18 août 2014

934 – La nouvelle version 2015 de la norme ISO 9001 et la gestion des documents d’activité

Lu sur le site ANFOR bivi – Qualité – Bibliothèque virtuelle documents et normes  cet avis d’Yvon Mougin à propos de l’impact de la version 2015 de la norme ISO 9001 :

« Il n'y a pas de changement majeur si ce n’est que la formalisation des bonnes pratiques n'est plus un des principes de base du management de la qualité, comme on l'a longtemps cru par le passé. De nombreux organismes avaient déjà compris ce changement et réduit la taille de leur système documentaire.

On nous avait expliqué au début des démarches qualité que celle-ci consistait à "Ecrire ce que l'on fait et faire ce que l'on a écrit". Cette époque est révolue et l'obtention de la conformité aux exigences des clients et les dynamiques d'amélioration continue ne peuvent plus être occasionnées par la seule formalisation des pratiques à tous niveaux. D'ailleurs, avant de passer à l'analyse des exigences de la norme en matière de gestion documentaire, on peut réfléchir à un préambule que l'on trouve dans la norme ISO 9000, laquelle est aussi révisée concomitamment à la norme 9001, qui explique dans les chapitres 2.2 « Concepts fondamentaux » et 2.2.1 « Qualité » :

« Les organismes axés sur la qualité adoptent une culture qui inspire et oriente le comportement, l'attitude, les actions et les processus afin de fournir de la valeur par la satisfaction des exigences des parties intéressées. »

Il s'agit bien là d'influer entre autres sur les comportements des personnels car aujourd'hui, on constate dans les organismes et notamment les organismes de services à la personne, par exemple, que l'attitude bientraitante (synonyme de qualité de service) ne peut être obtenue à coup de procédures. Il faut que les personnels comprennent leur mission, les besoins et attentes de leurs clients et qu'ils aient envie de les satisfaire.

Pour en revenir à la gestion documentaire, la nouvelle version ne parle plus de « documents » ou « d'enregistrements » mais d'informations documentées *** sans plus faire de distinguo entre les deux catégories. Cela n'enlève rien aux dispositions à mettre en œuvre pour maîtriser l'information documentée. Elles sont, dans l'esprit, identiques à celles de la version 2008. On constate néanmoins que le texte de 2015 est beaucoup plus réduit (28 lignes pour 37 dans la révision précédente), ce qui, symboliquement tout au moins, réduit l'importance de l'intérêt d'une gestion documentaire en regard du management des personnels. »

*** Encore un nouveau concept abscons ! Bizarre qu’il n’y a aucun arrimage avec les normes ISO 15489 et celles de la série 3030X sur les systèmes de gestion des documents d’activité. Existe-t-il une norme sur la normalisation du vocabulaire dans les normes ISO. Apparemment, les sous-comités travaillent en vase clos. Quoiqu'il en soit, on ne peut qu'applaudir pour l'abandon de la notion "d'enregistrements".

Michel Roberge

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