424 - La gouvernance documentaire serait-elle en panne ?

Un autre sondage réalisé la compagnie RICOH auprès de dirigeants d’organismes publics (services publics) et d’organisations du secteur privé illustrent-elles une réalité souvent masquée par une apparence de contrôle effectif des ressources documentaires? Un billet publié sur le site d'information pour les décideurs et les utilisateurs professionnels IT en France, ZDNet.fr, soulève la question de la gouvernance documentaire, la manière et les moyens mis en œuvre pour gérer les documents.

L’auteur, Frédéric Bergonzoli rappelle que le « patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte » selon une enquête pendant l’été 2009 et dont on peut consulter les résultats dans un livre blanc est disponible sur www.ricoh.fr/research :

75% des cadres supérieurs « reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise ».

Les « procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou ».

Il « suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources ».

Et l’auteur du billet de conclure de la nécessaire émergence « dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager) », Documestre™ comme j’aime bien nommer cette responsabilité pour assurer la cohérence des actions.

Michel Roberge