207 - Quelques souhaits de l’Union européenne pour 2010

L’Union européenne s’est donnée comme objectif d’assurer une gouvernance « transparente, accessible et ouverte ». Aussi, en ce début d’année, voici quelques-uns des souhaits qu’elle énonce, particulièrement ceux relatifs à la gestion documentaire :

Accès aux documents et aux registres
L’accès aux documents du secteur public est une obligation européenne pour les institutions depuis le règlement 1049/2001 qui sera probablement modifié au cours de 2010. Il semble que les impacts de ce règlement ne sont pas très satisfaisants : « recherche difficile pour les non-initiés, documents souvent invisibles pour les grands moteurs de recherche, absence de croisement possible entre les textes issus d’institutions différentes, mais pour une même procédure législative, pas de notification d’une nouveauté pour une procédure inter institutionnelle donnée si ce n’est sous une forme limitée pour l’observatoire législatif, études d’impact peu visibles, documentation de contexte, de background (études, auditions publiques, comitologie…) pourtant produite par l’Union, synergie défaillante avec les parlements nationaux. » En somme, des améliorations souhaitées afin d’offrir « des possibilités de recherche croisées, inter institutionnelles, thématiques et une réutilisation possible des textes afférents par les parlements nationaux et la société civile ».

Mieux créer et gérer les documents technologiques
La création des textes repose encore trop souvent sur l’utilisation simple de logiciels de traitement de textes tel que MS Word. « La réutilisation de ces textes dans la chaîne éditoriale (y compris les traductions et les amendements successifs) exigerait un outil plus rigoureux accessible et disponible sur Internet et permettant une structuration des documents ».

« Certaines institutions ne disposent pas encore d’un solide service interne de gestion des documents, de calendrier des obligations rédactionnelles, de ses versions successives, des notifications aux collaborateurs internes et externes, de ses différentes langues, de conservation pérenne, d’indexation… » Tout ce que préconisent certaines normes telles ISO 15489 et MoReq2.

Enregistrer et indexer les documents technologiques
« Certains penseront à tort qu’il suffit que Google "connaisse" les documents pour que le problème soit résolu. Mais comment parvenir à un Internet plus intelligent, plus sémantique sans un sérieux effort de catégorisation, d’indexation de tous les documents produits à l’aide de thesauri multilingues? » Cet énoncé est doux à mes oreilles. Comme quoi les moteurs de recherche ne sont pas la panacée (voir billet 204)! À l’évidence, la nécessité d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge