19 janv. 2011

371 - Cote pour document électronique

« Existe-t-il une cote spécifique pour les documents électroniques? » : étrange cette question posée cette semaine dans le forum ADBS! Je ne sais trop de quels documents électroniques il en retourne. Mais, à première vue, un document est un document, qu’il soit en format papier ou technologique.

Dans tous les cas, on a affaire à de l’information consignée sur un support qui, évidemment, a ses propres caractéristiques. Mais il n’en reste pas moins qu’il s’agit documents. Si on imprime le document électronique, donc si on en fait une copie ou vice versa si on numérise un document en format papier pour en faire une image numérique, n’a-t-on pas affaire aux mêmes documents? Si l’unité documentaire en format papier porte la cote XYZ, il me semble, en toute logique, qu’il n’y a aucune raison que la version électronique soit liée à son dossier de la même manière.

Avec l’expérience, il me semble que ce n’est pas parce qu’on gère depuis plusieurs années de plus en plus de documents électroniques qu’il faut chercher midi à quatorze heures. L’apport de notre métier dans les organisations est déjà suffisamment difficile à valoriser.

Le principe philosophique Keep It Strickly Simple (KISS) selon lequel la simplicité « devrait être le but recherché et que toute complexité non nécessaire devrait être évitée », ne devrait-il pas être aussi appliqué au domaine de la gestion documentaire?

Michel Roberge

2 commentaires:

DOC FXB a dit...

Bonjour,
Je souhaite apporter un commentaire étant l'auteur de la question sur le forum de l'adbs. Le but de la cote est de localiser un document dans un fonds documentaire, en un simple coup d'oeil. Or, si le document n'est qu'en format numérique, pour des questions de manque de place dans le centre de documentation, il nous a paru nécessaire de différencier les cotes pour une localisation physique du document de celles pour une localisation électronique. Cela permettrait à nos utilisateurs de ne pas passer du temps à chercher un document dans le fonds qui se situe dans l'ordinateur.
Alors, oui, il faut simplifier les choses mais si personne ne se pose de questions compliquées, comment apporter de la simplicité à tous les professionnels de l'information ? Parce que, au vu des réponses que j'ai obtenues, je ne suis pas seule à me poser cette question.

Michel Roberge
Intégrateur-Conseil / Formateur
en gestion intégrée des documents (GID)
a dit...

Merci pour votre commentaire : votre réponse permet de mieux comprendre le sens de votre question.