95 - Les documents technologiques qui s’incrustent

Une des fonctions d’un système de gestion intégrée des documents consiste à offrir la possibilité de détruire les documents à la fin de leur cycle de vie administrative. On dit qu’en moyenne 80 % à 85 % des documents administratifs ont, à l’état inactif, comme sort final, la destruction. On le fait avec les documents en format papier et on peut être presque certain que tout ce qui doit être détruit le sera effectivement. Ce support d’information est tangible, visible, encombrant et relativement contrôlable. Mais qu’en est-il des documents technologiques?

Les fichiers informatiques pullulent. Ce sont des objets virtuels, intangibles. On ne les voit pas. Ils sont quelque part sur un support, dans un ordinateur. Que le disque interne soit plein ou vide, la machine n’occupe pas davantage de place sur la table de travail. Un très grand nombre de documents technologiques n’existent que dans leur format électronique ou optique. Bien sûr, certains sont imprimés, mais pas la majorité. Pensez à une base de données, par exemple. Ils sont très facilement dupliqués et diffusés à l’interne comme à l’extérieur des organisations (courriels, site Web, extranets…) souvent sans que les personnes qui les ont créés ou reçus le sachent. Lorsqu’ils ne sont pas sécurisés, ils peuvent être modifiés encore une fois sans que leur créateur en soit informé.

Comment savoir où s’en trouvent des copies? Et, bien sûr, on peut les retrouver sur les différentes générations des unités de stockage de copies de sécurité. Ils peuvent être transformés en fichiers cachés, prétendument effacés (et on sait jusqu’à quel point il est difficile d’effacer les données d’un fichier informatique) et les métadonnées qu’ils contiennent peuvent ajouter des informations complémentaires à leur contenu. Il y a de quoi paniquer n’est-ce pas? Comment s’assurer de l’application réelle des règles de conservation sur ces documents? Comment peut-on être certain que l’information qui a déjà existé a été vraiment supprimée, dématérialisée et qu’il est impossible d’en consulter même quelques bribes?

Petites mises en situation : en vertu d’une loi sur l’accès aux documents ou à l’information, comment un organisme public peut-il répondre en toute assurance que le document ou l’information demandée n’existe plus? Et si elle existe, quelque part parmi les supports énoncés dans le billet 94, a-t-on l’obligation de la rendre accessible si elle est jugée comme telle par la loi? Poser la question, c’est peut-être y répondre. Et dans le cadre d’une poursuite judiciaire, imaginez les conséquences…

En passant, il semble qu’un gigaoctet de documents numériques peut contenir entre 70 000 et 80 000 pages d’information selon les formats de fichiers. Dans une boîte ou un carton de documents semi-actifs, on peut compter environ 2 000 pages. Dans un tiroir de classeur latéral d’un mètre, 6 000 pages…

Michel Roberge