14 nov. 2012

635 – Archiviste d’entreprise maître des données

Il est intéressant de constater qu’en Europe on réfléchit tout haut sur la définition et l’évolution du métier ou d’archiviste ou de records manager. À preuve cet article de Julien Tarby publié sur le site Web Le nouvel Economiste.fr qui rejoint mes intérêts professionnels depuis plusieurs années : Archiviste d’entreprise – Le maître des données Le numérique a poussé la profession sur le devant de la scène.

La lecture de ce texte ne pouvait tomber à un meilleur moment : le client du secteur privé chez qui j’ai amorcé hier l’établissement d’un plan de gouvernance documentaire a énoncé les mêmes préoccupations.

Pour vous mettre l’eau à la bouche, voici quelques extraits significatifs :

« Une personne qui manie en sous-sol des cartons poussiéreux… voilà ce qu’évoque l’appellation d’archiviste d’entreprise, qui draine encore son image d’Epinal. »

« L’archiviste du secteur public a d’emblée une mission de sauvegarde de patrimoine et sa présence est structurelle. A contrario son homologue dans le privé devra prouver à l’entreprise que cette action sert son image […]. Il devra plutôt déterminer le cycle de vie des documents pour des raisons réglementaires et juridiques. Et avant tout s’imposer dans l’organisation. »

« […] il peut venir du département qualité, ou du risk management pour être à même de s’adapter au secteur » (une autre bonne raison pour détacher la formation universitaire des départements d’histoire !)

« […] la responsabilité de mettre au point deux chartes : celle de l’archivage – ce qu’on doit conserver et ce qu’on doit jeter – et celle de conservation – qui y a accès. »

« Le “maître des données” est ainsi le garant de la conformité avec la réglementation, évitant amendes et redressements. »

« Mais il permet aussi de maîtriser certains risques, gardant les preuves de ce qui s’est passé pour les ressortir en cas de coup dur. »

« Il y a eu des dérives dans l’archivage électronique. Beaucoup de données inutiles ont été enregistrées par facilité, alors qu’à terme le problème d’encombrement est le même que pour le papier » (on pourrait aussi dire que dans certaines organisations, la non gestion des documents technologiques constitue une bombe à retardement dont les dégâts sont actuellement difficile à anticiper).

Cet article est une bouffée d’air frais qui manque de ce côté de l’Atlantique.

Michel Roberge

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