L’article 16 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Québec, 1982) stipule qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit [une obligation] établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont [une affirmation] classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ». De plus, depuis 2006, « pour [les ministères et les organismes du gouvernement du Québec], le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement ».Ce texte laisse sous entendre que les documents doivent être classés selon l'ordre suggéré par le plan de classification. Or, en 2010, les moyens technologiques maintenant disponibles n’exigent plus, dans le cas des fichiers informatiques et des courriels, que ces documents soient ainsi classés (rangés, sauvegardés, stockés) pour en faciliter le repérage. La contrainte de l’arborescence de répertoire calquée sur cette composante de gestion documentaire peut effectivement tomber et la liste de classement dont il est question dans la loi n’indique plus nécessairement l’ordre selon lequel les documents sont classés, si ce n’est pour les documents en format papier.
Il faudrait donc nuancer afin de ne pas influencer les pratiques de gestion documentaires en se confortant sur des façons de faire d’une époque de plus en plus révolue.
D’ailleurs, j’aimerais bien savoir combien de ministères et d’organismes gouvernementaux classent effectivement leurs documents sur la base du plan de classification qu’ils diffusent sur leur site Web. Dans le fond, cet article de loi n’est-il qu’un vœu pieux?
Michel Roberge
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