Voici cinq des principales caractéristiques à considérer
lorsque vient le temps de sélectionner une solution logicielle pour l’enregistrement,
la description, le repérage, la consultation, l’utilisation et la gestion du
cycle de vie des documents d’activité. Ces points clés sont énoncés dans un
article publié sur le site Web lecercle.lesechos.fr :
POINT CLÉ N° 1 : UNE SOLUTION ‘‘PROGICIEL’’ :
« applicatif, libre ou exclusif, ‘‘prêt-à-porter’’, standardisé et générique,
prévu pour répondre à des besoins ordinaires. »
POINT CLÉ N° 2 : UN SYSTÈME ÉVOLUTIF :
« s’assurer de la ‘‘paramétrabilité’’
de l’outil à tous les niveaux ».
POINT CLÉ N° 3 : UNE PLATEFORME UNIQUE
POUR GÉRER LES ARCHIVES PAPIER, ÉLECTRONIQUES OU HYBRIDES : « capacité de l’outil informatique retenu à gérer
indifféremment tous les supports d’archives, papier ou électroniques ».
POINT CLÉ N° 4 : UN PROGICIEL ORIENTÉ
MÉTIER : « répondre aux
exigences propres à la gestion des [documents d’activité] […] parfaitement intégrer le référentiel de
gestion documentaire de l’entreprise. »
POINT CLÉ N° 5 : GARANTIR LA VALEUR
PROBATOIRE DES DOCUMENTS : « proposer les fonctionnalités nécessaires pour garantir un archivage
probant en cas de contentieux et par conséquent garantir la sécurité et
l’intégrité dans le temps des documents archivés quel que soit leur support. »
On pourrait avantageusement y ajouter la gestion des
versions des documents, le transfert de support, la signature électronique, les
flux de travaux (workflows) et de gestion…
Il est essentiel de comparer les
solutions disponibles et de faire un choix judicieux en se faisant accompagner
par un conseiller neutre, spécialiste de la gestion documentaire, afin d’arrimer l’offre
technologique aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Michel Roberge
3 commentaires:
J'ai été "choquée" il y a quelques jours de tomber sur un article: "Bien choisir son progiciel d’archivage mixte" sur le cercle des echos écrit par un consultant d'une entreprise qui commercialise des logiciels de gestion d'archives. N'y a t-il que moi que cela choque?
l'unification des documents sous tous les formats me semble être l'alternative idéale.
Expert en gouvernance documentaire a dit...
Mon entreprise ne commercialise plus de logiciels depuis juillet 2011. Elle accompagne les organisations dans le choix et l'intégration de solutions variées. Je suis tout à fait à l'aise avec cet article qui ne mentionne aucun produit en particulier et qui présente des fonctionnalités minimales pour une gestion intégrée des documents d'activité.
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