Depuis quelques années, nous utilisons chez GESTAR un néologisme épicène pour identifier la personne qui, dans une organisation, assure la coordination de la gestion des documents, et ce, pour la distinguer de celles qui ont pour tâche, entre autres, de gérer effectivement les documents : Documestre™ (terme apparenté à webmestre, bourgmestre, vaguemestre...). Nous en avons fait une marque de commerce.Si ces personnes ont une formation générale dans le domaine, elles ont pour tâches la conception et le développement d'un système de Gestion intrégrée des documents (GID); sinon, elles participent activement à sa conception et à son développement en lien avec des spécialistes externes. Elles ont aussi la responsabilité de coordonner le déploiement, l'évaluation et la maintenance du système. Quant aux gestionnaires de documents, ceux et celles qui gèrent leurs documents, clients et les clientes du système de Gestion intégrée des documents (GID), ce en fait sont toutes les personnes (personnel d'encadrement, professionnel, technique, de secrétariat et de soutien...) qui oeuvrent dans l'organisation.
D'ailleurs, à mon avis, la tâche de gérer les documents sous sa responsabilité en conformité avec les règles corporatives de gestion documentaire devrait faire partie de la description d'emploi, de la description de tâches ou de la description de fonction de tout le personnel d'une organisation.
Étant donné que le mot document dans l'expression Gestion intégrée des documents (GID) signifie « information portée sur un support », le terme « Documestre™ » peut facilement être associé à la personne à qui on confie à la fois la coordination de la gestion des documents administratifs, celle des documents d'archives et celle de la documentation de référence.
Dans certaines organisations, une seule personne Documestre™ suffira à la tâche. Dans d'autres cas, on pourra compter sur un ou une Documestre™ au niveau corporatif pour la coordination générale et autant de Documestres™ au niveau sectoriel pour la coordination dans chaque direction générale ou dans chaque direction.
Michel Roberge
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