492 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 9

Le plan de gouvernance documentaire

Une organisation qui souhaite redresser ou mettre à niveau ses processus de gestion documentaire afin de mieux intégrer les documents technologiques à ceux en disponibles en format papier a avantage à établir un plan de gouvernance documentaire réparti sur quelques années.

Cette démarche repose d’abord sur une recension des attentes des décideurs et des gestionnaires. Elle exige une prise de connaissance de l’environnement organisationnel, humain, technologique, légal et réglementaire et une qualification des outils techniques et technologiques déjà existants. Il est aussi important, à cette étape qui vise à définir la portée du projet, de partager une définition commune du concept de gestion intégrée des documents (GID).

L’établissement d’un diagnostic s’ensuit afin d’évaluer les processus actuels de gestion des dossiers (en format papier, technologiques ou hybrides). Une attention particulière doit aussi être portée sur les pratiques de gestion de tous les types de documents technologiques : fichiers de bureautique, courriels, copies de sécurité… Sans oublier les mesures de protection appliquées ou non pour la gestion des documents essentiels ou confidentiels et des documents qui contiennent des renseignements personnels. En confrontant les façons de faire actuelles et leur degré de conformité avec les lois et les bonnes pratiques du métier, une recension des risques potentiels est alors possible.

L’étape suivante consiste à dresser la liste des cibles à atteindre, à identifier les actions à réaliser et à établir les principes de gouvernance à mettre en application. Il en découle un plan de match appuyé par un échéancier de réalisation et une évaluation des efforts et des investissements financiers nécessaires à la mise en application du projet.

En procédant ainsi, l’organisation dispose d’un plan d’action dont les coûts de réalisation reposent sur des données précises eu égard aux besoins et aux activités à réaliser pour les combler. Une attention particulière doit être portée sur l’aspect humain (gestion du changement) de la démarche qui doit être privilégié sur la place occupée par les solutions techniques et technologiques. Celles-ci devant toutefois être de qualité supérieure et ne pas excéder les besoins réels.

À suivre : La transmisssion des savoirs et des savoir-faire

Michel Roberge