Je vous signale un texte intéressant publié sur le site Web de La nouvelle Tribune.info du 26 janvier 2010 qui présente la gestion documentaire comme étant l’une des solutions pour entraver la corruption dans certains pays.Selon l’auteure (le texte non signé est rédigé au féminin), l’une des solutions envisagée passerait par le renforcement du droit à l’information : « l’accès à une information crédible sur les activités du gouvernement participera à décourager les pratiques de mauvaise gestion, de malversation et de détournement des ressources publiques. En effet, les citoyens vont pouvoir contrôler la gestion d’une autorité ou d’un gouvernement s’ils ont l’accès aux informations sur les activités de cette autorité ou de ce gouvernement. L’obligation même qui serait faite aux gouvernants de rendre ces informations accessibles au public les obligerait à résister à la tentation de la corruption, car les citoyens peuvent à tout moment demander des comptes à leurs gouvernants. »
La journaliste de La nouvelle Tribune donne l’exemple du Bénin et rappelle que le « décret 2007-532 du 2 novembre 2007 portant attribution, organisation et fonctionnement des Archives Nationales rend responsables les organismes publics de la gestion de leurs archives courantes. » Elle présente les archives comme étant « l’ensemble des documents issus du fonctionnement de tout organisme et c’est par elles que l’information sur les activités du Gouvernement et des pouvoirs publics en général peut être rendue accessible aux citoyens. » Elle déplore cependant que « cette loi ne fait aucune obligation à ces organismes quant à l’accessibilité de ces documents au public », comme c’est souvent le cas dans bien des pays.
Elle mentionne également que « malgré les dispositions de cette loi, les archives dans nos administrations publiques sont abandonnées. Parfois quand bien même, il existe une structure (un service ou une unité) qui s’occupe de leur gestion, les ressources budgétaires ne sont pas accordées à cette structure pour récupérer, organiser et mettre les archives à la disposition du public ». Il me semble avoir déjà entendu de tels propos dans un contexte plus démocratique! Mais le plus intéressant suit :
Selon elle, l’information « est un aspect important de la lutte contre la corruption qui est souvent négligé. Plusieurs affaires de malversation amenées devant la justice n’ont jamais pu trouver un dénouement tout simplement parce que les preuves, les traces, c’est-à-dire les archives rendant compte de ces actes ne sont plus disponibles. Elles ont été souvent négligées ou tout simplement détruites par les responsables de ces malversations ».
L’article se termine en mentionnant qu’une étude de cas « conduite par l’International Records Management Trust (IRMT) en Afrique a révélé de sérieuses failles dans les pratiques en ce qui concerne la conservation des documents. Les études de cas révèlent que l’inefficacité des systèmes de gestion des documents entravent non seulement la capacité des gouvernements à être crédibles mais sont aussi la cause de l’augmentation de la corruption, des cols blancs africains ».
Gestion documentaire et bonne gouvernance vont donc de paire tant dans les services publics que dans les entreprises du secteur public. La transparence des décisions, la préservation de la mémoire organisationnelle et son exploitabilité, l’accès à l’information publique et la protection des renseignements personnels font partie du défi.
Michel Roberge
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