426 - Gare aux archives numériques !

J’attire votre attention sur ce billet de Laurence Neuer sur le site Les Échos qui soulève des questions fort intéressantes sur la destruction et la non-destruction de documents, particulièrement de documents technologiques : « Que faut-il garder parmi les milliards de données stockées sur les serveurs, dans les messageries et les postes informatiques des salariés ? » [..] « Les occasions d'avoir à se justifier ne cessent de se multiplier. Soupçons de falsification, de détournement, d'entente frauduleuse, dénonciations : les enquêtes judiciaires ou administratives sont nombreuses et comportent des risques pour l'entreprise », tant pour se défendre que pour se protéger.

L’auteur met en évidence la situation problématique suivante : « Une entreprise de travaux publics est soupçonnée de corruption. Ses dirigeants reçoivent la visite surprise d'agents de la police judiciaire chargés de l'enquête pénale. S'ensuivent une perquisition et la saisie de supports informatiques dans ses murs. Au détour d'une pièce jointe dans un e-mail, un enquêteur épingle un élément laissant présumer une fraude fiscale. […] L'entreprise avait sous-estimé les effets délétères de sa mémoire numérique face aux pouvoirs d'enquête très étendus des services de police. Il a suffi de quelques clics pour que son réflexe de « conservation » devienne le pire des mouchards ».

Comme je l'ai déjà écrit en 2009 dans mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) : les documents technologiques s'incrustent dans les organisations.

L’article souligne également l’importance d’ « attribuer des durées de vie aux documents » de sorte que « cet archivage légal ou à valeur probatoire permet non seulement de montrer patte blanche en cas de contrôle, mais aussi de se défendre dans une instance ». L’auteur termine en démontrant l’importance pour les entreprises de répartir les documents d’entreprise en catégories et de se doter de « véritables politiques d’archivage ».

Des recommandations de gestion de risques que tout expert en gouvernance documentaire est en mesure de formuler et d’en appuyer la mise en application.

Michel Roberge