26 août 2015

1120 - Gérer les documents d’activité, ce serait renier les archives !

Incroyable ! Intégrer l’expression française « documents d’activité » dans nos relations avec les décideurs qui peuvent nous embaucher et les clients auprès de qui nous pouvons offrir nos services professionnels révélerait un « reniement des archives ». Oui, oui. Vous avez bien lu : on renierait les archives en adhérant au consensus de la Francophonie qui s’est concrétisé dans l’adoption des nouvelles normes ISO de la série 30300 et la révision de la 15589.

J’aimerais bien qu’on explique en quoi je fais acte d’apostasie en employant un langage que mes interlocuteurs comprennent. Que la préservation des archives est la conséquence d’une gestion adéquate des documents qui documentent les activités quotidiennes de mission et de gestion interne.

Qu’on le veuille ou non, l’intérêt des décideurs, des gestionnaires, des managers - pardon, des cadres - et, évidemment, de l'ensemble du personnel, se porte sur les documents qui leur sont utiles, à eux et à leur personnel, à des fins de gestion, pour protéger les droits et assumer les devoirs de leurs organisations, pour servir leurs clients ou leurs citoyens, pour être profitables ou efficients. Et ces documents sont les documents d’activité créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qui découlent des différents processus de gestion, de décision, de fabrication…

Mais quelle honte y a-t-il d’affirmer que les archives sont composées d’une portion des documents d’activité d’une époque révolue qui ont été identifiés comme ayant un caractère historique évident ? Il est très sain de distinguer les documents d’activités des archives, comme il l’est également de faire la part des choses entre les documents d’activité et la documentation de référence ou toute autre information consignée sur un support qui n’a aucun lien avec les processus et les activités organisationnelles.

Pourquoi « faire simple », comme on dit au Lac Saint-Jean, quand on peut compliquer les choses? Avec le temps, on finit par se tirer dans le pied, au point où notre utilité professionnelle dans un univers numérique peine à s’imposer, jusqu’à même être remise en cause. En intégrant les préoccupations managériales à l’archivistique, aux archives, à l’archivage, on accentue l’effet. Personnellement, j’ai mené une carrière de 40 ans sans employer ces mots qui entretiennent la confusion : dans mes écrits, dans mes contacts avec des clients, dans mes enseignements. Je ne me suis jamais présenté comme étant un « archiviste ». Quoique j’aurais aussi aimé pratiquer ce métier en mettant en valeur une portion du patrimoine historique de la société québécoise.

Quant à l’expression « archivage managérial », je l’ai glissée quelques fois dans la conversation pour la tester. Les réactions obtenues m’ont incité à l’archiver.

Michel Roberge
Expert en gestion intégrée des documents d’activité
Expert en gouvernance documentaire 

3 commentaires:

Kouassi Sylvain a dit...

Mais les documents d'activité sont bien des archives , seulement qu'ils sont encore courants et font partie des records . Et pour pouvoir gérer le définitif en aval , il faudrait bien gérer en amont le vivant !!!
En quoi quoi donc est ce que gérer les documents d'activité serait renier les archives si les documents d'activités font partie intégrante des archives ?

Véronique KIENY a dit...

Je suis assez d'accord avec le précédent commentaire. N'est-ce pas un souci terminologique avant tout qui pousse à faire cette distinction entre archive et document d'activité ? Dans les entreprises, une archive ne l'est que parce qu'elle représente un intérêt pour le fonctionnement de l'entité, sans quoi elle passe à la trappe. Un document d'activité passe par le stade de l'archive au sens où il va rejoindre un classement, une boîte, un tableau.... Mais il ressort forcément quand on en a besoin. A titre d'exemple, dans un précédent emploi, je traitais d'anciens attendus de débats parlementaires datant des années 47 à 75 comme des archives vivantes, car nous en avions besoin dans le cadre de défense de projets de lois. Ces anciens documents, considérés comme archives par beaucoup, étaient chez nous placés en avant et précieusement conservés à portée de main, tout comme les anciens dossiers des collaborateurs sur le sujet qui, si j'avais suivi la technique archivistique classique, auraient dû passer à la benne car terminés, finalisés, anciens, sans valeur apparentes 30 ans plus tard. Sauf que ce n'était pas le cas. Le fait de définir ce qu'est un document d'activité, d'essayer de percevoir sa plus-value et son usage futur comme "archive-mémoire", mais également comme possible document d'usage, représente un vrai plus pour l'entreprise et de renie en rien le travail des archives.

Véronique KIENY a dit...

Je suis assez d'accord avec le précédent commentaire. N'est-ce pas un souci terminologique avant tout qui pousse à faire cette distinction entre archive et document d'activité ? Dans les entreprises, une archive ne l'est que parce qu'elle représente un intérêt pour le fonctionnement de l'entité, sans quoi elle passe à la trappe. Un document d'activité passe par le stade de l'archive au sens où il va rejoindre un classement, une boîte, un tableau.... Mais il ressort forcément quand on en a besoin. A titre d'exemple, dans un précédent emploi, je traitais d'anciens attendus de débats parlementaires datant des années 47 à 75 comme des archives vivantes, car nous en avions besoin dans le cadre de défense de projets de lois. Ces anciens documents, considérés comme archives par beaucoup, étaient chez nous placés en avant et précieusement conservés à portée de main, tout comme les anciens dossiers des collaborateurs sur le sujet qui, si j'avais suivi la technique archivistique classique, auraient dû passer à la benne car terminés, finalisés, anciens, sans valeur apparentes 30 ans plus tard. Sauf que ce n'était pas le cas. Le fait de définir ce qu'est un document d'activité, d'essayer de percevoir sa plus-value et son usage futur comme "archive-mémoire", mais également comme possible document d'usage, représente un vrai plus pour l'entreprise et de renie en rien le travail des archives.