82 – Support, format, contenant et type de document

Dans la littérature et dans la documentation de système de gestion documentaire, il y a parfois confusion entre les notions de support d’information, de format, de contenant et de type de document. Par exemple, dans la phrase suivante, on mélange des pommes avec des oranges et des carottes : « Notre fonds documentaire est composé de microfiches, de fichiers bureautiques, de chemises de classement et de correspondance ».

Les supports – Dans les organisations d’aujourd’hui, il existe deux grandes familles de supports qui peuvent porter de l’information : le papier et les supports technologiques (les microformes - microfilms en rouleau, microfiches, cartes à fenêtre… -, les films, les supports électromagnétiques, les supports optiques, les supports électroniques…).

Les formats – Le papier se décline sous différents formats dont les principaux sont nord-américains et européens, les microformes et les films selon la largeur de la bande (8mm, 16mm, 35mm…). Les supports optiques se présentent sous forme de cédéroms, de dévédés, de Blu-rays… alors que les fichiers informatiques existent sous différents formats identifiés par l’extension qui en accompagne le nom (.doc, .xls, .pdf, .jpg…).

Les contenants – Les supports d’information sont généralement rangés dans des contenants afin de la protéger et de faciliter leur manipulation. Ainsi, le papier est généralement classé dans des chemises de classement, des pochettes extensibles, des boîtiers…, les microformes dans des pochettes, des cassettes, des boîtiers… De plus, les contenants sont généralement utilisés dans une hiérarchie de contenants : par exemple, les chemises de classement dans des tiroirs de classeurs situés dans des postes de classement, les fichiers informatiques dans une hiérarchie de répertoires sur des unités de disques de serveurs ou dans des clés USB. Au besoin, les contenants peuvent être divisés en volumes afin d’en répartir le contenu.

Les types de documents – Enfin, il existe une très grande variété de types de documents selon la mission, les fonctions et les activités de chaque organisation : avis d'appel d'offres, avis de convocation, baux de location, bilans, bons de commande, cahiers des charges, catalogues, chèques, communiqués de presse, comptes à payer, comptes clients, constats d'infraction…

Michel Roberge