Il me semble que le concept de « bureau sans papier » ou de « bureau vert » soit plus facile à concevoir qu’à mettre en application. Il est actuellement concevable d’éliminer totalement le papier comme support de conservation de l’information. En effet, tous les documents produits au quotidien le sont généralement en format numérique au moyen de la panoplie de logiciels bureautiques disponibles dans les organisations de toutes tailles. De plus, la plus grande quantité de documents reçus nous sont livrés sous forme de courriels avec pièces jointes. Quant aux documents en format papier existants ou reçus par le courrier traditionnel, il est possible de les numériser : les coûts plus qu’abordables des appareils de numérisation permettent à toute organisation de se doter de ces outils de transfert de support. Jusque-là, tout est possible.Mais cela se complique quand vient le temps d’utiliser les documents. Pour le travail à partir des postes informatiques individuels dans les bureaux et même à distance, il n’y a pas vraiment de problème. Quoique nous soyons toujours dépendants jusqu’à un certain point de la vulnérabilité technologique. Une panne de réseau est toujours possible. Mais la situation est plus complexe lorsqu’il faut se déplacer à l’interne ou à l’externe pour des réunions de travail : l’exigence d’appareils portables individuels pouvant se relier au système central devient stratégique. Il y a des coûts parfois importants ainsi que des infrastructures technologiques adéquates à prévoir.
Bien sûr, s’il est impossible de se relier à distance aux banques d’information de l’organisation il y a les clés USB pour transporter les documents requis ou, comme bien des gens le font encore aujourd’hui, l’impression sur papier des documents de travail. Dans les deux cas, le risque de multiplication des documents demeure omniprésent, comme dans un « bureau plus traditionnel ».
Quand j’entends des clients soulever régulièrement ces questions, il me semble que les vrais « bureaux sans papier » ne sont pas encore pour demain.
Michel Roberge
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