Les
principes qui sous-tendent la conception, le développement, le déploiement et
la maintenance des systèmes de gestion des documents… d’activité (ou de Records
Management pour celles et ceux qui carburent encore avec la langue de Shakespeare)
n’ont pas changé d’un iota depuis leur énoncé au milieu des années cinquante.
Et ce, quoiqu’en disent les technologues ou tentent de nous faire croire le
contraire certains néologistes abscons.
Dans
les organisations, au quotidien, des dizaines, voire des centaines et même des
milliers de documents « documentant » les activités de mission ou de
gestion interne ont toujours été créés, reçus ou expédiés. Au moment de leur
création, différentes versions ont souvent été produites afin qu’ils reflètent
adéquatement le message ou l’usage justifiant leur existence. En fonction de
leur valeur opérationnelle, administrative, juridique, financière,
archivistique, historique ou patrimoniale.
Associés
à des dossiers d’activité, de personnes ou d’organismes, les documents ont
toujours été classifiés et classés à des fins de conservation, de repérage, de consultation
et d’utilisation au moment voulu par les personnes autorisées à y avoir accès
au moyen d’instruments de description et de repérage.
La
gestion du cycle de vie des dossiers, et par conséquent des documents qui les
composent, a toujours été une problématique, les individus étant trop souvent
laissés à eux-mêmes pour juger de la pertinence ou non de les conserver ou de les
détruire. Avec comme conséquence une accumulation parfois vertigineuse des
masses documentaires ou une perte irrémédiable d’éléments essentiels au
fonctionnement et à la préservation des droits de l’organisation.
Aujourd’hui,
les fonctions de gestion documentaire n’ont pas changé. Et si vous lisez ce
blogue au cours des prochaines années, il en sera ainsi : les outils de
création, de réception et d’expédition, les supports d’information, les outils
de description ou d’indexation et de repérage, les interfaces de consultation,
de partage et d’utilisation… permettent et permettront de dynamiser les
processus. Et ils vont continuer d’évoluer. Mais il en restera toujours que dans
les organisations, au quotidien, des dizaines, voire des centaines et même des
milliers de documents « documentant » les activités de mission ou de
gestion interne…
Michel
Roberge
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