695 – Mon lexique de la gestion intégrée des documents d’activité (GIDA) : A

Accès - Possibilité de consulter un document ou un dossier ou d'obtenir l'information contenue qui s’y trouve.

Action - Élément d’une rubrique dans un schéma de classification qui porte sur un objet.

Activité - Action sur un ou plusieurs objets  en lien avec une fonction des domaines d’affaires ou de gestion interne d’une organisation. Exemple d’activité : Embauche (action) du personnel (objet).

Administration - Processus de suivi du déroulement des activités et de l’utilisation des ressources en vue de la réalisation optimale des objectifs et de l’accomplissement de la mission d’une organisation.

Analyste auditeur - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est de procéder à l’évaluation à la suite du déploiement d’un système de GIDA et à vérifier périodiquement la conformité et la mise à niveau des outils de GIDA, de la solution logicielle et de son application, voire de produire des certifications ISO 15489 et ISO 3030X.

Analyste en gouvernance documentaire - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est de réaliser des plans de gouvernance documentaire, d’évaluer les processus et les systèmes existants, d’analyser la faisabilité de projets de transfert de support d’information (numérisation), d’évaluer les besoins en gestion de la documentation de référence, en gestion des documents technologiques, de recommander les solutions logicielles appropriées.

Architecte documentaire - Professionnel de la gestion des documents d’activité dont la fonction est d’établir, à partir de principes directeurs,  des structures d’organisation des documents en format papier et technologiques (schémas de classification) et des plans de gestion de leur cycle de vie (calendriers de conservation), des arborescences de répertoires pour les serveurs de fichiers, les sites Web, les intranets et les extranets, de rédiger des politiques, des normes, des directives et des procédures qui encadrent le déploiement et la maintenance des systèmes.

Archiviste  - Professionnel responsable de la cueillette, de la garde, de l’organisation, de l’enregistrement et de la description, de la protection, de la restauration s’il y a lieu et de la disponibilité auprès des chercheurs des documents d’archives de conservation permanente. 

Autorité archivistique - Institution ou service d’archives qui coordonne la destruction des documents inactifs et l’identification, la préservation et la gestion des documents d’archives de conservation permanente pour une ou plusieurs organisations. Au Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et au Canada, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) sont des autorités archivistiques nationales.

Extrait de Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, 2009.