Lu sur le site Web de Archives Factory : « Le "records management" regroupe l’organisation, la gestion et la conservation des documents produits ou reçus dans le cadre d'une activité ou d'obligations légales. »
Ce que j’aime dans cette définition : les fonctions organisation, gestion et conservation ainsi que le lien entre les documents et les activités et les obligations légales; aucune allusion à un type de support en particulier. J’ajouterais cependant une précision quant à la nature des objets de gestion : les « documents finaux ».
Lu sur le site Web de Kaleidokm : « Le Records Management est un outil de traitement des archives. Il s'agit d'une fonction d'organisation et de gestion des documents essentiels à la conduite de l'activité d'une entreprise.
Le Records Management a pour objet l'ensemble des documents « à archiver », c’est-à-dire les documents que l’organisme aura décidé de préserver à titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle : il s’agit des documents essentiels ou utiles dans la conduite de ses activités.
Le Records Management prend en compte les exigences légales de conservation, de responsabilité et de traçabilité du document. En effet, il a pour finalité de permettre à l'organisme de disposer à tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires, et se protéger en cas de contentieux.
C'est l'outil essentiel quand la valeur probante du document est en jeu. Autrement dit, le Records Management est une activité préventive, il s'agit de suivre des règles, de respecter des normes au cas où une preuve soit requise en matière de contrat par exemple. »
Plus complète mais aussi plus confuse. Mélange de concepts : « archives », « documents à archiver », « documents essentiels ». Ce que j’aime bien, la notion d’ « activité préventive ».
En tout cas, il ne faut surtout pas traduire cette expression par la « gestion des enregistrements » ou la « gestion des registres »! J’ai déjà entendu pire dans un congrès : le traducteur avait parlé de la « gestion des disques ».
Michel Roberge
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