Dans un cabinet-conseil en gestion documentaire, les bonnes pratiques et les processus d’affaires en matière de Gestion intégrée des documents (GID) se doivent d’être documentés afin d’assurer un niveau de qualité constant dans la livraison des produits et des services.Depuis près de quatre ans, sur la base des connaissances, l’expertise et du savoir-faire acquis par mon entreprise auprès de plus de 1800 organisations clientes des secteurs publics et privés québécois et de l’extérieur du pays, un ensemble modélisé, structuré et codifié de nos pratiques a progressivement vu le jour : une méthodologie propriétaire exclusive et unique dans le métier nommée DocumentFaire™ et enregistrée auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC).
Un modèle de gestion des activités relatives à la conception, au développement, au déploiement, à l’évaluation et à la maintenance des composantes de systèmes de gestion documentaire qui s’intègre dans le schéma de classification des dossiers de l’entreprise. Les activités pour la livraison de chaque produit ou de chaque service y sont découpées en blocs d’activités variables selon les produits et les activités. Chaque bloc d’activité est détaillé en séquence des activités à réaliser. Le tout appuyé par des outils de travail informatisés et normalisés.
Un outil puissant qui assure, entre autres et au besoin, le transfert d’expertise dans un contexte de relève pour la réalisation des mandats. Une valeur ajoutée au panier de produits et de services offerts. Une gestion des processus adaptable selon le contexte légal et réglementaire propre à chaque client et qui tient compte, entre autres, des recommandations de la norme ISO 15489 « Records Management ». Une approche qui est une source d’inspiration importante dans l’écriture en cours de mon nouveau livre sur la gestion intégrée des documents.
Michel Roberge
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