Dans un article intitulé « Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations » et publié dans le journal Les affaires du 19 décembre 2009 au 8 janvier 2010, le journaliste Alain McKenna affirme que « Regrouper des informations en une base de données unique réduit le risque de sombrer dans l’infobésité ». Pour appuyer ses propos d’un point de vue de TI, l’auteur cite des statistiques qui ont une influence sur la productivité dans les organisations :· 28 % du temps des employés de bureau est consacré à « ouvrir des courriels, à surveiller leur messagerie instantanée et à consulter leur téléphone cellulaire ».
· 20 % du temps de travail est consacré « à éliminer l’information inutile » [à condition évidemment de savoir qu’est-ce qui est vraiment inutile].
· « En 2011, l’information numérique sera dix fois plus importante qu’en 2006 ».
· « En 2007, pour la première fois, on a généré plus d’information qu’il était possible d’en stocker ».
Une des solutions « miracles » proposées est l’utilisation de moteurs de recherche présentés comme une option pour structurer et regrouper les données et pour en indexer le contenu « dans une base de données unique où il sera plus facile de les retracer ».
À moins que je ne me trompe, mais il me semble qu’un moteur de recherche n’est pas un outil de structuration de l’information comme peut l’être une véritable solution logicielle de Gestion intégrée des documents (GID). Les moteurs de recherche indexent les contenus et permettent de générer certaines facettes d’identification et de repérage des fichiers informatiques à partir du texte ou des métadonnées. Et à ce titre, ce sont des outils puissants pour dynamiser une accumulation non structurée et non normalisée de documents électroniques.
Mais ils ne permettent pas de faire de liens entre les différents documents pour la constitution de dossiers, fondement même de la gestion des affaires dans une organisation. Et surtout, ils ne font pas le pont entre la portion en format papier qu’on voudrait peut-être bien faire disparaître, mais qui est encore omniprésente, quoi qu’en disent certains intervenants en TI. Pas possible non plus de gérer le cycle de vie avec de tels engins.
Alors, d’un point de vue de GID, il faut promouvoir effectivement le regroupement des documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) dans une même base de données organisationnelle dont la gestion est assurée par une solution logicielle de GID qui intègre les outils conçus spécifiquement pour structurer et gérer le cycle de vie de ces documents. Dans le langage du métier : un ou des schémas de classification sur la base duquel ou desquels peuvent se constituer les dossiers (physiques ou virtuels) et un calendrier de conservation qui calcule lors de l’enregistrement des unités documentaires leur durée de vie utile et qui fixe leur sort final lorsqu’ils deviennent inutiles à des fins de gouvernance.
Michel Roberge
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