Peut-on vraiment opposer les coûts potentiels de la
recherche de documents dans une organisation, associée à une perte de temps
considérable, à celui d’une solution logicielle ? Les investissements
requis pour l’acquisition de cet outil informatiques sont facilement
évaluables. L'évaluation des dépenses engendrées par le temps consacré par le
personnel à rechercher et à trouver l’information nécessaire à la réalisation
des activités est parfois théorique.
Les spécialistes de la gestion des documents d’activité
savent que ce n’est pas parce qu’on fait l’acquisition d’une solution technologique
que la qualité de la gestion des documents atteindra des sommets insoupçonnés
et que les gains d’efficience de cette fonction du management dépasseront les
attentes. La redéfinition des processus, l’établissement d’outils de
structuration des séries documentaires, la gestion du changement, la
maintenance de l’ensemble du système sont des incontournables : l’outil
informatique n’étant qu’un moyen de mettre le tout en application. Un nouveau
contenant en parallèle avec les anciens non intégrés, voire humainement non
intégrables, aux nouvelles pratiques.
Quoiqu’en laissent croire les promoteurs de la GED
comme panacée à l’efficacité des organisations d’aujourd’hui, la technologie
dont on dispose est utilisée par des humains. En gestion documentaire, la
performance des systèmes (outils techniques et technologiques) mis en place
repose sur le respect, par l’ensemble du personnel tout niveau hiérarchique
confondu, des bonnes pratiques mises en place.
On aura beau faire l’acquisition du progiciel de plus complet et le plus
tape-à-l'œil qui soit, si la formation (le transfert du savoir et du
savoir-faire sur les bonnes pratiques, l’accompagnement (la conformité aux
règles établies) et le soutien (la pérennité du système) des utilisateurs des
documents, l’exercice risque de décevoir.
Les impacts insoupçonnés de schémas de
classification sous-développés sous prétexte de les rendre plus faciles à
assimiler par le personnel et de règles de gestion du cycle de vie des
documents définies par typologie documentaire plutôt que par dossiers (pratiques
suggérées dans les technologues) sont trop souvent considérés comme minimisés
par les multiples fonctionnalités des solutions technologiques. Le risque est
grand de ne normaliser qu’en partie les processus de gestion documentaire et d’abandonner
à l’absence de rigueur organisationnelle l’organisation de l’information portée
par tout type de support.
D’accord, on peut
peut-être évaluer qu’en 2014, dans une entreprise comptant une vingtaine de
salariés, il en coûte annuellement 28 000 $ en « perte de temps liée à la mauvaise gestion des documents ». Il
est toutefois hasardeux, voire simpliste, de conclure que la différence entre cette dépense et le
coût d’une solution de GED à moins de 16 000 $ / an correspondra à l’économie
escomptée. Le temps étant aussi de l’argent, il faudrait intégrer dans l’équation
les efforts continus et soutenus pour alimenter adéquatement le système et
assurer sa stabilité et sa maintenance à long terme. Le principal défi dans un
contexte de mobilité des ressources humaines.
Michel Roberge
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