530 - Logiciel, savoirs, savoir-faire libres (3)

Prioriser la gestion du changement sur les solutions techniques et technologiques

Dans un contexte de solutions d’affaires libres (logiciels libres et outils techniques) en gestion intégrée des documents (GID) d’activité en format papier et technologique, la mise en place d’un plan de gouvernance documentaire conduit à prioriser la gestion du changement. Les utilisateurs des documents (l’ensemble du personnel, tout niveau d’emploi confondu) sont au cœur de l’action. Depuis l’avènement de la bureautique et encore davantage avec l’omniprésence des courriels, ils sont devenus les vrais gestionnaires de documents. Laissés souvent à eux-mêmes dans la manière d’organiser les différentes formes d’information sous leur responsabilité, il s’en suit une multitude de pratiques individuelles qui, il faut en convenir, leur permettent d’assumer leur tâche. Mais pas toujours dans l’efficience. On ne peut pas les blâmer. Mais d’un point de vue organisationnel, il en est tout autrement.

Gérer le changement à l’échelle d’un organisme, quel que soit sa taille, consiste à modifier les façons de faire, les habitudes personnellement sécurisantes dans le but d’assurer l’efficacité managériale, de rendre disponibles les produits ou les services à meilleur coût, d’atteindre une plus grande rentabilité ou profitabilité (retour sur l’investissement) et d’anticiper et minimiser, voire éliminer, les risques potentiels dans l’action.

En focalisant l’attention sur les utilisateurs des documents plutôt que sur les outils de travail, en mutualisant les savoirs et les savoir-faire, le passage d’une administration de procédures à une administration de responsabilités documentaires s’ajoutera comme facteur de succès et de motivation dans la mise en place de systèmes de GID.

Prochain volet : Appliquer la Loi de Pareto

Michel Roberge