20 févr. 2014

873 – Une BD publique comme référentiel des durées de conservation des documents

J’y reviens (voir les lectures de la semaine de mardi), car je trouve cette initiative française vraiment géniale : une base de données fournissant aux entreprises les règles de conservation légales pour leurs documents. Un document de référence qui facilite l’établissement des calendriers de conservation (tableaux de gestion) et qui peur conforter les organismes dans la gestion du cycle de vie de leurs documents. Un extrait publié sur le site Web d’Archimag permet de se faire une idée du contenu disponible à partir d’une requête sur le Dossier de constitution d’une entreprise.

Au Québec, il existe déjà depuis plusieurs années un certain nombre de recueils de règles de conservation établies pour différents types d’organismes publics (gouvernement, secteur municipal ainsi que ceux de la santé et de l’éducation). À quand la fusion de toute cette information disponible encore four forme traditionnelle avec celle contenue dans les milliers de calendriers de conservation approuvée par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et sa diffusion sous forme d’une base de donnée publique gratuite ?

Une façon indéniable de réduire considérablement les coûts associés à l’établissement des règles de gestion du cycle de vie des documents dans l’administration publique.


Michel Roberge

2 commentaires:

memoiredigitale a dit...

C'est effectivement une très bonne idée...
J'aurais préféré une initiative au niveau de l'état Français et un accès gratuit ;-)

Anonyme a dit...

Tout à fait d'accord. Le problème c'est que cette base de données est payante pour les administrations publiques françaises !