533 - Logiciel, savoirs, savoir-faire libres (4)

Appliquer la Loi de Pareto

Dans la mise en place des solutions d’affaires pour la gestion intégrée de ses documents d’activité, comment une organisation peut-elle justifier que plus de 90 % du budget qu’elle s’est alloué soit consacré à la conception et au développement des outils techniques (schéma de classification et règles de gestion du cycle de vie) et à l’acquisition d’un logiciel de GID? Et comment peut-on sérieusement se résigner à utiliser le maigre solde qui permet généralement à peine à assurer la gestion du changement par la transmission des savoirs et des savoir-faire, l’accompagnement et le soutien des utilisateurs de documents avec des ressources professionnelles du métier?

Depuis les années 70, au Québec en tout cas puisque c’est un environnement que je connais bien, rien n’a changé dans la manière d’aborder l’introduction de processus normalisés de gestion documentaire. Comme si quelqu’un avait un jour appuyé sur la touche « Pause » et qu’on avait cessé de réfléchir ni oser imaginer remettre en cause les « bonnes » pratiques.

« Innover, c’est d’abord penser autrement » proclamait récemment dans un encart publicitaire le Ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation du Québec. Et pour en faire un leitmotiv personnel, cette courte phrase est désormais épinglée sur le mur au-dessus de l'écran de mon ordinateur.

Inspiré par ce slogan, pourquoi ne pas innover et aborder autrement la problématique en privilégiant une approche axée sur la gouvernance documentaire qui conforte les utilisateurs de documents au cœur d’un système de GID et qui s’appuie sur l’utilisation de solutions d’affaires libres? Il est alors possible d’appliquer la Loi de Pareto de sorte qu’à peine 20 % d’un même budget soit consacré aux outils de travail et 80 % au développement des compétences de gestion documentaire de l’ensemble du personnel! À condition bien sûr de penser et d’agir autrement. Avec comme conséquence une remise en question approfondie et pourquoi pas dynamisante de notre rôle d’intervenants spécialistes tant professionnels que techniques.

Entre vous et moi, il n’y a pas de décideurs ou de gestionnaires lucides qui peuvent rester insensibles à la mise en place des conditions favorables pour réussir l’incontournable gestion du changement dans le respect de leurs choix budgétaires, particulièrement en ce qui a trait à la gestion des documents d’activité.

Michel Roberge