Lorsque vient le moment de mettre à niveau ou d’adopter une politique de gestion intégrée des documents dans une organisation, il me semble important de préciser, avec la haute direction, l’approche conceptuelle et opérationnelle du système de gestion documentaire que l’on souhaite mettre en place. Cette rencontre de remue-méninge doit permettre de dégager un consensus sur les orientations à donner au système et d’adopter les principes directeurs qui en découlent.Cette démarche doit tenir compte de l’environnement légal et réglementaire ainsi que des normes, des bonnes pratiques et des besoins de l’organisme. On peut alors consigner les orientations définies dans une politique organisationnelle de gestion intégrée des documents : caractéristiques intrinsèques du système, exigences d’une véritable intégration de ses composantes, documents et dossiers qui seront effectivement pris en charge, modalité de conservation, d’enregistrement et de gestion du cycle de vie des unités documentaires tant en format papier que technologiques.
Il va sans dire que cette réflexion doit également permettre de définit les responsabilités intervenants, à commencer par celle de la haute direction qui doit manifester sa volonté d’agir, les gestionnaires qui doivent s’engager à des résultats, à la personne responsable de la gestion documentaire qui doit appuyer le personnel des unités administratives qui doit mettre en application la politique, les directives, les normes et les procédures.
Pour avoir fait cet exercice avec certains organismes, je constate qu’il n’y a pas meilleur façon de démarrer un projet de gestion documentaire.
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