Éléonore Alquier, chargée de
mission auprès de la direction déléguée aux collections à l’Institut national
de l’audiovisuel, après avoir été chef de la mission des Archives de France
auprès du ministère des Affaires sociales et de la Santé, membre du Conseil international des archives a assuré la traduction de la
boîte à outils Un bon archivage pour une
bonne gouvernance qu’elle a présenté lors de la journée d’étude du 6
février 2015.
Instrument méthodologique destiné
à aider l’archiviste en tant que fonction support, cette boîte à outils permet
de dresser un diagnostic pour faire valoir le lien entre démocratie et bonne
gestion des archives. La bonne gouvernance signifie que le pouvoir en exercice
gère les ressources d’un pays en faveur de son développement. Cette notion
recouvre donc un ensemble de principes : respect de la primauté du droit, lutte
contre la corruption, bonne gestion des affaires publiques, respect des droits
de l’homme ou encore promotion de la démocratie participative. Un bon archivage
pour une bonne gouvernance présente les principes fondamentaux d’une gestion
maîtrisée de l’information, notamment les enjeux de bonne gouvernance liés aux
archives. Dans sa version initiale, The
Recordkeeping for Good Governance Toolkit a été élaborée en 2009 par la
branche pacifique du Conseil international des archives (PARBICA). Ce projet a
été bénéficié du soutien politique et financier de l’Agence australienne pour
le développement international. Elle est composée d’un ensemble de modules
volontairement simples et destinés à toute personne devant gérer des archives
(papier ou électronique), dans un contexte public ou privé. Elle met l’accent
sur la stratégie.
Lors de la traduction française,
le choix a été fait de ne pas reprendre la boîte telle quelle mais de
l’adapter. Les objectifs étaient à la fois de sélectionner les modules qui
complétaient l’offre du portail international archivistique francophone (PIAF)
– et donc de renoncer à ceux qui étaient redondants avec le PIAF –, mais aussi
de se concentrer sur l’amont de la chaîne archivistique pour améliorer la
gestion des documents engageants d’où le développement de deux modules propres
: organiser un audit et mettre en place un programme de documents essentiels.
L’intervenante conclut qu’une
bonne gestion de l’archivage est importante pour :
- l’efficience d’un service public. Cela permet d’organiser de manière efficace l’information sur des décisions et actions.
- protéger les intérêts de l’État. Un bon archivage constitue une preuve de la réalisation de certaines actions ou obligations légales. Cela aide à la préservation des intérêts d’un gouvernement.
- préserver l’intérêt public. Une mauvaise gestion des documents engageants peut causer du tort. Une bonne gestion des documents engageants permet de protéger toute la communauté en préservant l’information gouvernementale sur les personnes physiques et morales.
Source : alma.hypothese.org
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