10 - L’administration américaine et la gestion des documents électroniques

Traduction libre d’un extrait d’un article de Robert Pearl paru dans le New-York Times du 12 septembre 2008. - Les employés de l’administration fédérale américaine qui font face à l'explosion du nombre des documents électroniques semblent être négligents quant à la sauvegarde et à la préservation quotidienne des documents qu'ils produisent en format numérique à tel point qu’on peut déjà imaginer qu’un grand nombre de documents électroniques de l’administration publique sont perdus. Cette situation commence à être préoccupante pour les historiens, les archivistes, les bibliothécaires, les chercheurs du Congrès américain et pour les organismes de surveillance qui craignent qu’on ne puisse faire lien entre ces documents et les processus décisionnels ou les fonctionnaires fédéraux responsables. « Mon plus grand souci est que malgré la bonne volonté et l’expertise de ceux et celles qui se penchent sur ce problème, les risques sont de plus en plus grands de perdre des portions significatives de notre histoire, » a affirmé Richard Pearce-Moïse, ancien président de la Society of American Archivists.

Le défi de la gestion des documents numériques dans l’administration fédérale américaine augmente chaque mois alors que les employés produisent et reçoivent des milliards de courriels et que les documents électroniques sont conservés sur une base décentralisée dans un contexte de réduction du nombre d'employés de secrétariat. Les experts craignent que les documents technologiques qui devront être conservés en permanence deviennent difficilement accessibles à l'avenir parce que les équipements et les logiciels requis pour leur repérage, leur lecture et leur utilisation deviendront obsolètes. « Beaucoup d'employés d'agences du gouvernement américain ne comprennent même pas ce qu'est un document officiel de l’administration fédérale, et un grand nombre d’entre eux ne savent pas comment il doit être préservé » déplore Melanie Sloan, directrice exécutive de Citizens for Responsibility and Ethics.

Des entreprises privées qui n'ont pu fournir les documents électroniques recherchés dans le cadre de litiges ont été gravement pénalisées. De telles pénalités peuvent aussi être imposées au gouvernement américain dans des situations similaires.

Michel Roberge