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La lecture de ce texte ne
pouvait tomber à un meilleur moment : le client du secteur privé chez qui
j’ai amorcé hier l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire a énoncé
les mêmes préoccupations.
Pour vous mettre l’eau à
la bouche, voici quelques extraits significatifs :
« Une
personne qui manie en sous-sol des cartons poussiéreux… voilà ce qu’évoque
l’appellation d’archiviste d’entreprise, qui draine encore son image d’Epinal. »
« L’archiviste
du secteur public a d’emblée une mission de sauvegarde de patrimoine et sa
présence est structurelle. A contrario son homologue dans le privé devra
prouver à l’entreprise que cette action sert son image […]. Il devra plutôt déterminer le cycle de vie
des documents pour des raisons réglementaires et juridiques. Et avant tout
s’imposer dans l’organisation. »
« […] il
peut venir du département qualité, ou du risk management pour être à même de
s’adapter au secteur » (une autre bonne raison pour détacher la
formation universitaire des départements d’histoire !)
« […] la
responsabilité de mettre au point deux chartes : celle de l’archivage – ce
qu’on doit conserver et ce qu’on doit jeter – et celle de conservation – qui y
a accès. »
« Le
“maître des données” est ainsi le garant de la conformité avec la
réglementation, évitant amendes et redressements. »
« Mais
il permet aussi de maîtriser certains risques, gardant les preuves de ce qui
s’est passé pour les ressortir en cas de coup dur. »
« Il
y a eu des dérives dans l’archivage électronique. Beaucoup de données inutiles
ont été enregistrées par facilité, alors qu’à terme le problème d’encombrement est
le même que pour le papier » (on
pourrait aussi dire que dans certaines organisations, la non gestion des
documents technologiques constitue une bombe à retardement dont les dégâts sont
actuellement difficile à anticiper).
Cet article est une bouffée d’air frais qui manque
de ce côté de l’Atlantique.
Michel Roberge
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