Selon l'étude
de MARKESS International dédiée aux solutions de coffre-fort numérique
qu’il est possible de télécharger en cliquant sur ce lien, l’utilisation d’un
coffre-fort numérique pour la conservation de certains documents ayant une
valeur économique ou juridique comme les factures électroniques, les contrats,
les bons de commande, les bons de livraison ou les bulletins de paie numérisés
devrait croître de façon assez soutenue d’ici 2015 : « Au-delà de ses qualités intrinsèques relevant davantage de
l’archivage, le coffre-fort numérique commence également à être vu comme un
service à valeur ajoutée que les entreprises peuvent offrir à leurs différents
partenaires afin d’améliorer leurs relations ». Voir les
résultats du sondage publié sur le
site Web de l’entreprise.
Sans compter que certaines
administrations publiques se proposent d’offrir à leurs citoyens la disponibilité
d’un espace numérique sécuritaire. Encore faut-il que le besoin d’un tel service
soit bien réel. À Québec,
par exemple, à peine 800 citoyens ont manifesté leur intérêt envers un tel
coffre-fort numérique proposé par l’administration municipale.
Toujours selon
Markess International, un certain nombre de décideurs du secteur public
interrogés en 2013 sur les principales raisons d’un recours potentiel à des
coffres-forts numériques se répartissent comme suit :
- 68% Prolonger logiquement le transfert de support
- 60% Fiabiliser la conservation des documents et réduite le volume de papier
- 56% Conserver à long terme des documents et des données
- 44% Se mettre en conformité avec le contexte légal/réglementaire
- 36% Répondre à une demande interne
- 32% Diminuer les coûts d’archivage et Optimiser l’accès aux documents.
Plutôt étonnant de
constater que l’une des caractéristiques mêmes des documents technologiques étant
de favoriser le partage de l’information pour une utilisation efficace et
efficiente se classe qu’au bas de l’échelle !
Michel Roberge
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