Au cours des vingt dernières années, dans une démarche de conception et de développement de solutions logicielles de GIDA, une réflexion sur les besoins pour l’identification des métadonnées d'enregistrement, de description, de repérage et de gestion des documents a toujours été au cœur de mes préoccupations. Avec comme objectif une saisie minimale de données par les utilisateurs des documents et une automatisation maximale de la génération ou du calcul des informations requises pour une gestion efficiente des documents.
La configuration de la solution logicielle exige l’intégration des outils de base de gestion documentaire : le ou les schémas de classification et les règles de gestion du cycle de vie des unités documentaires, quel que soit le support d’information. Un préalable qui exige la saisie d’une majorité de métadonnées obligatoires par la personne responsable du système de gestion documentaire.
Dans le cas du schéma de classification, le tableau qui suit présente une liste de métadonnées qui devraient être complétées au minimum pour permettre d’automatiser la saisie des données lors de l’enregistrement des dossiers et des documents.
Dans le cas du schéma de classification, le tableau qui suit présente une liste de métadonnées qui devraient être complétées au minimum pour permettre d’automatiser la saisie des données lors de l’enregistrement des dossiers et des documents.
Saisie
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Métadonnées
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Obligatoire
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Facultative
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Calculée
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Automatique
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| Caractéristiques générales du schéma | ||||
| Fonds documentaire |
n
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| Nom du schéma de classification |
n
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| Statut du schéma (actif/inactif) |
n
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| Règles de conservation intégrées (oui/non) |
n
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| Subdivisions spécifiques® (oui/non) |
n
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| Subdivisions uniformes® (oui/non) |
n
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| Rubriques du schéma | ||||
| Code de classification |
n
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| Titre de la rubrique |
n
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| Définitions et avertissements |
n
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| Mots clés |
n
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| Couleur des contenants en format papier |
n
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| Contient des documents essentiels (oui/non) |
n
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| Mesure de protection des documents essentiels* |
n
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| Contient des documents confidentiels (oui/non) |
n
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| Mesure de protection des documents confidentiels |
n
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| Contient des renseignements personnels (oui/non) |
n
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| Mesure de protection des renseignements personnels |
n
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| Statut de la rubrique (actif/inactif) |
n
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| Rubrique utilisable (oui/non) |
n
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| Détenteur des exemplaires principaux de la rubrique |
n
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| Détenu par des unités administratives multiples |
n
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| Support(s) d'information des documents de la rubrique |
n
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| Modalité de génération des titres des dossiers |
n
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*Obligatoire si la série documentaire contient des documents essentiels.
Un prochain billet portera sur les métadonnées relatives aux règles de conservation à associer à chaque rubrique du schéma de classification.
Michel Roberge
2 commentaires:
Bonjour Michel, je ne comprends pas bien la rubrique "Couleur des contenants en format papier".
Explication?
Merçi,
FG
Expert en gouvernance documentaire a dit...
La métadonnée "Couleur des contenants en format papier" permet d’associer une couleur à un contenant physique d’une rubrique donnée : par exemple la couleur des chemises de classement, de la reliure, du boîtier. Certains aiment bien se faciliter le repérage des documents en format papier par leur couleur. La métadonnée peut aussi servir d’élément de recherche : « je cherche dans les contenants de telle couleur un item qui… ».
On s’entend qu’il s’agit d’un élément de description facultatif.
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