Le stockage sans élimination des fichiers informatiques, incluant les courriels, est une pratique courante dans les organisations. Le coût décroissant des supports technologiques incite à perpétuer des pratiques de non-gestion des documents électroniques. Plutôt que de supprimer des unités documentaires ayant perdu leur valeur administrative, financière ou juridique et n’ayant aucune valeur archivistique, historique ou patrimoniale, on choisit de les extraire et de les stocker sur des supports dit « d’archivage » : rubans, cédéroms, dévédés… Ce choix est compréhensible pour les milliers, les centaines de milliers, voire les millions et les centaines de millions de fichiers accumulées au cours des ans, identifiés et sauvegardés dans des structures de répertoires sans normes de dénomination. Essayez donc d’appliquer des règles de conservation sur des volumes pharaonesques de documents aux multiples copies et versions! Et en les mettant sur ces voies d’évitement, il y a fort à parier que jamais on osera intervenir dans le futur pour les détruire au risque de conserver de l’information qui aurait eu avantage de disparaître en toute légalité. Les unités de lecture risquant de devenir obsolètes, on y perdra peut-être des documents importants.Il faut renverser la vapeur aujourd’hui pour demain. Il faut adopter une démarche véritable de gestion des documents technologiques, en lien ou non avec la portion en format papier des dossiers qu’ils complètent. Le mot « gestion » doit avoir un sens : « gérer » des documents et des dossiers consiste à les enregistrer dans une mémoire organisationnelle en en normalisant l’identification, la classification, les relations physiques ou virtuelles afin de pouvoir les repérer, les consulter, les utiliser et d’en gérer le cycle de vie. Et ce, au moyen des outils de gestion documentaire et des processus organisationnels efficaces et efficients. De sorte que lorsque la vie utile des dossiers est terminée, toutes leurs composantes en format papier et technologiques puissent être éliminées ou véritablement archivées à partir de quelques clics.
C’est la raison d’être même de la mise en place d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID) dans une organisation, quelle que soit sa taille : la solution étant proportionnelle au besoin.
Michel Roberge
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