Encore aujourd'hui, je suis étonné de constater que les schémas de classification qui sont produits par ou pour le compte d'organisations publiques ou privées sont souvent de qualité médiocre. J'ai l'impression d'assister à un résultat qui repose sur l'improvisation, l'absence de méthodologie de conception et de développement : étalement plus linéaire que hiérarchique des rubriques, souvent limité en nombre de niveaux pour prétendument en simplifier l'utilisation, contraintes fixées au préalable par le choix d'un code de classification qui ne favorise pas l'extension naturelle de la structure, mélange de types de documents, d'activités et de titres de dossiers, manque de rigueur dans la rédaction des rubriques, non-utilisation du concept puissant des subdivisions pour la génération dynamique des identifiants de dossiers... et j'en passe.La conception et le développement d'un schéma de classification de qualité supérieure doivent, à mon avis, reposer sur une méthodologie rigoureuse d'identification et de regroupement logique des fonctions d'une organisation sous deux grands domaines : les domaines liés à la mission de l'organisation (domaines d'affaires) et les domaines en soutien à la mission (domaines administratifs). L'identification et l'ordonnancement de la hiérarchie des activités et des sous activités associées à chacune des fonctions doivent ensuite respecter la logique de leur déroulement.
Résultat escompté : l'arborescence de classification doit être aussi facile à utiliser qu'une carte routière (point de départ et destination) tant dans le processus de classification des dossiers et des documents que dans celui de leur repérage. Comme le schéma de classification est, à mon avis, la pierre d'assise d'un système efficace de Gestion Intégrée des Documents (GID), on aurait avantage à se doter de méthodes et de normes rigoureuses pour son établissement.
Michel Roberge
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