l’ « économie d’espace » [il y tient vraiment, voir billet 122], la « centralisation des informations à partager », l’« économie de temps », la « sécurité de conservation » et le « droit d’accès précis » [Qu'est-ce que ça peut bien vouloir dire?]. Des exemples :

« N’ayant plus à conserver les documents [Il est certain que la GÉD = destruction des documents!], on ne paye plus l’espace dédié à cette tâche [Cette tâche? Quelle tâche?]. Certaines organisations louent des locaux ou des voutes [sic] principalement pour leur [sic] archives. D’autres pourront agrandir leurs locaux par l’intérieur [Comment peut-on agrandir des locaux par l’intérieur? J’y ai songé toute la nuit dernière et je n’ai toujours pas trouvé de réponse à cette question].

Évidemment, vous aurez deviné que les « documents ne sont plus soit [sic] éparpillés dans plusieurs lieux physiques ou même dans plusieurs fichiers et sous fichiers [Hein! Des documents peuvent être éparpillés dans plusieurs fichiers? Dans plusieurs sous-fichiers? Je ne suis pas très fort en informatique, mais là il y a quelque chose qui m’échappe!] sous une arborescence Windows [Faut-il comprendre que la GÉD ne peut pas s’appliquer sous une arborescence Linux ou Mac OS!].

Pas de problème, un « bon logiciel d’archivage [En effet, il vaut mieux en choisir un bon, car qu’est-ce que ça serait s’il était mauvais?] agira comme une grosse bibliothèque virtuelle [Grosse comment? Comme la Library of Congress ou la Bibliothèque Gabrielle-Roy de Québec?] et sera accessible de n’importe quel ordinateur dans le monde [Et voilà, la solution technologique qui règle tout!].

Ne vous en faites pas, il n’y a aucune pensée magique dans ces judicieux conseils : « Étant centralisés dans un logiciel d’archivage [Si je comprends bien, tous les documents sont centralisés dans le logiciel d’archivage!], on ne perd plus de temps à rechercher nos documents dans des classeurs ou des boîtes. On tape le mot clef et en quelques secondes [Ça m’apparaît un peu long "quelques secondes"], on trouve l’information désirée, tel le moteur de recherche Google » [Bonne chance : dans Google, on trouve à peu près n’importe quoi. Par exemple, tapez-y GÉD et vous obtiendrez un minimum de 20 000 000 de réponses].

L’énoncé suivant est un petit bijou : « Vos informations sont à l’abrie [sic] de tous sinistres, vols, bris, ou vieillissement [C’est vrai que les documents électroniques sont des objets éternels]. Si votre matériel informatique est endommagé, on peut restaurer vos données de n’importe quel ordinateur la journée même [Quelle efficacité, ça me rassure!].

« Finalement [Oui, il est temps d’en finir], on peut donner des droits d’accès aux usagers comme bon nous semble [On a tout avantage à être copain copain avec l’administrateur du système!].

Après avoir mélangé les pommes et les oranges (« la GED permet de classer à peu près tout : photos, documents, pdf, word, etc,… ») [Faut-il comprendre qu’il y a des documents et d’autres objets tels que des photos, des pdf et des word qui n’en sont pas?], notre spécialiste en herbe redevient sérieux : « Il s’agit par contre [dit-il] de bien s’informer lors de l’achat d’une telle solution. Ne connaissant pas le domaine [Qui du client ou du consultant?] qui est de plus en plus compétitif [Pour être compétitif, le domaine est compétitif! Mais ça veut dire quoi « le domaine est de plus en plus compétitif »?], il est facile de trop dépenser [Ça serait quoi trop dépenser?] pour une solution qui n’est pas tout à fait adaptée à nos besoins [Maintenant, je comprends mieux, c’est à ses besoins qu’il pense]. « De plus, il faut considérer la simplicité du logiciel [KISS : Keep It Short and Simple, n’est-ce pas?] et gérer les réticences aux changements reliés à la gestion de flux de travail [J’imagine qu’en bon francophile, il est question ici de « workflow », mot clé qui paraît bien dans la conversation consultant-client. Mais avouez que ce petit bout de phrase demanderait un peu plus d’explication : la cause des réticences au changement serait la gestion des flux de travaux?] pour rendre l’investissement [autre mot clé qui a de l’impact dans un argumentaire] le plus rentable possible [argument ultime].

Admettez avec moi que le billet de ce pauvre blogueur illustre à quel point il y a de ces pseudo spécialistes qui s’immiscent trop souvent dans notre métier. On peut peut-être en rire, mais attention : certaines organisations prendront malheureusement un risque non calculé en appuyant leur choix de conseillers en gestion documentaire sur de tels propos. Je crois fermement qu’il faut dénoncer l’intrusion de ces peddleurs [québécisme : marchands ambulants qui voyagent d’un village à l’autre - expression aussi utilisée en Acadie] de services qui véhiculent des messages aussi fallacieux, voire dangereux. La gestion des documents administratifs et des documents d'archives permanentes est un système trop important dans une organisation pour qu’elle soit abordée de façon aussi empreinte d’amateurisme et d’opportunisme.

Michel Roberge

122 – Gare aux pseudo spécialistes qui « parlent à travers leurs chapeaux »

On trouve vraiment de tout sur le Web. À preuve : je lisais dernièrement, sur le blogue d’une entreprise québécoise qui se dit sérieuse, des commentaires relatifs à la destruction des documents à la suite de leur numérisation qui m’ont fait sursauter. D’autant plus que je viens de terminer de rédiger un module de plus de 60 pages sur « Le transfert et la migration des supports d’information » de mon nouveau livre sur la gestion intégrée des documents (GID), un processus qu'il ne faut surtout pas prendre à la légère! Il y a des gens qui écrivent vraiment n’importe quoi, et dans ce cas-ci, dans une langue française plutôt déficiente.

Selon ce « spécialiste en GÉD » (Gestion Électronique des Documents), la numérisation des documents a pour grand avantage de réduire les coûts en espace de bureau [Comme si numériser des documents ne coûtait presque rien]. Mais ce qui m’a surtout étonné d’apprendre est que la règle qui permet de reconnaître la valeur juridique des images numériques est le « calendrier de conservation » [Faux : le calendrier de conservation d'une organisation n'assure pas la valeur juridique du transfert de support de ses documents!]

Le processus de transfert de support nous est proposé de manière très affirmative : lors de la numérisation des documents, il faut « conserver un historique de la conversion en prouvant [J’aimerais bien savoir comment] que la source originale du document électronique avec minimalement les informations suivantes [Ne manquerait-il pas quelques mots dans cette phrase?] : format originale [sic], format final et le nombre de dpi du document numérisé [Cet énoncé repose sur une lecture un peu rapide de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information]. » Et, l'auteur de poursuivre : « Logiquement, nous y ajouteront [sic] les informations telles [sic] le nom et la date de la transformation » [Expliquez-moi, docteur GÉD, comment on peut nommer une « transformation »].

Et le pseudo spécialiste qui signe à titre de « consultant professionnel » de continuer en affirmant que « le processus semble lourd car noter ces informations à mesure peut devenir une lourdeur [Ça risque vraiment d'être très lourd!] administrative » et c’est là « que le choix d’un bon logiciel [Qu'est-ce qu'un « bon » logiciel?] d’archivage électronique entre en ligne de cause [Je crois qu'on dit « en ligne de compte »] car certains d’entres eux conservent automatiquement l’historique des documents que l’on numérise [Ah oui? Vous m'en direz tant! Un petit peu de pensée magique en prime?] », un « détail primordial » pour les notaires, les avocats et les comptables qui sont obligés « de conserver leurs documents originaux durant plusieurs années et plutôt à risque d’êtres impliqués dans des poursuites » [J'ai beau relire et relire cette phrase : je ne suis pas certain de comprendre].

Mais quelle sorte de lecture a pu bien faire ce blogueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec? Tout professionnel du métier qui se respecte considérera que ce message est plutôt réducteur en n'offrant qu’une solution technologique à une problématique complexe. Nous savons tous que c'est d'abord sur les processus qu'il faut agir et, ensuite seulement, sur le choix d'une solution technologique.

« Peut-on détruire un document numérisé? » était le titre accrocheur du billet de ce blogueur. La réponse est « Oui » mais oubliez l'argumentaire improvisé et les affirmations fallacieuses ci-dessus que je me devais de dénoncer. Car, si elles étaient suivies à la lettre, elles pourraient grandement affecter les droits et les obligations d'une organisation.

En terminant ce billet, je viens de tomber sur un autre texte, du même blogueur convaincu et un brin humoriste, qui vante les mérites de la GÉD. Vraiment incroyable! N'importe quoi! Je pense que ça vaudra la peine que j’y consacre une autre intervention dans le prochain billet.

Michel Roberge

80 – Des organisations papyro-technologiques

Autrefois, les organismes publics et les entreprises privées n’utilisaient que le papier comme support d’information pour constituer leur mémoire organisationnelle. Sans sans rendre compte, en intégrant la micrographie comme technologie complémentaire ou comme substitut au papier, elles ont lentement amorcé leur mutation les amenant à devenir des organisations papyro-technologiques. Ce mouvement a repris de plus belle avec l’apparition des premiers appareils de traitement de textes au début des années 80 et s’est progressivement accéléré avec le passage de l’informatique « lourde » à la micro-informatique, avec la démocratisation rapide des outils de bureautique, l’arrivée de l’Internet et la disponibilité des nouveaux supports optiques et électroniques.

Aujourd’hui, la mémoire de toutes les organisations repose sur une combinaison de « documents en format papier » et « documents technologiques ». C’est une réalité indéniable. Le seul hic, à mon avis, c’est que l’approche conceptuelle et opérationnelle de la gestion de cette mémoire n’a pas suivi le rythme. Combien d’organisations sont actuellement dépassées par l’absence de systèmes pour exploiter au maximum la jungle des fichiers informatiques sur leurs serveurs de fichiers et dans les boîtes de courriels en lien avec les dossiers physiques, ces deux ensembles étant encore gérés en parallèle? Dans un contexte papyro-technologique, il semble plus qu’évident que le concept de gestion intégrée des documents (GID) se présente comme l’une des solutions les plus porteuses d’avenir, faisant le pont entre les systèmes traditionnels de gestion documentaire et les systèmes de GÉD.

Michel Roberge

19 - GID ou GÉD?

Je considère que la GÉD (Gestion Électronique des Documents) ou la GÉIDE (Gestion Électronique de l'Information et des Documents d'Entreprise - en Europe) est une des composantes d'un système de Gestion Intégrée des Documents (GID).

Celle-ci, la GID, est centrée sur les processus (le comment faire) et l'intégration des systèmes administratifs requis (politique de gestion GID, schéma de classification, calendrier de conservation, normes et procédures...) et des solutions technologiques.

Quant à la GÉD, une appellation plus moderne du concept d'archivage électronique, elle s'intéresse davantage à l'aspect purement technologique de la chose. L'équation GÉD et logiciel de GÉD est rapidement établie. En fait, la GÉD a pour objectif la Gestion des Documents Électroniques. On devrait d'ailleurs parler de GDÉ.

Quant à la GID, son champ d'action est beaucoup plus vaste : elle intègre la gestion des documents utiles à des fins administratives, la gestion des documents d'archives à conservation permanente et la gestion de la documentation de référence, quels que soient la forme et le format (texte, image, son) ou le support de conservation de l’information (papier, microforme, support magnétique, cédérom, dévédé…).

Michel Roberge