Dernière heure - Les conséquences de la perte des documents d’activité dans un incendie

Drôle de coïncidence, compte tenu que le billet 856 avait été rédigé il y a quelques jours.

Entrevue intéressante ce matin à la première chaîne de Radio-Canada. La question de l’animateur au propriétaire d’un commerce de fourrures détruit par un incendie au cours de la nuit : vous avez tout perdu; qu’en est-il des registres de l’entreprise ? Réponse : les registres n’étaient pas à jour mais on constate qu’on aurait dû prévoir les conserver à l’extérieur de l’entreprise.

Conclusion : même pour une petite entreprise, une politique de gestion de ses documents d’activité et une mise en application rigoureuse des mesures qui en découlent pour assurer la sécurité documentaire de l’organisation s’impose, particulièrement pour les documents essentiels à la reprise des activités après un sinistre.

Cette entreprise familiale redémarrera-t-elle ? Le propriétaire a soulevé des doutes en fin d’entrevue.

Michel Roberge

223 – La destruction des documents administratifs en Haïti

Vous me pardonnerez certainement encore une fois mon insistance à souligner cette situation catastrophique pour la relève de l’administration haïtienne à la suite du sinistre du 12 janvier 2010.

Il y a quelques semaines, j’avais fait parvenir un courriel à Monsieur Gilbert Lavoie, chroniqueur au journal Le Soleil de Québec, pour le sensibiliser à cette situation relatée dans aucun média écrit et électronique québécois.

Ce matin, dans un texte intitulé « Bienvenue au Québec », Monsieur Lavoie, envoyé spécial à Port-au-Prince, écrit, entre autres : « Hier midi, nous avons fait une visite au centre-ville. Je croyais avoir tout vu depuis mon arrivée ici. Erreur! Le quartier administratif et commercial est complètement dévasté. C'est comme si on avait largué des centaines de bombes sur cette zone. Tous les édifices sont en ruine ou condamnés. Celui du ministère du Revenu n'est plus qu'un amas de pierre et de débris. Toute la paperasse, les dossiers, les archives papier sont disséminés dans les débris et sont irrécupérables. »

Pour nous du métier de la gestion documentaire, les qualificatifs « disséminés » et « irrécupérable » ne doivent pas être considérés tant qu’on n’a pas fait tous les efforts techniques pour remédier à la situation. Nous savons toutes et tous que, dans nos sociétés du Nord, à la suite d’un incendie, d’inondations ou d’autre désastre, il est toujours possible de récupérer ce qui semble irrécupérable et de reconstituer les dossiers avec ce qui reste de documents. Lorsque les pluies diluviennes s’abattront dans la région, il en sera tout autrement.

Il me semble qu’il y a maintenant urgence à créer, sous la supervision de spécialistes, des commandos de la cueillette méthodique de tout ce qui est encore récupérable, quitte à procéder par la suite à l’assemblage des documents pour leur donner un certain sens pour l’avenir.

Michel Roberge

205 – Une des facettes du désastre à Haïti : la destruction d’une très grande partie des documents de gouvernance.

Pendant que l’aide humanitaire internationale s’efforce tant bien que mal de sauver des vies, de soigner les blessés et de sécuriser la population haïtienne, opération qui prendra certainement des semaines, voire des mois, la reconstruction du pays sera la prochaine étape. Les informations actualisées qui nous parviennent nous permettent de constater à quel point l’État haïtien ainsi que ses municipalités et ses organismes de santé et d’éducation ont subi des pertes d’infrastructures quasi irrécupérables : infrastructures physiques, matérielles et technologiques. Compte tenu de mon métier, ma préoccupation est aussi portée sur les ressources informationnelles détruites en partie ou possiblement récupérables parmi les débris, sous des tonnes de béton et des amas de poussière. Lorsque les pelles mécaniques, les rétrocaveuses et les bulldozers vont commencer à déblayer les ruines, le risque d’une plus grande perte est à craindre.

Nous sommes tous conscients que dans un tel contexte la reprise des activités, la légitimité des actions, la protection des droits, la gouvernance au quotidien sont définitivement en péril. Qu’en était-il avant le séisme? Et même avant les autres sinistres (inondations, tornades…) qui ont frappé ce pays au cours des dernières années? Le cas de Haïti, à cause des événements récents, occupe la presque totalité de nos préoccupations. Mais des situations similaires, d’une ampleur généralement non comparable, se produisent régulièrement. Et aussi dans un grand nombre de pays pauvres (n’ayons pas peu des mots) à la suite ou non cataclysmes.

Une ONG « Gestion documentaire sans frontières (GDSF) » pourrait-elle contribuer aux efforts de reconstruction du pays?

Plusieurs corps professionnels ont créé des infrastructures d’aide sous forme d’organisations non gouvernementales (ONG) dont il existe par exemple des sections québécoises : Médecins sans frontières (MSF), Pharmaciens sans frontières (PSF), Reporters sans frontières (RSF), Avocats sans frontières (ASF) à qui j’ai emprunté, sur leur site Web, l’image qui parle par elle-même et qui illustre ce billet, Enseignants sans frontières (ESF), Ingénieurs sans frontières (ISF)… Il y a bien l’organisation Archivistes sans frontières (ASF), une initiative catalane dont il existe une association française. Cette ONG se spécialise davantage dans l’aide à la sauvegarde du patrimoine archivistique (principalement les archives historiques) de certains pays africains ou du bassin méditerranéen).

Le désastre sur cette partie de l’île Hispaniola devrait peut-être nous inciter à envisager la création d’une nouvelle ONG dédier à aider les organisations sinistrées à récupérer et à rendre accessible les documents administratifs et les dossiers de gouvernance : une telle organisation, «Gestion documentaire sans frontières (GDSF) », pourrait avoir comme mission (très pointue, j’en conviens) d’intervenir en situation d’urgence pour le redémarrage des services administratifs d’organismes publics stratégiques. Une organisation qui pourrait avoir son siège social à Québec et qui, à partir d’un pôle d’expertise québécoise de toute origine en Gestion intégrée des documents en format papier et technologiques (processus et savoir-faire, ressources professionnelles et techniques, ressources matérielles… et surtout transfert local de connaissances) permettrait de regrouper les forces du métier au service des organismes dans le besoin. Il me semble que compte tenu de l’expertise acquise dans les milieux publics et privés depuis près de 45 ans, c’est au Québec que cette noble initiative devrait être prise.

À partir d’objectifs définis par les entités sinistrées et en appui aux ressources spécialisées locales, il serait alors possible de récupérer tout ce qui est récupérable, de reconstituer les éléments manquants, de réorganiser et d’entreposer le tout pour le rendre utilisable au moyen des technologies numériques. On pourrait aussi imaginer que des moyens d’hébergement temporaires pourraient sécuriser la gouvernance jusqu’à ce que les administrations puissent les reprendre en charge. Des tâches certainement colossales, des chantiers à moyen et à long terme avec un souci de pérennité pour l’avenir.

Je suis conscient que la mise sur pied d’une nouvelle ONG ne peut se faire du jour au lendemain, mais avec l’appui et l’expertise d'autres organisations similaires, un tel projet pourrait certainement être en mesure d’offrir ses premiers services dans des délais raisonnables (si la raison a sa place dans de telles circonstances). C’est une idée qui vaut ce qu’elle vaut. Elle est peut-être farfelue. Je la lance, telle une bouteille à la mer. Je vous invite à la relancer à votre tour en faisant circuler l’adresse précise de ce billet :

http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/01/205-une-des-facettes-du-desastre-haiti.html

Qui sait? Elle peut faire du chemin si elle trouve des appuis et des intérêts.

En attendant, il faut sauver des vies et soutenir à notre choix l’une ou l’autre des principales ONG dans leurs missions humanitaires à Haïti:

- Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
- Croix-Rouge canadienne
- Médecins sans frontières (MSF)
- OXFAM Québec
- UNICEF

Michel Roberge

203 – Haïti, 12 janvier 2010

Pas facile ce matin de publier un billet qui ne tienne pas compte des événements d’hier à Haïti. J’ai été rivé à mon téléviseur toute la soirée à l'affût du peu d’information qui pouvait provenir de cette portion de l’île Hispaniola. D’autant plus que deux employées de ma conjointe, résidentes de Québec, étaient arrivées à Port-au-Prince en après-midi dans le cadre d’une mission d’aide du Québec pour le développement de sites Web gouvernementaux. Elles devaient être logées à l’hôtel Montana qui semble avoir été détruit et devaient tenir une première rencontre avec les représentants de la présidence vers 16 h. Comme plusieurs édifices administratifs semblent avoir été détruits ou très endommagés, vous comprendrez que le téléphone et le Blackberry de ma conjointe n’ont pas dérougi pendant la soirée et une bonne partie de la nuit : les autorités gouvernementales québécoises étant à leur recherche. Tous sont inquiets.

En regardant le spectacle désolant des milliers de personnes encore une fois à la rue et des dégâts matériels, outre le désastre humain d’une population qui a eu, au cours des dernières années, son lot de malheurs, je ne pouvais m’empêcher de m’interroger sur les capacités de relève de l’administration déjà chaotique. Des personnes-clés tuées, des édifices effondrés, des documents essentiels à la gouvernance détruits ou perdus. Déjà, dans nos sociétés riches, l’information importante est souvent très mal protégée. Imaginez ce qu’il en sera pour l’État haïtien, pour la ville de Port-au-Prince, pour les organismes publics et les entreprises qui ont été dramatiquement touchés. La fragilité de nos sociétés technologiques qui reposent sur la disponibilité de l’électricité pour le fonctionnement des téléphones cellulaires, des systèmes informatiques, incluant Internet et des systèmes conventionnels de communication est plus qu’évidente. Dans des situations de sinistres majeurs, force est de constater qu’elle laisse les humains dépourvu de moyens efficaces de relève.

Michel Roberge

188 – Une situation inacceptable dans une Capitale nationale

Sous la plume du journaliste Jean-François Néron, du journal Le Soleil de Québec (article du 2009.11.25), on apprend que « Depuis 2008, les employés de la cour municipale [de Québec] doivent se munir d'un masque et de gants pour se rendre dans la salle des archives située au sous-sol de l'immeuble. Un dégât d'eau survenu à l'été 2007 a fait apparaître des champignons et endommagé des documents importants. »

Quand on pratique le métier de conseiller en gestion documentaire, qu’on est, par surcroît, citoyen contribuable dans une ville qui veut se hisser parmi les grandes capitales du monde et qu’on lit se court paragraphe en savourant un délicieux café au petit déjeuner, on est en droit de se demander si l’administration municipale a à cœur la préservation de son patrimoine documentaire. Ce n’est pas rien : ce sont les documents de la cour municipale, une cour de justice!

Faut-il rappeler que selon l'esprit et la lettre de la Loi sur les archives du Québec, les organismes publics québécois, dont les municipalités, doivent gérer et protéger leurs documents importants. Il y a fort à parier que notre bon maire va régler la question en un temps trois mouvements… acrobatiques.

Michel Roberge

167 – Désastre à Lausanne

Incroyable cet incendie dans les locaux de Secur’Archiv à Lausanne, Suisse. Six jours à 370 intervenants : policiers, médecins, pompiers, agents de sécurité et même soldats de l'armée pour en venir à bout! Le Web regorge d’articles de la presse et de galeries de photos.

4600 mètres carrés contenant plus de 3000 mètres cubes d'archives : 50 000 boîtes appartenant à 150 entreprises différentes, dont aucune institution bancaire. Et tout aussi incroyables ces déclarations des représentants du tiers hébergeur : « des documents administratifs peu sensibles […] listings, fiches, salaires, mémos ou factures […] des archives mortes [devant être conservées] pour des raisons légales, environ dix ans. »! Tout de même des documents ayant une valeur juridique, voire des documents essentiels, ceux-là mêmes qu’il faut protéger en cas de sinistre afin de préserver les droits des personnes qu’ils concernent! De plus, il semble qu’il n’y avait pas ou peu de parois antifeu ou de portes de sécurité dans cet espace gigantesque délimité par de simples étagères et des armoires sécurisées. Les clients visitaient régulièrement les lieux : « Nous n'avons jamais eu de remarques » de déclarer le porte-parole de Secure’Archiv.

Souhaitons que ce soit sous le choc des événements qu’un tel manque de professionnalisme transpire de ces propos.

Michel Roberge