Autrefois, les organismes publics et les entreprises privées n’utilisaient que le papier comme support d’information pour constituer leur mémoire organisationnelle. Sans sans rendre compte, en intégrant la micrographie comme technologie complémentaire ou comme substitut au papier, elles ont lentement amorcé leur mutation les amenant à devenir des organisations papyro-technologiques. Ce mouvement a repris de plus belle avec l’apparition des premiers appareils de traitement de textes au début des années 80 et s’est progressivement accéléré avec le passage de l’informatique « lourde » à la micro-informatique, avec la démocratisation rapide des outils de bureautique, l’arrivée de l’Internet et la disponibilité des nouveaux supports optiques et électroniques.Aujourd’hui, la mémoire de toutes les organisations repose sur une combinaison de « documents en format papier » et « documents technologiques ». C’est une réalité indéniable. Le seul hic, à mon avis, c’est que l’approche conceptuelle et opérationnelle de la gestion de cette mémoire n’a pas suivi le rythme. Combien d’organisations sont actuellement dépassées par l’absence de systèmes pour exploiter au maximum la jungle des fichiers informatiques sur leurs serveurs de fichiers et dans les boîtes de courriels en lien avec les dossiers physiques, ces deux ensembles étant encore gérés en parallèle? Dans un contexte papyro-technologique, il semble plus qu’évident que le concept de gestion intégrée des documents (GID) se présente comme l’une des solutions les plus porteuses d’avenir, faisant le pont entre les systèmes traditionnels de gestion documentaire et les systèmes de GÉD.
Michel Roberge
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