843 – À bas les postes de classement !

Je suis tout à fait d’accord avec Yves A. Lapointe pour remplacer dans le vocabulaire de la gestion intégrée des documents d’activité l’expression « Poste de classement » par « Espace de classement » (Convergence, 4 décembre 2013). En effet, le mot « Poste » fait traditionnellement référence à un lieu physique où sont conservés les documents en format papier. Il est difficile de l’associer aux documents technologiques sauvegardés sur les serveurs, dans les boîtes de courriels ou dans la voûte d’une solution logicielle de GID ou de GED (sans compter la pratique à abolir de stocker ses fichiers importants sur son poste de travail informatique).

Toutefois, j’irais un peu plus loin afin de mieux qualifier ces espaces de conservation de l’information portée par tout type de support, et ce afin de refléter la réalité documentaire des organisations d’aujourd’hui qui doivent gérer une combinaison de dossiers physiques et de documents technologiques. Je parlerais d’ « Espaces de classement physiques » pour identifier le lieu de conservation des dossiers physiques (chemises de classement, pochettes, reliures…) et des autres unités documentaires physiques (cassettes vidéos, cédéroms, dévédés…) En parallèle, j’ajouterais la notion d’ « Espaces de classement technologiques » afin de localiser le ou les lieux de stockage des fichiers informatiques, des courriels, des bases de données, des systèmes informatiques…

On pourrait donc dire qu’un système de gestion intégré des documents d’activité prend en charge l’ensemble des documents de mission et de gestion interne conservé dans les « espaces de classement physiques et technologiques » d’une organisation.

J’adopte donc cette terminologie pour la production de tous les livrables de mes clients actuels et futurs.

Michel Roberge