6 juin 2011

439 - Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux?

En 2006, le gouvernement du Québec modifiait sa Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Depuis décembre 2009, pour les ministères et les organismes, le plan de classification tient désormais lieu de liste de classement, outil obligatoire pour faciliter l’exercice du droit d’accès par les citoyens : l’article 16 de la loi mentionne en effet que cette liste « doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ».

Or la majorité des ministères et organismes du gouvernement semblent s’être concertés pour diffuser des plans de classification tronqués, limités souvent à 3 ou 4 niveaux hiérarchiques de précision, parfois moins. L’expression « suffisamment précise » aurait-elle orienté ce choix qui semble ne pas respecter l’esprit de la loi? Ou bien l’objectif non avoué publiquement n’est-il pas de restreindre le nombre de demandes potentielles du public ou des médias?

N’est-il pas légitime de s’interroger sur le réel désir de transparence de l’administration gouvernementale? À moins que cette législation n’ait qu’une portée théorique que seuls des spécialistes du métier sont en mesure d’évaluer la praticabilité? Qu’on élimine de l’arborescence publiée la mention des séries documents non accessibles en vertu des restrictions d’accès énoncées aux articles 18 à 41 va de soi. Cependant, si on ne rend pas public l’énoncé de l’ensemble des séries de dossiers et de documents potentiellement accessibles en vertu de la loi que doit afficher le plan de classification d’une organisation, le citoyen est définitivement limité dans son droit de repérer une information qu’il souhaiterait consulter.

Et que dire de certaines de ces organisations gouvernementales qui, encore dernièrement, avaient mis en ligne des structures de classification qui n’étaient même pas les leurs ou qui ne sont plus ou pas utilisées?

De plus, l’article 16 de la loi indique qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés ». La loi dit bien « sont classés », pas « peuvent être classés ».

La question qui tue : les documents des ministères et des organismes du gouvernement sont-ils tous vraiment classés (rangés, ordonnancés…) selon le plan de classification diffusé? La réponse risque-t-elle d’illustrer l’inapplicabilité effective de cet article? Si c’est le cas, voilà une exigence légale peu crédible!

Michel Roberge

3 commentaires:

Anonyme a dit...

Il y a toujours cette dichotomie entre l'exigence légale et la réalité. À mon avis, il faut cesser d'obliger les organisations à élaborer des outils comme le plan de classification et le calendrier de conservation. En lieu et place, il faut plutôt rendre obligatoire l'élaboration d'un système de gestion des documents conformes à certaines normes. Bref, il faut aller plus loin...

Daniel Ducharme

Michel Roberge
Intégrateur-Conseil / Formateur
en gestion intégrée des documents (GID)
a dit...

Je veux bien mais il faudrai m'expliquer de quoi est composé " un système de gestion des documents " qui sont conformes à certaines normes. Comment peut-on gérer le cycle de vie des ensembles de documents qui documentent les activités d'une organisation sans normaliser l'identification des séries documentaires, c'est-à-dire des séries de dossiers?

Anonyme a dit...

Il me semble que la question adresse deux problèmes distincts. Les plans de classement ont été initialement institués pour permettre aux organisations de gérer les documents A L'INTERNE. Dans ce cadre, descendre trop loin dans l'arborescnece est contre-productif compte tenu de la charge que représente une mise à jour trop fréquente du plan.

Aujourd'hui, on demande aux plans de classement d'être les portes d'entrée pour l'accès aux documents publics. Or cet instrument est inadéquat pour au moins deux raisons.

- Le degrès de finesse car les demandeurs veulent la plupart du temps accéder à une information précise et non pas à une série de document.

- Le système de description, totalement inadéquat pour la même raison. Le citoyen lambda ignore dans quelle série se trouve l'information qu'il cherche et un plan de classement, même détaillé, lui est totalement inutile.

Je suis donc du même avis que D. Ducharme, que j'exprimerais comme suit: il faut mettre à disposition des systèmes générant suffisamment de méta-données au niveau du document, pour en permettre la recherche facile (google-like). Cela est plus facile à dire qu'à faire.

J.-D. Zeller